So geben Sie im Alltag Gas – Diese Funktionen einer Bürosoftware vereinfachen und beschleunigen Ihre Arbeitsabläufe

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Zeit ist Geld. Was zunächst nach einer abgedroschenen Phrase klingt, stellt sich bei näherer Betrachtung doch immer wieder als treffende Wahrheit heraus. Gerade im Unternehmensalltag. Wer bummelt oder sich aus den unterschiedlichsten Gründen zeitlich verzettelt ist seine Aufträge und Kunden schneller los, als es ihm lieb ist.
Dabei liegt es in den meisten Fällen gar nicht daran, dass Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit lieber auf der faulen Haut liegen statt richtig Gas zu geben und Projekte zu vollenden. Oft sind zeitraubende Aufgaben im Büro dafür verantwortlich, dass es an einer oder mehreren Ecken stockt. Fehlt zum Beispiel ein wichtiges Dokument in der Verwaltung, kann dies den gesamten Produktionsprozess stoppen. Oder ein Angebot kann gar nicht erst erstellt werden, weil elementare Kundendaten nicht an einem zentralen Ort abgelegt wurden und jetzt mühsam nach ihnen gesucht werden muss. Auch wiederkehrende Aufgaben, die händisch abgearbeitet werden müssen, sind mitunter wahre Zeitfresser und wirken sich negativ auf Produktivität und Effizienz des gesamten Betriebs aus. Dabei ist es gar nicht schwer, seinem Büroalltag Struktur und Ordnung zu verleihen.

Wer in Sachen Büroarbeit auf eine Bürosoftware setzt, hat nachweislich mehr Zeit zur Verfügung. Das bestätigt auch eine GfK-Studie. Sie belegt, dass sich mit dem richtigen Programm im Büro pro Jahr und Mitarbeiter bis zu 25 % an Zeit einsparen lässt. Eine Software kann die Arbeit am Schreibtisch also maßgeblich vereinfachen – und damit das ganze Unternehmen nach vorne bringen. Umständliche Suchen nach wichtigen Informationen gehören dank einer zentralen Ablage der Vergangenheit an, verschiedene Unternehmensbereiche können miteinander verknüpft, die Prozesse so verschlankt und beschleunigt werden.

Wer die Wahl hat …

Fakt ist: Wer auf eine Bürosoftware verzichtet, macht sich das Arbeitsleben selber schwer. Fakt ist aber auch: Nicht jede auf dem Markt erhältliche Bürosoftware passt zu jeder Unternehmensstruktur. Deshalb sollten Sie vor der endgültigen Entscheidung genau abwägen, ob die favorisierte Software auch wirklich die eigenen Ansprüche erfüllt.

Haben Sie bereits definiert, was eine Software in Ihrem Unternehmen können muss? Dann sind Sie bereits gut vorbereitet. Behalten Sie jedoch auch immer im Blick, dass sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit noch verändern können. Denn dann muss das Programm in der Lage sein, sich den Ansprüchen anzupassen. Andernfalls müssen Sie sich über kurz oder lang wieder nach einem neuen Programm umschauen. Dann ginge der komplette Entscheidungsprozess von vorne los …

Doch genug der Theorie – wie kann Ihnen eine Bürosoftware denn nun konkret helfen, Zeit zu sparen und täglich anfallende Aufgaben zu vereinfachen? Das erklären wir Ihnen im Folgenden an einigen Beispielen unserer Bürosoftware orgaMAX.

Schneller arbeiten dank Stammdaten und hinterlegter Informationen

Angebote und Rechnungen schreiben gehört zum täglichen Geschäft fast jeden Unternehmens. Eine einfache Aufgabe – könnte man meinen. Denn wenn Sie dafür Excel oder Word verwenden, kann das Erstellen ein wahres Geduldsspiel werden. Schließlich müssen Sie zunächst die Adresse des Kunden heraussuchen und diese manuell in die Adresszeile eingeben. Weiter geht’s mit den einzelnen Produkten. Diese sind in einer anderen Liste – wahlweise sogar noch ausgedruckt und abgeheftet – vermerkt und so wälzen Sie Seite für Seite nach dem richtigen Artikel und dem dazugehörigen Preis. Der Netto-Preis steht nicht dabei? Nix wie ran an den Taschenrechner, um diesen auszurechnen und einzutragen. Noch einen Satz zu Liefer- und Zahlungsbedingungen getippt, Datum und Rechnungsnummer eingegeben und überprüft –  und „schon“ ist das Dokument fertig. Das muss doch schneller gehen, denken Sie sich? Ganz recht!

