Worauf müssen Existenzgründer und KMUs bei der Anschaffung einer Bürosoftware achten?

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Sie haben es bestimmt auch schon erlebt: An einem gewissen Zeitpunkt wären Sie mehr als dankbar gewesen, wenn es ein Tool gegeben hätte, das Ihnen eine Entlastung von administrativen Aufgaben gebracht hätte und Sie sich in dem Moment auf Ihren Betrieb hätten konzentrieren können.

Laut einer Studie des Deutschen Startup Monitors 2017 sehen 24,9 % der Gründer die Entwicklung der internen Organisation und Prozesse als überaus wichtig an. Unzählige Investitionen, die zur Anfangsphase unerlässlich sind, erschweren den Weg zu einer gewinnträchtigen Unternehmung. Die Implementierung einer Bürosoftware kann sicherlich auch als eine Investition gesehen werden, bietet Ihnen aber langfristig die notwendige Unterstützung sowie Entlastung, um den Büroalltag zu organisieren. 

Wenn Sie überlegen, sich eine Bürosoftware anzuschaffen bzw. Ihr bisheriges ERP-System Ihren Anforderungen nicht mehr nachkommt, sollten Sie vor der Anschaffung ein paar Punkte berücksichtigen. In diesem Blogbeitrag erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie beim Testen einer Bürosoftware vorgehen sollten.


Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Bürosoftware

Zunächst sollten Sie sich über Ihre Anforderungen an eine Bürosoftware bewusst werden. Eine hilfreiche Methode kann das Anlegen eines Pflichtenheftes sein. Prioritäten und relevante Punkte zeigen auf, worüber eine Software verfügen muss.

Eine weitere Methodik lässt sich aus der Softwareentwicklung ableiten: die sogenannte Testmatrix. Diese Matrix besteht aus einer Tabelle, in der Sie Ihre Anforderungen angeben. Anhand dieser Tabelle können Sie die häufig kostenlos zur Verfügung gestellten Testversionen der vorab ausgewählten Anbieter auf Herz und Nieren prüfen.


Die Testmatrix zu Ihrem Erfolg

Doch wie genau wird bei einer solchen Testmatrix vorgegangen?

1. Listen Sie alle notwendigen Funktionen und Anforderungen aus dem Pflichtenheft auf:

  1. Das kann z. B. der Anspruch einer GoBD-zertifizierten Software oder eines guten Angebots- und Rechnungsprogramms sein. Sind dabei alle Pflichtangaben enthalten? Ist eine Druckvorschau möglich?
  2. Erfüllt die Software elementare Funktionen wie Zeiterfassung, Exportmöglichkeiten, Aufgabenplanung und das Erstellen von Listen und Statistiken?

2. Neben diesen definieren Sie weitere Testkategorien, welche hier exemplarisch vorgestellt werden und natürlich auf Ihr Unternehmen angepasst werden sollten:
  1. Transparenz: Beschreibt der Hersteller alle wichtigen Funktionen schon vor dem Angebot, eine Testversion herunterzuladen?
  2. Installation: Besteht überhaupt die Möglichkeit, die Software vor dem Kauf kostenlos und unverbindlich zu testen? Wie einfach gestaltet sich die Installation der Testversion?
  3. Funktionsumfang der Demo: Sind alle Funktionen des Programms in der Demo enthalten? Haben Sie also auch uneingeschränkt Zugriff auf mögliche Premium- oder Zusatzmodule, die zu Testzwecken freigeschaltet sind? Oder handelt es sich um eine abgespeckte Version?
  4. Benutzeroberfläche: Wie ist Ihr erster optischer Eindruck? Modern und übersichtlich? Oder überladen und unverständlich?
  5. Menüführung: Finden Sie sich leicht zurecht? Ist die Navigation ohne ein Handbuch verständlich und intuitiv?
  6. Importoption: Gibt es eine Übernahme-Möglichkeit Ihrer vorhandenen Daten?
  7. Einfachheit: Wie leicht können Sie Ihre bisherigen Daten in das System übertragen? Insbesondere, wenn es sich bisher um Excel-Dateien gehandelt hat?
  8. Einführung und Verständlichkeit: Werden Sie von Anfang an unterstützt? Gibt es z. B. ein Hilfemenü und/oder Einführungsvideos?
  9. Support: Welche Supportmöglichkeiten bietet der Hersteller an? Wenden Sie sich mit Ihren Fragen an den Support, um das Werbeversprechen in der Praxis zu überprüfen.
  10. Nutzerlizenz: Wird es ermöglicht, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten können?
  11. Autorisierung: Können den Nutzern unterschiedliche Berechtigungen zugesprochen werden? Und kann dies ohne viel Aufwand geändert werden?

