Lexikon-Blog

    Perfektioniertes Kundenmanagement dank CRM Software

    8. Apr. 2022
    8 MIN

    CRM

    Ihr Kundenstamm wächst und wächst? Herzlichen Glückwunsch, das ist ein guter Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens! Doch schaffen Sie es auch, alle Kundendaten so abzulegen, dass Sie diese jederzeit ohne viel Aufwand wieder auffinden? Und: Können Sie diese unkompliziert pflegen und immer auf dem aktuellsten Stand halten? Finden Sie die Adressen Ihrer Kunden auf Anhieb, wenn Sie sie suchen? Haben Sie alle benötigten Infos zum Kunden und seiner Entwicklung in Ihrem Unternehmen immer abrufbereit? Oder sind Ihnen schon einmal wichtige Daten abhandengekommen?

    Tatsächlich läuft die Kundenverwaltung auch heute noch in vielen (kleineren) Unternehmen oft mehr oder weniger manuell. Da werden Karteikarten verwaltet oder – etwas moderner – Excel-Listen angelegt und gepflegt. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist in der Regel auch unpraktisch und fehleranfällig, wenn die Daten von einem Dokument händisch in ein anderes kopiert werden müssen. Oder erst gar nicht auffindbar sind, wenn sie etwa temporär auf dem Desktop eines Mitarbeiters abgelegt wurden.

    Das sorgt mitunter dafür, dass Kundenbeziehungen nicht gepflegt werden können. Oder gar potenzielle Neukunden schon nach dem ersten Kontakt abhandenkommen. Keine guten Aussichten für das Erschließen neuer Kunden oder den Aufbau einer langfristigen Kundenbeziehung.

    Damit solche Probleme gar nicht erst entstehen, lohnt es sich, das Kundenmanagement seines Unternehmens auf zentrale Füße zu stellen. So schafft ein CRM-System Abhilfe und sorgt für mehr Ordnung und Überblick im Kundendaten-Chaos.

     

    Was ist CRM?

    CRM steht für Customer-Relationship-Management. Darunter versteht man das sogenannte Kundenbeziehungsmanagement. Im Grunde genommen steckt hinter dem Begriff die systematische Pflege von Kunden- und Interessentenbeziehungen im unternehmerischen Alltag. In der Regel spricht man von CRM in folgenden 3 Punkten:

    • CRM Strategie
      Die bewusste Ausrichtung aller betrieblichen Prozesse auf eine ideale Kundenerfahrung.
    • CRM Prozess
      Die systematischen, strategischen, strukturellen und technologischen Vorgehensweisen im Hinblick auf die langfristige Kundenausrichtung.
    • CRM Software
      Die technologische Grundlage für eine gelungene Geschäftsbeziehung mit Interessenten und Kunden und die zentrale Daten-Sammelstelle für alles, was mit diesem Bereich zu tun hat.

     

    Was ist eine CRM Software?

    Daten und Informationen sind die Basis eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, diese auch so zu verwalten, aufzuarbeiten und zu pflegen, dass sie jederzeit für alle beteiligten Mitarbeiter nutzbar sind. Ein gutes CRM Tool unterstützt Unternehmen genau in diesem Bereich.

    Mit einem entsprechenden System können alle relevanten Daten an einem zentralen Ort gebündelt werden. Ein CRM bietet darüber hinaus noch viele weitere Vorteile, um das gesamte Management rund um die Betreuung und Pflege seiner Kontakte besonders effizient, strukturiert und zukunftsweisend zu gestalten.

    Mittels einer guten CRM Software können Sie also die Pflege Ihrer

    • Interessenten
    • Kunden
    • Lieferanten
    • Partnern

    ausbauen, intensivieren, vereinfachen und mit den weiteren Prozessen und Vorgängen Ihres Unternehmens verknüpfen.

     

    Was zeichnet gute CRM Systeme aus?