Mit orgaMAX schreiben Sie Angebote und Rechnungen im Minutentakt. Die Zeitersparnis ist auf die im Vorfeld hinterlegten Stammdaten, auf die in den Vorgängen direkt zugegriffen werden kann, zurückzuführen. Denn in der internen Datenbank der Software haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Kontakt – und Adressdaten jedes einzelnen Kunden oder Lieferanten anzugeben, Artikellisten zu führen, außerdem Zahlungs- und Preiskonditionen zu hinterlegen. Alle Daten stehen Ihnen dann in den Vorgängen per Mausklick direkt zur Verfügung. Mühsames Suchen von Informationen gehört damit endlich der Vergangenheit an. Das spart Zeit und Nerven.

Doch damit nicht genug. Denn auch vom händischen Formatieren Ihrer Dokumente können Sie sich verabschieden. Dank der Vorformatierung steht alles dort, wo es stehen soll. Da Sie außerdem direkt in der praktischen Druckansicht arbeiten, wissen Sie schon während des Schreibens genau, wie das Dokument am Ende aussehen wird. Dass orgaMAX zudem selbst darauf achtet, dass eine neue Rechnung mit einer fortgesetzten Rechnungsnummer ausgestattet ist und auch das tagesaktuelle Datum eingetragen wird, versteht sich von selbst und trägt weiter zur Zeitersparnis bei.

Eine Frage der Details

Ein Kunde hat eine Rückfrage zu einem Angebot? Sie wollen schnell einen Überblick über alle Rechnungen erhalten, die Sie einem bestimmten Kunden geschrieben haben? Kein Problem, das geht ganz schnell. Der Detailbereich gibt Ihnen den perfekten Überblick über alle Vorgänge. So haben Sie alle benötigten Informationen in Sekundenschnelle zur Hand und müssen nicht erst einen langwierigen Suchprozess in den Tiefen Ihres Computers oder in verstaubten Aktenschränken auf sich nehmen.

Vertragsverwaltung leichtgemacht

Sie haben Verträge mit Ihren Kunden abgeschlossen, etwa über wiederkehrende Serviceleistungen? Auch diese können Sie ganz leicht in orgaMAX verwalten. So haben Sie nicht nur alle Informationen übersichtlich in der Software gesammelt, sondern sparen auch noch massig Zeit, z. B. durch die automatische Rechnungserstellung. Denn Sie entscheiden, in welchen Intervallen jeder Vertrag abgerechnet werden soll. Die Erstellung der jeweiligen Rechnung übernimmt dann die Software für Sie, sodass Sie die Rechnungen im Anschluss nur noch verschicken müssen.

Dazu müssen Sie übrigens noch nicht einmal die Software verlassen. Denn durch die Outlook-Verknüpfung können Sie ganz bequem E-Mails aus dem Programm heraus über Ihr hinterlegtes Outlook-Programm verschicken. Selbstredend übernimmt orgaMAX auch die Befüllung der E-Mail-Felder, die Sie in den Stammdaten hinterlegt haben, z. B. E-Mail-Adresse, Betreff, angehängtes Dokument und den mittels Textbaustein definierten E-Mail-Text.

Automatische Anpassung der Lagerbestände

Lager und Logistik – ein Thema, mit dem man sich ausführlich beschäftigen kann. Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten die Stückzahl jedes Artikels, den Sie geliefert bekommen oder entnehmen, Tag für Tag manuell ändern. Ein wahrer Zeitfresser, von der Fehleranfälligkeit dieser Methode einmal ganz abgesehen. Viel einfacher und effizienter ist es, wenn Sie sich bei diesen Vorgängen durch Ihre Bürosoftware unterstützen lassen. Auch orgaMAX denkt in Sachen Lagerverwaltung für Sie mit und nimmt Ihnen dadurch viel Arbeit ab. So setzt das System bei jeder eingegangenen Lieferung automatisch den Bestand auf die korrekte Stückzahl hoch, werden bei der Auslieferung einer Bestellung hingegen Artikel entnommen, wird die Stückzahl dementsprechend nach unten korrigiert. Möglich gemacht wird das durch eine intelligente Verknüpfung der einzelnen Bereiche in der Software.