3. Software-Test: Sobald Sie Ihre Grundfunktionen und Kategorien festgelegt haben, sollten Sie die Programme nach und nach durchtesten und die Ergebnisse in der Testmatrix hinterlegen.
  1. Dies sollte möglichst alltagsnah geschehen. Nutzen Sie das Programm also so, wie Sie sich bisher organisiert haben oder in Zukunft organisieren möchten.
  2. Wir stellen Ihnen am Ende des Artikels eine exemplarische Testmatrix zur Verfügung. Dort sehen Sie in der linken Spalte die Auflistung nach Hersteller und oben die Zuordnung nach Testkategorien. Ein Maßstab von 0 bis 5 dient zur optimalen Bewertung der Erfordernisse. Das Ergebnis erhält man schlussendlich durch den Mittelwert.

Vorschaubild einer Testmatrix


Erkennen Sie das wahre Potenzial einer Bürosoftware, indem Sie Ihre Bedürfnisse (er-)kennen

Nachdem Sie die verschiedenen Versionen umfangreich getestet haben, erhalten Sie einen übersichtlichen Vergleich. Und zwar nicht einfach nur über die Funktionen und Preise, welche ohnehin auf der Herstellerwebseite beschrieben werden. Viel wichtiger: Sie gewinnen einen relevanten Überblick über die wesentlichen Anforderungen aus Ihrem Unternehmen – durch Ihre Erfahrungen aus der eigenen Bedienung.

Zugegeben, dieses Vorgehen erfordert einen gewissen Zeitaufwand. Sie sollten sich deshalb genau überlegen, welche und wie viele Anbieter Sie miteinander vergleichen wollen. So schaffen Sie eine gute Voraussetzung, dass Sie sich langfristig für die richtige Bürosoftware entscheiden.

Handeln Sie aus Zeitgründen wiederum zu überstürzt, können die Folge Unzufriedenheit und hohe Kosten sein, weil das Programm nicht die gewünschte Funktionalität abdeckt. Wenn z. B. Rechnungen nicht intuitiv erstellt werden können und die Kunden falsche Unterlagen zugeschickt bekommen, wird nicht nur der Unternehmer unzufrieden sein, sondern auch die Mitarbeiter und Kunden. Erhebliche Kosten können zusätzlich auf Sie zukommen, wenn Sie bestimmte Funktionen vorher teuer eingekauft haben und Sie im Verlauf feststellen, dass Sie diese gar nicht benötigen. Hieraus kann sich noch ein weiteres Problem ergeben: Sie können sich nicht gänzlich auf Ihr Hauptgeschäft fokussieren, da Sie sich mit der für Ihr Unternehmen ungeeigneten Bürosoftware herumschlagen bzw. Zeit aufwenden müssen, eine Alternative zu finden.


Eine Rechnung, die aufgeht: Ihr Büro + die passende Software = Erfolg + Wachstum

Der Nutzen bei dieser Vorgehensweise liegt also auf der Hand: Sie haben die Chance, langfristig mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Software zu arbeiten, die Ihnen hilft, sich auf der rechtssicheren Seite zu bewegen. So haben Sie die Ressourcen und Gedanken frei für Ihr Kerngeschäft.

Zögern Sie also nicht und prüfen Sie mithilfe dieser Tipps  noch vor Erwerb einer Bürosoftware die Funktionen jeder Herstellersoftware auf Herz und Nieren.

 

Verfasst von orgaMAX Redaktionsteam am 09.04.19 14:50

Themen: Bürosoftware, Mindestanforderungen, Anschaffung, Testmatrix, Pflichtenheft, Software-Vergleich


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