    Ein professionelles Tool ist mehr als „nur“ die zentrale Sammelstelle für alle Daten. Es ermöglicht eine gelungene Geschäftsbeziehung – von der ersten Kontaktaufnahme des potenziellen Kunden bis hin zur gelungenen Bindung an das eigene Unternehmen. Dabei bietet das CRM Funktionen, die für alle Abteilungen des Unternehmens – egal ob Verwaltung, Marketing, Vertrieb, Verkauf oder Lager – wichtig sind.

    Denn nur wenn alle Vorgänge, Prozesse und Informationen wie Zahnräder ineinandergreifen, kann das CRM die gesamte Customer Journey abbilden und auf diesem Wege ein mächtiges Werkzeug werden. Als zentrale Datenbank sollte es also geeignete Funktionen bieten, die eine Kundenbetreuung und die Verfolgung der einzelnen Interaktionen über verschiedene Abteilungen hinweg möglich macht.

    Zu den relevanten CRM Funktionen gehören:

    • Leadmanagement
      Das Erfassen potenzieller Kunden und die Qualifizierung der Kontakte.
    • Wiedervorlagen
      Sie haben einen Kontakt nicht erreicht oder einen neuen Termin ausgemacht? Eine praktische Wiedervorlage-Funktion erinnert Sie zum passsenden Zeitpunkt an Ihr To-do. So vergessen Sie nie wieder wichtige Termine, Telefonate oder Deadlines.
    • Kundenverwaltung
      Damit Sie alle relevanten Kundendaten einfach und schnell aufrufen und pflegen sowie alle wichtigen Informationen auf einen Blick sehen können.
    • Nachverfolgung der Vorgänge
      Damit alle Kollegen auf einem Stand sind und auch im Falle eines Ausfalls des eigentlichen Kundenbetreuers einspringen können ist es wichtig, dass alle Kontakte und Interaktionen nachvollzogen werden können. Wann wurde mit dem Kunden telefoniert? Wann hat er welches Angebot erhalten? All dies sollte schnell nachvollzogen werden können.
    • Verkaufsoptimierung
      Wer über gut gepflegte Stammdaten verfügt, kann diese im Idealfall ganz einfach per Mausklick direkt in entsprechende Angebots- und Verkaufsvorgänge übernehmen. Das senkt die Fehleranfälligkeit und spart ordentlich Zeit, da ein manuelles Eintippen entfällt.
    • Dokumentenverwaltung
      Ihr Kunde hat Ihnen eine Auftragsbestätigung zukommen lassen? Oder via Mail eine Rückfrage zu einem Angebot geschickt? Dann sollten diese Dokumente im CRM abgelegt und entsprechend zugeordnet werden können, damit Sie schnell und einfach darauf zurückgreifen können.
    • Marketing
      Damit Sie Ihre Interessenten und Kunden unkompliziert über Neuerungen, Aktionsangebote etc. informieren können, empfehlen sich Funktionen wie Newsletter und Serienbriefe. Und sicher freuen sich Ihre Kunden auch, wenn Sie überraschende Geburtstagsgrüße von Ihnen bekommen: Was möglich ist, wenn Sie den Geburtstag entsprechend in Ihren Stammdaten hinterlegt haben.
    • Auswertungen
      Statistiken und Auswertungen sind überaus praktisch, auch auf einer CRM Plattform. So können Sie sich in der Regel genau anzeigen lassen, wie viele Interessenten Sie in einem bestimmten Zeitraum hatten, wie viele davon zu Kunden geworden sind oder auch, wie es um Ihre aktuellen Umsätze bestellt ist.
    • Workflows
      Für den automatischen Ablauf bestimmter Vorgänge, wie zum Beispiel E-Mail-Strecken oder Tickets.

     

    Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines CRM Tools achten?

