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    Mehr Effizienz dank Warenwirtschaftssystem

    23. Mär. 2022
    6 MIN

    Warenwirtschaft

    Warenströme zu managen, kann eine wahre Hausnummer sein. Viele Faktoren gilt es zu beachten und im Blick zu behalten, damit alle Rohstoffe, Materialien, (Fertigungs-)Teile und Endprodukte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Stockt der Prozess an einer Stelle, passiert es schnell, dass Liefertermine nicht eingehalten werden können.

    Damit es nicht soweit kommt, ist es wichtig, seine Warenwirtschaft einfach und effizient zu strukturieren und zu koordinieren. Manuell ist dies heute kaum noch möglich. Wie schnell gerät eine händisch geschriebene Bestellung aus Versehen ins Altpapier? Werden manuell gepflegte Word-Dateien und Excel-Listen zufällig überschrieben oder sind nicht mehr auffindbar? Werden Notizen von Mitarbeiter A nicht übertragen und Mitarbeiter B fehlen im Anschluss wichtige Informationen?

    Grund genug, seine Vorgänge und Prozesse auf strukturierte Beine zu stellen. Auf eine gemeinsame Datenbank zu setzen, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Und das geht am besten mit einem guten Warenwirtschaftssystem.

     

    Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

    Ein Warenwirtschaftssystem – abgekürzt auch als WaWi oder WWS bezeichnet – ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Warenwirtschaft zu organisieren und Warenflüsse zu steuern. Im Idealfall sorgt ein gutes Tool dafür, dass Ihre Ware vom Einkauf oder der Produktion pünktlich zu Ihrem Kunden gelangt. Gute Warenwirtschaftssysteme bieten außerdem Schnittstellen zu weiteren Systemen an – oder integrieren diese im Idealfall in die eigene Software – wie zum Beispiel:

    • Buchhaltungsprogramme
    • Online Shops/ Marktplätze wie Amazon oder eBay
    • Kassensysteme

    Denn: Werden alle Prozesse und Vorgänge der Warenwirtschaft – vom Einkauf über die Artikelpflege, Verkauf, alle Warenein- und -ausgänge sowie entsprechende Lagerbewegungen – in einem Programm abgebildet, bringt das viele Vorteile mit sich. So sind alle Vorgänge mit nur einem Klick abrufbar und werden miteinander verknüpft. Das schafft nicht nur mehr Übersicht und ermöglicht ein effizienteres Arbeiten, es wirkt sich auch positiv auf die Steuerung des Warenflusses aus. Schließlich können etwaige Engpässe schnell erkannt und entsprechend gegengesteuert werden.

     

    Wer benötigt ein Warenwirtschaftssystem?

    Warenwirtschaftssysteme kommen in erster Linie in Handelsunternehmen zum Einsatz. Also überall da, wo Güter, Materialien und Rohstoffe eingekauft, eventuell (weiter-) verarbeitet und schließlich weiterverkauft werden. Unerheblich davon, ob die Waren an gewerbliche Kunden – B2B – oder Privatkunden – B2C – verkauft werden.

     

    Was sollte eine gute WaWi können?

    Wer über die Einführung eines Warenwirtschaftssystems nachdenkt, sollte im Vorfeld seine eigenen Anforderungen definieren. Denn nur so ist es möglich, am Ende auch wirklich das Tool zu finden, das die Ansprüche des eigenen Unternehmens am besten abdeckt.

    Im Idealfall ist die Software-Lösung kein starres Programm, sondern durch einen modularen Aufbau flexibel und erweiterungsfähig. So können Sie sich genau für die Funktionen entscheiden, die Ihrem Unternehmen aktuell den größten Mehrwert bringen. Steigen Ihre Anforderungen, sollte auch die Software in der Lage sein, entsprechend mitzuwachsen.

    Über welche Funktionen sollte ein helfendes Programm also verfügen? Auch hierbei gilt es zu differenzieren: Zwischen den Kernfunktionen, die essentiell für ein Warenwirtschaftssystem sind und denen, die die Arbeit „drumherum“ vereinfachen und durch Verknüpfungen alle Vorgänge wie in einem Zahnrad ineinandergreifen lassen.


    Kernfunktionen einer Warenwirtschaft sind:

    • Einkauf
    • Lager & Warenwirtschaft
    • Verkauf
    • E-Commerce

    Zusätzlich dazu ist es für viele Betriebe von großem Nutzen, wenn die Software auch Funktionen einer ERP Software (Enterprise Resource Planning) beinhaltet. Denn dadurch lässt sich eine optimale Verzahnung von Funktionen der Warenwirtschaft mit der Ressourcenplanung und der Integration von Daten und Geschäftsanwendungen schaffen. So können wirklich alle relevanten Unternehmensdaten in einem System gebündelt werden.


    Praktische Funktionen, die in einer WaWi enthalten, bzw. zubuchbar sein sollten sind:

    • Stammdatenmanagement – Customer Relationship Management (CRM)
    • Produktion
    • Online-Banking
    • Finanzbuchhaltung
    • Steuerberater-Export
    • Analysen, Auswertungen und Statistiken

    Welche dieser Bereiche Ihres Unternehmens ein Warenwirtschaftssystem unterstützt oder unterstützen sollte, hängt natürlich von der jeweiligen Branche, dem Sortiment und nicht zuletzt auch den genutzten Vertriebswegen ab.

     

    Welche Vorteile bringt der Einsatz einer WaWi?