So kommen Sie ganz bequem an Ihr Geld

Auch Ihr Banking können Sie ganz bequem direkt aus der Software heraus verwalten. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um Bank-, Kreditkarten- oder PayPal-Konten handelt. Per Mausklick rufen Sie Ihre Umsätze ab und behalten so Ihre Kontostände im Blick. Doch damit nicht genug. Denn dank eines intelligenten Zuordnungs-Assistenten können Sie Zahlungen so einfach und schnell wie nie richtig zuordnen. Um Ihnen diesen Prozess noch einfacher zu machen, schlägt Ihnen der Zuordnungs-Assistent direkt passende Zahlungen vor, sodass Sie diese nur noch auswählen müssen.

Apropos Banking – nicht jede Rechnung wird immer direkt vom Kunden beglichen. Dann müssen Zahlungserinnerungen, gegebenenfalls sogar Mahnungen geschrieben werden. Auch das raubt Zeit. orgaMAX unterstützt Sie mit einem automatisierten Mahnwesen und nimmt Ihnen damit den Großteil der Arbeit ab. Denn in den Stammdaten legen Sie fest, wie viel Zeit verstreichen darf bis eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellt wird. Verstreicht die Frist, generiert die Software das betreffende Schreiben, sodass Sie es nur noch verschicken müssen.

Stimmen die Zahlen?

Läuft in Ihrem Unternehmen alles rund oder gibt es in bestimmten Bereichen alarmierende Zahlen? Das wissen Sie nur, wenn Sie jederzeit einen Blick auf die aktuellen Zahlen werfen können. Doch Statistiken tagesaktuell zu führen ist manuell kaum zu leisten. Es sei denn, Sie verfügen über die personellen Ressourcen, allein für diesen Bereich einen Mitarbeiter abzustellen. Eine Lösung, die eigentlich völlig unrentabel ist – und Unmengen Zeit verschlingt. Dabei ist das völlig unnötig, denn diese Aufgabe übernimmt orgaMAX für Sie. Dafür müssen Sie nicht eine Sekunde Zeit aufwenden. Denn das Programm zieht sich immer die aktuellsten Zahlen – und fasst diese in übersichtlichen Statistiken für Sie zusammen. So haben Sie immer einen Just-in-time-Überblick über alle relevanten Zahlen wie Umsatz, allgemeine Geschäftsentwicklung, Rohgewinn oder Ausgaben. Praktisch, oder?

Die Software kann noch mehr

Mit den oben aufgeführten Funktionen haben Sie einen kleinen Einblick über die Möglichkeiten, mittels einer Bürosoftware – in diesem Fall orgaMAX – im täglichen Büroalltag massig Zeit zu sparen. Dabei sind dies noch längst nicht alle Funktionen, die Ihnen Aufgaben abnehmen und dadurch Zeit für wichtigere Bereiche Ihres Unternehmens schenken. Denn diese Liste lässt sich noch deutlich länger ausführen.

Sie müssen im Vorfeld eines Kaufs entscheiden, welche Bereiche eine Software in Ihrem Unternehmen abdecken muss, um Sie schnell und effizient ans Ziel zu bringen. Denn nur wenn die Software Ihren Anforderungen entspricht, kann sie Ihnen auch wirklich unter die Arme greifen und Ihnen damit Arbeit abnehmen. Sonst bringt Ihnen auch die beste Software nichts.

Passen Software und Unternehmen zusammen, werden Ihnen die anfallenden Arbeiten deutlich leichter von der Hand gehen, da Ihnen das Programm viele Schritte bereits abnimmt. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und haben endlich mehr Zeit für die Kernbereiche Ihres Unternehmens und können Ihre Kapazitäten in die Weiterentwicklung Ihres Business stecken. Sie werden sehen, dass auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigen wird. Schließlich gibt es kaum etwas Schlimmeres, als Tag für Tag manuell lästige Aufgaben erledigen zu müssen, die ein System deutlich schneller und zudem mit einer deutlich geringeren Fehlerquote bewältigen kann.

 

Verfasst von orgaMAX Redaktionsteam am 02.07.19 08:01

Themen: Bürosoftware


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