Endlich effizient arbeiten – Fünf Gründe, warum Sie eine Bürosoftware brauchen

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„Das haben wir schon immer so gemacht!“ – Na, kennen Sie diesen Satz? Oder erwischen Sie sich sogar hin und wieder dabei, ihn selbst zu benutzen? Gerade dann, wenn es um digitalen Fortschritt und damit verbundene Veränderungen im Büroalltag geht? Dann sind Sie nicht allein!

Schaut man sich etwa die Ergebnisse der Digital Agility Studie 2017 einmal genauer an, gelten rund 34 % der Unternehmen als digitale Nachzügler, die noch ganz den alten Mustern folgend und mit wenig Mut zur Veränderung geführt werden. Warum auch nicht – werden Sie sich jetzt vielleicht fragen. Hat ja schließlich immer gut geklappt. Wieso sollten Sie sich also bei der täglichen Büroarbeit Unterstützung holen? Und dann auch noch in digitaler Form? Schließlich müssten Sie dazu ja auch erst einmal investieren. Ob sich das wirklich lohnt?

Lassen wir einmal den Spaß beiseite. Denn dass eine Bürosoftware den Arbeitsalltag maßgeblich vereinfachen kann, ist schon längst kein Geheimnis mehr. Darüber hinaus bietet eine professionelle Bürosoftware noch zahlreiche weitere Vorteile. Auch solche, an die man im ersten Schritt vielleicht gar nicht denkt. Sicherlich wissen Sie bereits, dass Rechnungen gemäß der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geschrieben werden müssen – aber wussten Sie, das gängige und vielgenutzte Office-Programme wie Word oder Excel diesen Anspruch nicht erfüllen? Darüber hinaus sorgt eine Bürosoftware auch dafür, dass wichtige zeitliche Ressourcen freigeschaufelt werden können – pro Jahr und Mitarbeiter sind es laut einer Microsoft-Studie bis zu 25 % Zeit!

Zeit, die schließlich in weitaus wichtigere Bereiche des Unternehmens gesteckt werden kann als in Verwaltungsarbeiten und die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben. All dies sind wichtige Faktoren auf dem Weg zur dauerhaften Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und dem weiteren Ausbau des Unternehmens. Sie haben immer noch Zweifel, dass eine Bürosoftware eine gute Investition ist? Sie glauben nicht, dass es nur wenig Zeit brauchen wird bis Sie sich fragen, warum sie nicht schon viel früher auf eine professionelle Software-Unterstützung für Ihre Firma gesetzt haben?


Wir nennen Ihnen fünf gute Gründe, warum Sie nicht auf eine Bürosoftware verzichten sollten:


1. Ihr Unternehmen profitiert von einer gemeinsamen Datenbasis
Noch immer stehen in vielen Büros staubige Aktenschränke mit unzähligen, mehr oder weniger gut beschrifteten, Aktenordnern. Dort auf die Schnelle ein benötigtes Dokument zu finden ist wahrlich keine Freude. Schon gar nicht, wenn keinerlei System in der Ablage erkennbar ist. Da kann die Suche zu einem wahren Geduldspiel werden. Und das kommt im Zweifel nicht gut an. Oder wollen Sie Ihrem Kunden, der gerade am Telefon ist und zum Beispiel eine Information zu seiner letzten Rechnung haben möchte, einen Rückruf in unbestimmter Zeit anbieten – eben weil Sie das betreffende Dokument erst noch finden müssen? Ist es da nicht professioneller – und letztlich auch einfacher und schneller – wenn Sie alle Vorgänge des Kunden mit nur einem Mausklick aufrufen können und ihm so direkt all seine Fragen beantworten können?

Mit einer Bürosoftware sind alle wichtigen Dokumente und Vorgänge zentral an einem Ort abgelegt. Die mitunter mühsame, händische Suche in verstaubten Aktenordnern, die oft nur schlecht gepflegt und wenig geordnet sind, entfällt somit komplett.  Doch das ist nicht der einzige Vorteil. Denn, Hand aufs Herz: Selbst wenn Sie sich bisher schon bemüht haben, alle Unterlagen in papierloser Form auf Ihrem Rechner zu speichern – wie gut ist es denn um Ihre Ablage auf dem PC bestellt? Wissen Sie immer auf Anhieb, welches Dokument in welchem Ordner abgelegt wurde? Gibt es überhaupt ein einheitliches Ablagesystem? Oder speichert jeder Ihrer Mitarbeiter Unterlagen nach einem eigenen System ab? Das kann schnell zu Verwirrung führen! Und das muss nicht sein – denn in einer Bürosoftware sind alle Daten einheitlich und für alle Mitarbeiter nachvollziehbar abgelegt.

