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    Transparenz-Offensive: Kundenguthaben auf Ausgangsrechnungen

    14. Okt. 2020
    6 MIN

    Kundenguthaben_Ausgangsrechungen

    orgaMAX bietet Ihnen die komfortable Möglichkeit, Kundenguthaben zu führen.

    Anlässe für Guthaben gibt es viele – denken Sie nur an ...

    • vorausgegangene Anzahlungen,
    • noch nicht abgeschlossene Vorkasse-Geschäfte,
    • Marketing-Geschenkaktionen,
    • Retouren, Kulanz und Gutschriften bei Garantiefällen oder auch
    • versehentliche Überzahlungen.

    Besonders praktisch: Guthaben aller Art lassen sich in orgaMAX ganz bequem mit Folgerechnungen und anderen Forderungen verrechnen.

     

    Mehr Variablen – weniger Arbeit!

    Damit der Rechnungsempfänger in solchen Fällen weiß, wie der Preisnachlass zustande gekommen ist, kann die Höhe des verrechneten Guthabens und der verbliebene Restbetrag auf Ihren Ausgangsrechnungen ausgewiesen und erläutert werden:

    guthabenvariablen-illu


    Einzige Voraussetzung: Sie ergänzen die Textbausteine Ihrer Zahlungsbedingungen einmalig um die passenden Guthaben-Platzhalter („Variablen“).

    Übrigens: Das Mehr an Transparenz hilft auch Ihnen selbst – spätestens, wenn in ein paar Jahren eine Finanzamtsprüfung ins Haus steht. Dann werden Sie froh sein, dass aus Ihrem Rechnungsdokument schwarz auf weiß hervorgeht, wie die Differenz zustande gekommen ist. Und zwar ohne, dass Sie umständlich separate Aktennotizen und Memos anlegen müssen.


    Guthaben aus Zahlungsdifferenzen

    Bevor ein Guthaben überhaupt verrechnet werden kann, muss es erst einmal gebildet werden. Das kann mit orgaMAX auf ganz unterschiedlichen Wegen geschehen. Hier die wichtigsten Wege im Überblick:

    Wenn das Programm beim Zuordnen eines Zahlungseingangs eine Differenz zum Rechnungsbetrag feststellt, erscheint ein „Abgleich“-Hinweisfenster. Einen „Mehrbetrag“ können Sie unter anderem als „Kundenguthaben“ behandeln:

    mehrbetrag-kundenguthaben

    Es genügt, eine Überzahlung als Kundenguthaben zu markieren und auf „OK F11“ zu klicken.

     

    Guthaben aus Gutschriften

    Ein Kundenguthaben kann aber auch durch eine explizite Gutschrift entstehen:

    Angenommen Sie liefern ein Produkt, schreiben die dazugehörige Rechnung, die vom Kunden auch anstandslos bezahlt wird. Kurze Zeit später stellt der Kunde fest, dass das Produkt defekt ist. Eine Ersatzlieferung ist nicht möglich.

    Da unklar ist, wer den Schaden verursacht hat, kommt eine Kaufpreiserstattung für Sie nicht infrage. Sie einigen sich auf die Gutschrift eines Teilbetrages, den der Kunde mit der nächsten Bestellung verrechnen darf.

    Um die Gutschrift zu einer Rechnung zu erstellen ...

    • klicken Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“ mit der rechten Maustaste auf die Ursprungsrechnung,
    • wählen die Kontextmenü-Funktion „Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen“ und
    • klicken im folgenden Dialogfenster auf „Gutschrift“:
    gutschrift-erstellen3

     

    Daraufhin öffnet sich eine neue Gutschrift über sämtliche Positionen und Beträge der Ursprungsrechnung. Die passen Sie dann entsprechend der Gutschrift-Vereinbarung mit Ihrem Kunden gezielt an.

     

    Kunden-Guthaben einsehen

    Über die Höhe einzelner Kunden-Guthaben können Sie sich unter „Stammdaten > Kunden“ im „Info“-Register des „Details“-Bereichs informieren. Außerdem haben Sie neuerdings die Möglichkeit, in der Kundenliste die Spalte „Guthaben“ einzublenden:

    guthaben-einsehen

     

    Bitte beachten Sie: Kundenguthaben aus Gutschriften können Sie selbstverständlich direkt durch eine separate Überweisung (oder auch Barauszahlung) an Ihren Kunden begleichen. Das Überweisen oder Auszahlen von Gutschriften funktioniert genauso wie das Bezahlen von Lieferanten- oder Dienstleisterrechnungen. Mit orgaMAX erledigen Sie solche Zahlungsvorgänge im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“.