    CRM Anbieter gibt es viele. Doch die beste CRM Software bringt Sie nicht voran, wenn Sie nicht zu den Anforderungen und Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens passt. Deshalb sollten Sie im Vorfeld definieren, was Ihnen wichtig ist und wo die Schwerpunkte Ihrer Arbeit liegen. Denn nur so können Ihre Prozesse bestmöglich unterstützt werden.

    Grundsätzlich ist es wichtig, auf eine möglichst einfache Bedienbarkeit zu setzen, die keine tagelange Einarbeitung erfordert. Die Eingabe und Pflege von Kundendaten sollte so optimiert sein, dass die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum reduziert werden kann.

    Eine gute CRM Software sollte zudem nicht einfach nur eine Ablage Ihrer Kontaktdaten sein, sondern eine herausragende Datenqualität gewährleisten. Und so sollte neben Basisinformationen wie Name, Anschrift oder Telefonnummer auch die Möglichkeit vorhanden sein, weitergehende Informationen abzuspeichern und diese im Bedarfsfall vorliegen zu haben. Hilfreich ist es zum Beispiel, wenn Sie auf einen Blick sehen:

    • Wer der Hauptansprechpartner im Unternehmen ist
    • Welcher Kontakt zu welcher Firma gehört
    • Welcher Kontakt von einem anderen Kunden empfohlen wurde
    • Bei welchen Kontakten es sich um Ex-Kunden handelt

    Auch einen Überblick über alle Geschäftsvorgänge – wichtige Telefonate, E-Mails mit besonderen Absprachen, Angebote, Rechnungen, Vor-Ort-Termine etc. – sollte das CRM Ihnen bieten. Denn nur so können Sie Ihre Vertriebswege bestens nutzen und auch Ihre Sales Pipeline weiter ausbauen, um Verkäufe weiter voranzutreiben.

    Im Idealfall sollten Sie vor der Auswahl einer CRM Software Ihre persönliche Strategie festlegen. Im Anschluss sollten Sie mehrere Systeme auf Herz und Nieren testen. So können Sie herausfinden, welches Tool am besten zu Ihren persönlichen Anforderungen passt.

     

    Vorsicht: Datenschutz!

    Wo viele Daten im Spiel sind, spielt auch das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung muss unbedingt beachtet werden. Umso wichtiger ist, dass ein gutes CRM Sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Regeln unterstützt. Nützlich sind deshalb Funktionen, die Sie bei der Einholung, Dokumentation und Umsetzung von rechtskonformen Einwilligungen, Auskünften zu vorhandenen Daten oder Löschwünschen unterstützt.

    Auch die Verwaltung der Nutzerrechte spielt in Sachen Datenschutz eine zentrale Rolle. So sollte eine gute Software zwingend über Funktionen verfügen, mit denen Sie für jeden einzelnen Nutzer genaue Rechte, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf, definieren können.

     

    orgaMAX – Ihre CRM Lösung

    Mit orgaMAX haben Sie ein leicht bedienbares, leistungsstarkes und facettenreiches Tool für Ihr Kontaktmanagement an der Hand. Doch damit nicht genug: Die intelligente Verknüpfung sämtlicher Geschäftsvorgänge – vom ersten Kontakt bis hin zum erfolgreichen Verkauf – sorgt für ein schnelles Auffinden aller Informationen und für die perfekte Nachvollziehbarkeit der gesamten Customer Journey.

     

    Interessentenverwaltung leichtgemacht

    Mit der praktischen Interessentenverwaltung wird die Neukundenakquise zum Kinderspiel. Alle wichtigen Daten sind mit wenig Aufwand zentral erfasst und so für alle relevanten Mitarbeiter einseh- und nutzbar. Auch den Interesse-Status können Sie hinterlegen. Übrigens: Neben der manuellen Eingabemöglichkeit können Sie Interessenten auch ganz bequem per Direkt-Import in orgaMAX einfügen. Dank der komfortablen Dubletten-Prüfung werden Kontakte auch garantiert nur einmal hinzugefügt.