Von dieser einheitlichen Datenbasis profitiert letztendlich Ihr gesamtes Unternehmen. Schließlich verbessert sie auch Transparenz und Kommunikation und fördert außerdem die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen. Durch flexible Zugriffsrechte können Sie außerdem bestimmen, wer zu welchen Informationen Zugang hat und wer etwa bestimmte – wichtige Daten – dauerhaft verändern darf.

2. Sie arbeiten rechtssicher und eliminieren Fehlerquellen
Wissen Sie eigentlich, wie es um die aktuelle Rechtslage in Sachen Buchhaltung bestellt ist? Und was es genau heißt, die GoBD, die es im Büro zu beachten gilt, zu erfüllen? Nein? Dann sollten Sie nicht auf eine aktuelle Bürosoftware verzichten. Denn diese unterstützt Sie in der rechtssicheren Umsetzung der geforderten Prozesse. So schreiben Sie mit der richtigen Bürosoftware nicht nur abmahnsichere Rechnungen, sondern sie greift Ihnen auch dabei unter die Arme, eine rechtssichere Aufbewahrung aller notwendigen Dokumente und Vorgänge zu gewährleisten. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren ohne ständig darüber nachdenken zu müssen, ob Ihre Art der Dokumentation und Speicherung eigentlich korrekt ist und vor dem Gesetz Bestand hat. Eine große Erleichterung!

Doch das ist noch längst nicht alles. Denn eine gute Bürosoftware sorgt auch dafür, dass Fehlerquellen eliminiert werden. Wie das, fragen Sie sich? Nun, durch intelligenten Daten- und Dublettenabgleich sorgt sie etwa dafür, dass keine Daten mehr doppelt erfasst werden und schützt Sie so vor Übertragungsfehlern in Ihren Vorgängen. Angebote und Rechnungen werden zudem korrekt erstellt, da die Positionen nicht etwa händisch eingegeben, sondern im System hinterlegt, dort aktuell gehalten und so fehlerfrei übernommen werden. Ebenso verhält es sich mit dem hinterlegten Mehrwertsteuersatz, Lieferbedingungen etc.

3. Sie sparen wertvolle Zeit
Wie bereits erwähnt, lässt sich pro Jahr und Mitarbeiter bis zu 25 % an Zeit einsparen, wenn man auf eine Bürosoftware setzt. Das ist nicht gerade wenig, schließlich ist Zeit ein wichtiges Gut, mit dem kaum ein Unternehmer verschwenderisch umgehen mag. Außerdem gilt: Wer Zeit spart, hat plötzlich Ressourcen für völlig neue Aufgabengebiete frei – und kann sein Unternehmen so wieder einen großen Schritt nach vorn bringen! Deshalb ist es wichtig, seine Geschäftsprozesse in Sachen Zeitmanagement bestmöglich zu optimieren.

Doch wie gelingt es eigentlich, mit Hilfe einer Bürosoftware Zeit zu sparen? Nun, das beginnt bereits bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Schreiben Sie diese etwa händisch mit Word oder Excel, müssen Sie jede Rechnung aufs Neue ganz von vorn beginnen – selbst dann, wenn Sie eine Vorlage verwenden. Schließlich gilt es, alle notwendigen Daten manuell einzugeben, händisch zu prüfen, ob sich kein Fehler bei der Berechnung der Preise ergeben hat und letztendlich soll ja auch die Optik stimmen, was eine weitere Prüfung des Ausdrucks erfordert.

Eine Software macht Ihnen das Leben hier deutlich leichter. Mit nur wenigen Klicks sind alle Daten und benötigten Textbausteine zu einer Leistung aus dem System übernommen und die Rechnung fertiggestellt, sodass Sie diese nur noch abschicken oder ausdrucken müssen. Auch die Informationssuche geht deutlich schneller von der Hand, schließlich finden Sie alle Daten, Notizen, Mails oder Dokumente zu einem Kontakt übersichtlich und strukturiert auf einer Seite. Außerdem können Sie im System gezielt nach der benötigten Information suchen. 

