orgaMAX-Lexikon

Definition: Aufbewahrungsfristen für Unternehmen 

Ganz gleich, ob Sie als Kaufmann Ihr eigenes kleines Geschäft führen oder der Leiter eines Großkonzerns sind – es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.  
Diese Periode wird im Handels- und Steuerrecht als „Aufbewahrungsfrist“ bezeichnet. Die Einhaltung dieser Fristen stellt sicher, dass sowohl Sie als auch das Finanzamt jederzeit problemlos auf die benötigten Unterlagen zugreifen können. 

Definition: Was ist eine elektronische Signatur? 

Eine elektronische Signatur (E-Signatur oder auch elektronische Unterschrift) ist ein elektronisches Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift. Sie ist einzigartig. Die elektronische Signatur wird verwendet, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen (Authentizität) und sicherzustellen, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde (Integrität). Definiert wird sie im EU-Raum von der eIDAS-Verordnung. Mit ihr lässt sich jede Art von Vertrag direkt vom Desktop, Tablet oder Mobiltelefon rechtsgültig abschließen. 

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente wie Rechnungen oder Verträge effizient zu verwalten. Es ermöglicht, Dokumente digital zu erfassen, zu bearbeiten, freizugeben, zu organisieren und schnell wiederzufinden. 

Was ist OCR? 

Optical Character Recognition, kurz „OCR“, ist ein Verfahren zur digitalen Texterkennung, das es ermöglicht, gedruckte oder handgeschriebene Texte in elektronische Formate umzuwandeln. Diese Technologie nutzt Algorithmen, um Buchstaben, Zahlen und Symbole auf einem Bild oder einer Seite zu identifizieren und sie in bearbeitbaren Text umzuwandeln. So können Texte aus gedruckten Dokumenten extrahiert und für elektronische Suchvorgänge, Bearbeitungen oder Archivierungszwecke genutzt werden. 

In Deutschland gilt die Umsatzsteuerpflicht. Die Umsatzsteuer (USt) – umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer bekannt – ist eine sogenannte „allgemeine Verbrauchsteuer“ die auf dem Weg der Mehrwert-Besteuerung ermittelt wird. Das bedeutet, dass sie auf nahezu alle Verbrauchsgüter, Produkte, Artikel und Dienstleistungen erhoben wird. Dabei ist es egal, ob der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist oder die Rechnung über Leistungen an Privatpersonen gestellt werden. Die Besonderheit dabei: Die Umsatzsteuer gehört zur Rubrik „indirekte“ Steuer, da sie nicht direkt, sondern über den Umweg eines Unternehmens gezahlt wird.

Kundendaten pflegen, Aufgaben organisieren, Termine planen, Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, entsprechende Zahlungen überwachen, Bestellungen tätigen… Die Aufzählung lässt sich beliebig lang fortsetzen. Fakt ist: Im Büroalltag gibt’s immer eine ganze Menge zu tun.

Ihr Kundenstamm wächst und wächst? Herzlichen Glückwunsch, das ist ein guter Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens! Doch schaffen Sie es auch, alle Kundendaten so abzulegen, dass Sie diese jederzeit ohne viel Aufwand wieder auffinden? Und: Können Sie diese unkompliziert pflegen und immer auf dem aktuellsten Stand halten? Finden Sie die Adressen Ihrer Kunden auf Anhieb, wenn Sie sie suchen? Haben Sie alle benötigten Infos zum Kunden und seiner Entwicklung in Ihrem Unternehmen immer abrufbereit? Oder sind Ihnen schon einmal wichtige Daten abhandengekommen?