    Alle Vorgänge zu einem Interessenten – Briefe und Angebote, Aufgaben und Termine, aber auch Notizen und Dokumente – lassen sich spielend einfach zuordnen. Das sorgt für einen optimalen Überblick, sodass Sie für Telefonate und Rückfragen bestens gewappnet sind. Dasselbe gilt auch für informelle Ereignisse wie E-Mails, Telefonate und Newsletter oder interne Ereignisse wie etwa Gesprächsnotizen oder Bonitäts-Checks. Denn dank der lückenlosen Vorgangshistorie bleibt kein Ereignis unprotokolliert.

    Ihr Vertriebs-Einsatz ist von Erfolg gekrönt und Ihr Interesse wird zum Kunden? Kein Problem für orgaMAX! Mit nur einem Mausklick ändern Sie den Status – und übernehmen selbstverständlich alle relevanten Daten, Infos und Dokumente direkt in den Kundenstamm!

     

    Alle Stammdaten in der Übersicht

    Wie bei Ihren Interessenten gilt auch in der übrigen orgaMAX-Stammdatenverwaltung: Hier speichern Sie alles ab, was für eine Pflege Ihrer unternehmerischen Partnerschaften wichtig ist. Egal ob Kunden-, Lieferanten oder auch Artikel, Produkte und Dienstleistungen: Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Daten und Dokumente.

    Intelligente Such- und Filterfunktionen tragen dafür Sorge, dass Sie auf Anhieb garantiert die Info finden, die Sie benötigen und Ihnen in der Übersicht alles so dargestellt wird, wie Sie es sich wünschen.

     

    Keine Deadlines verpassen – Dank der Wiedervorlage

    orgaMAX sorgt dafür, dass Sie keine wichtigen Termine, Telefonate oder E-Mails mit Ihren Geschäftspartnern verpassen: Mit der praktischen Wiedervorlagen-Funktion. Im intuitiven Eingabefenster beschreiben Sie kurz, um was es sich handelt, definieren die Zuständigkeit und legen ein Fälligkeitsdatum fest. So haben Sie einen praktischen Überblick über alle täglichen Aufgaben. Selbstverständlich erinnert orgaMAX Sie auch auf Wunsch an Ihre Termine. Und die Ergebnisse der Aufgabe? Die halten Sie ganz einfach als Gesprächsnotiz für die Ewigkeit fest.

     

    Bequeme Pflege Ihrer Kundenbeziehungen

    Sie möchten Ihre Kunden über Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen informieren? Ein Produkt-Release ankündigen? Oder einfach nur einen kleinen Geburtstagsgruß versenden? Auch hier unterstützt die CRM Software orgaMAX Sie tatkräftig.

    Newsletter sind fix erstellt, die Adressaten durch vielfältige Filterfunktionen rasch ausgewählt. Einmal erstellte Verteiler können Sie übrigens ganz einfach abspeichern und immer wieder verwenden! Auch Serienbriefe gehen Ihnen mit orgaMAX leicht von der Hand – ebenso wie deren Versendung. Und mit der praktischen Etikettendruck-Funktion erstellen Sie nicht nur klassische Adressetiketten, sondern Sie können auch Verkaufs- oder Versandartikel mit Preisen, Artikelnummern, Barcodes und anderen Informationen versehen. Pflegen Sie die Geburtstags-Datenbank Ihrer Kunden, haben Sie außerdem alle Geburtstagskinder im Blick. Und was wäre ein schönerer Kontaktanlass, als ein kleines Präsent zum Ehrentag?

     

    orgaMAX – So mobil wie Sie

    Sie möchten nicht nur stationär mit orgaMAX arbeiten, sondern jederzeit auf Ihre Daten zugreifen können? Kein Problem, denn neben der Desktop-Variante können Sie orgaMAX auch als Cloud Lösung erhalten.

     

    Über orgaMAX

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