    Alle Daten in einem System zu bündeln, bringt viele Vorteile mit sich. Mitarbeiter werden entlastet, Prozesse automatisiert, Vorgänge vereinfacht, die Fehleranfälligkeit verringert. Und das nicht nur für Großbetriebe, sondern eben auch für kleine und mittelständische Unternehmen.

    Die wichtigsten Vorteile einzelner Bereiche im Überblick:

    • Einkauf
      Einen Überblick über den aktuellen Bestand seiner Waren zu haben, ist für jedes Handelsunternehmen elementar wichtig. Denn nur so ist auf einen Blick zu sehen, wo es zu Engpässen kommen kann. Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt Sie genau in diesem Bereich. Werden Lagerbestände unterschritten, gibt das System einen entsprechenden Hinweis aus und erstellt dabei im besten Fall bereits eigenständig Bestellvorschläge. Diese können im Anschluss einfach an den Lieferanten übermittelt werden und erleichtern den Einkauf enorm.
    • Lagerverwaltung
      Eine elektronische Erfassung aller Produkte – zum Beispiel mittels EAN-Scanner – spart nicht nur Zeit. Sie ist auch deutlich weniger fehleranfällig als ein manuelles Einbuchen. Alle Artikel pflegen Sie inklusive aller Details in Ihren Stammdaten. Jederzeit können Sie sich die Lagerbestände anzeigen lassen und alle Lagerbewegungen immer nachvollziehen. Somit profitieren Sie zeitgleich von einer nahezu permanenten Inventur.
    • Verkauf
      Der gesamte Verkauf läuft über ein System. Sie schreiben Angebote, Lieferscheine und Rechnungen mit wenigen Mausklicks und sparen so viel Zeit, indem Sie die entsprechenden Daten einfach aus Ihren Stammdaten übernehmen. Alle rechtlichen Angaben werden von der ERP Lösung beachtet und in vielen Bereichen automatisch gesetzt. Durch das Anbinden Ihrer Bank(en) können Sie auch Zahlungen direkt in dem System abwickeln und sehen so gleich, welche Rechnungen bereits beglichen wurden. Andernfalls greift das automatische Mahnwesen.
      Eine gute Software bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, ein Kassensystem anzubinden. Dadurch können Sie auch direkte Bezahlvorgänge – etwa in einem Ladengeschäft – durchführen und erstellen detaillierte und rechtssichere Kassenbons.
    • Controlling
      Mit einer passenden Softwarelösung werden nicht nur Ihre Abläufe, Vorgänge und Prozesse einfacher. Auch das Controlling haben Sie voll im Griff. Dadurch, dass alle Zahlen, Daten und Fakten in einem System vorhanden sind, kann Ihnen die Software bei Bedarf detaillierte Lagerauswertungen, Statistiken und Auswertungen zu jedem einzelnen Verkaufsartikel per Mausklick erstellen. Vorgänge also, die sonst mühsam und zeitraubend von Hand zusammengetragen, ausgewertet und zu Papier gebracht werden müssten.

    orgaMAX: Ihre All-in-one-Lösung

    Das Warenwirtschaftssystem orgaMAX bietet Ihnen eine günstige, modular erweiterbare und vor allem intuitiv bedienbare Lösung – für Unternehmen jeder Größenordnung. Sie steuern und überwachen sämtliche Prozesse im Ein- und Verkauf. Von der Beschaffung und Lagerhaltung bis zur Rechnungsstellung bietet Ihnen orgaMAX einfache Lösungen, um Ihren Büroalltag effizienter zu gestalten.

    Mit der Lagerverwaltung wissen Sie immer genau, welche Artikel Sie vorrätig haben. Die automatische Lagerhaltung ist jederzeit mit anderen Unternehmensbereichen verknüpft. Erstellen Sie neue Aufträge für Ihre Kunden, werden die erforderlichen Positionen direkt im Lager reserviert. Durch das Schreiben des Lieferscheins wird der Bestand automatisch angepasst. Sollten Sie Ihren Mindestbestand erreichen, werden Bestellvorschläge erzeugt, die Sie zu Bestellungen und Preisanfragen umwandeln und an Ihre Lieferanten senden können. Durch eine Serien- und Chargennummernverwaltung ist stets eine Rückverfolgung möglich.

    Ihre Online Shops sowie Marktplätze wie Amazon oder eBay binden Sie ganz einfach an orgaMAX an und wickeln alle Geschäftsvorgänge zentral über eine Software ab. So müssen Sie nicht mehr umständlich und zeitraubend zwischen Ihrer ERP Software und Ihrem Online Shop hin- und herspringen und können zugleich alle Funktionen der Warenwirtschaft nutzen.

    Wenn Sie Ihre Artikel selbst produzieren, bietet Ihnen der Produktionsbereich von orgaMAX Abhilfe. Speichern Sie die Stücklisten Ihrer Baugruppen und Fertigerzeugnisse und legen Sie einzelnen Produktionsschritte fest. Einkaufspreise der Materialien und Produktionskosten können in unterschiedlichen Datensätzen erfasst werden. Das ERP System errechnet hieraus automatisch die Material-, Produktions- und Herstellungskosten des zu produzierenden Artikels. Selbstverständlich ist auch dieser Bereich mit der Lagerverwaltung gekoppelt.

    Und auch über die Funktionen der Warenwirtschaft hinaus ist orgaMAX Ihr zuverlässiger Begleiter im Unternehmensalltag. Lassen Sie sich überzeugen und testen Sie die Software 30 Tage lang kostenlos und völlig unverbindlich.

     

     

    Über orgaMAX

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