Mittels Schnittstellen zu anderen wichtigen Systemen, mit denen Sie täglich arbeiten – wie etwa Ihrem E-Mail-Programm, dem Online-Banking oder Ihrem Webshop – können Sie auch hier Ihre tägliche Routine maßgeblich vereinfachen. Binden Sie diese Bereiche an Ihre Software an, können Sie Ihre Vorgänge, etwa die Zahlung zu einer mit Ihrem Programm ausgestellten Rechnung, ganz einfach verknüpfen und die Vorgänge so direkt aus dem Programm heraus erledigen. So müssen Sie nicht mehr mühsam zwischen verschiedenen Programmen hin- und herklicken und erledigen wiederkehrende Aufgaben schnell, mühelos und ohne den Überblick zu verlieren.

4. Sie sind immer auf dem Laufenden
Seien Sie einmal ehrlich: Wissen Sie immer, wie die aktuellen Umsatzzahlen Ihres Unternehmens aussehen? Oder wie es aktuell um die offenen Rechnungen etc. bestellt ist? Und das, ohne sich alle Zahlen, Daten und Fakten umständlich aus mehreren Tools ziehen zu müssen? Nein? Auch hier kann eine Bürosoftware gute Dienste leisten. Denn sie liefert Ihnen nicht nur vollständige, sondern auch aktuelle und verlässliche Zahlen zu allen wichtigen Bereichen Ihrer Firma. Wie ist es um Ihren Umsatz bestellt, wie um Ihren Rohgewinn? Mittels übersichtlicher Grafiken und Auswertungen verlieren Sie nie wieder den Überblick! Dank der passenden Reportings, die durch das Programm automatisch und tagesaktuell erstellt werden, wissen Sie künftig ganz genau, an welchen Stellschrauben es derzeit zu drehen gilt und können direkt konkrete Maßnahmenpläne für die nächsten Schritte erstellen. Und das, ohne sich vorher selbst zeitaufwendig mit den Statistiken auseinandersetzen zu müssen!

5. Sie arbeiten effizienter und steigern Ihre Produktivität
Wer seine Arbeitsabläufe professionalisiert, Verwaltungs- und wiederkehrende Aufgaben deutlich schneller abarbeitet, darüber hinaus weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verschwendet und den perfekten Überblick über alle wichtigen Zahlen hat, arbeitet deutlich effizienter als all jene, die sich den modernen Möglichkeiten verschließen. 

Dabei baut auf eine effiziente Arbeitsweise noch so viel mehr auf. Denn nur wer seine innerbetrieblichen Abläufe und Maßnahmen so zeitsparend und logistisch sinnvoll wie nur möglich aufbaut, wird auf Dauer auch eine höhere Produktivität erreichen und das Wachstum seines Unternehmens somit vorantreiben.

Auf in die Zukunft

Machen Sie also endlich Schluss mit „Das haben wir schon immer so gemacht“. Hören Sie auf, auf Ihren altbewährten Arbeitsstil zu setzen – zumindest dann, wenn Sie sich auch in Zukunft die Nase vor Ihren Mitbewerbern haben möchten.

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen eine Bürosoftware bietet und ergreifen Sie die Chance, alte Strukturen aufzubrechen und Ihr Unternehmen so auf ein zukunftssicheres Fundament zu stellen. Schließlich kann durch eine Software im Büro so einiges optimiert werden. Vertrauen Sie also nicht darauf, dass alles so bleiben kann wie es ist und Sie trotzdem wettbewerbsfähig bleiben. Und vergessen Sie auch Ihre Mitarbeiter nicht. Denn niemand hält sich gern mit langweiligen Routinearbeiten und aufgebauschten Arbeitsabläufen auf, wenn es auch einfacher geht. Somit führt die Einführung einer Bürosoftware nicht nur dauerhaft zu einem organisierten und professionalisierten Arbeitsalltag, sondern auch zu einer höheren Mitarbeitermotivation. Und auch diese wird sich auf Dauer positiv auf Ihr Unternehmen auswirken!

Jeder Unternehmer hat Ziele. Doch diese zu erreichen ist meist gar nicht so einfach. Es gilt, zahlreiche Herausforderungen zu meistern und mitunter hohe Hürden zu überwinden. Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Unternehmer und erfahren Sie in unserem aktuellen Trend-Report, wie Sie sich erfolgreich allen Herausforderungen stellen.

Verfasst von orgaMAX Redaktionsteam am 13.08.19 13:41


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