     

    Vor allem bei Stammkunden ist aber auch das Verrechnen von Kundenguthaben mit eigenen Forderungen üblich:

     

    Kundenguthaben verrechnen

    Ganz gleich, wie ein Kundenguthaben zustande gekommen ist: Sobald Sie unter „Verkauf > Rechnungen“ eine neue Ausgangsrechnung an den betreffenden Kunden erstellen, weist orgaMAX Sie darauf hin, dass ein „Guthaben vorhanden“ ist:

    guthaben-hinweisfenster

    Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, mindert orgaMAX den Rechnungsbetrag entsprechend (in diesem Fall um 10 Euro).

     

    Nachteil der Verrechnung: Wenn Sie die Standard-Druckvorlagen und -Rechnungstexte von orgaMAX verwenden, erkennt der Rechnungsempfänger nicht auf Anhieb, wie die Minderung des Rechnungsbetrages zustande gekommen ist.

     

    Durchblick per Guthaben-Variablen

    Damit der Kunde die Verrechnung des Guthabens auf Ihrer Rechnung nachvollziehen kann, stellt Ihnen orgaMAX passende Textbaustein-Variablen zur Verfügung. Um diese Zusatz-Informationen in Ihre Rechnungen aufzunehmen, ist eine Anpassung des Rechnungs-Textbausteins in den Zahlungsbedingungen (!) erforderlich.

    Dazu ...

    • wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“,
    • rufen über die Navigationsleiste am linken Seitenrand die „Zahlungsbedingungen“ auf,
    • öffnen dort Ihre Standard-Zahlungsbedingung (per Doppelklick oder mit „Bearbeiten F3“),


    variablen-einfügen1

    • wechseln im Einstellungen-Dialog „Zahlungsbedingung“ zur Registerkarte „Texte auf Rechnung“,
    • stellen den Cursor an die passende Stelle im Rechnungs-Textfeld der Zahlungsbedingung und
    • fügen über die Auswahlliste „Variable einfügen“ den Platzhalter und die dazugehörige Beschreibung ein (z. B. „Verrechnetes Kundenguthaben, sofern vorhanden“):

    variablen-einfügen2

    Um auch die Information über den Rechnungs-Restbetrag in den Textbaustein zu übernehmen, wiederholen Sie die Eingabe und fügen den Platzhalter für den verbliebenen Bruttobetrag ein („Betrag Brutto abzgl. verrechn. Kundenguthaben, sofern vorhanden“).


    Bitte beachten Sie:
    Es gibt insgesamt vier Variablen für die Anzeige verrechneter Kundenguthaben auf Ausgangsrechnungen:

    1. „Verrechnetes Kunden-Guthaben“

    (= <M_CHARGED_CUSTOMER_CREDIT>)

    2. „Betrag Brutto abzgl. verrechn. Kundenguthaben“ (= verbliebener Brutto-Rechnungsbetrag: <M_GROSS_AFTER_CUSTOMER_CREDIT>).


    Die generelle Anzeige eines „Verrechneten Kunden-Guthabens“ wirkt unter Umständen missverständlich. Bei fehlendem Kundenguthaben kann orgaMAX daher die Inhalte beider Variablen automatisch unterdrücken. Falls Sie also auch Rechnungen ohne Verrechnung eines Kundenguthabens erstellen (was der Regelfall sein dürfte), verwenden Sie am besten die beiden bedingten Variablen:

    3. „Verrechnetes Kundenguthaben, sofern vorhanden“ und

    4. „Betrag Brutto abzgl. verrechn. Kundenguthaben, sofern vorhanden“.

     

    Vorteil: Die Wahl der beiden bedingten Variablen erspart Ihnen die separate Eingabe einer Platzhalterbeschreibung. Im Ergebnis sieht eine Ausgangsrechnung mit verrechnetem Kundeguthaben dann zum Beispiel so aus:

    rechnung-mit-verrrechnetem-guthaben

     

    Auf Ausgangsrechnungen ohne Guthaben-Verrechnungen fehlen die dann ja entbehrlichen Verweise auf ein Kundenguthaben:

    rechnung-ohne-verrrechnetes-guthaben

     

    Und gleich noch ein Hinweis zum Schluss: Falls Sie mehrere Zahlungsbedingungen in Verbindung mit Guthaben-Erstattungen einsetzen, müssen Sie die Guthaben-Variablen bei allen verwendeten Zahlungsbedingungen auf der Registerkarte „Text auf Rechnungen“ einfügen.

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    Fragen oder Anregungen?

    Melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder unter
    +49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

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