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Praxistipp: orgaMAX goes Shopify!

13. Apr. 2021
8 MIN

shopify-orgamax

Schon gesehen? Die E-Commerce-Familie von orgaMAX hat prominenten Zuwachs bekommen: Sie können Ihre Bürosoftware nun auch mit einem Shopify-Webshop verknüpfen.

Hintergrund: Vor gut 15 Jahren entwickelte der deutsche Kanada-Auswanderer Tobias Lütke für seinen Snowboard-Vertrieb Snowdevil eine eigene Shop-Software. Das ebenso flexible wie einfach zu handhabende Shopify-System entwickelte sich vom Eigenbau für ein kanadisches Garagen-Startup zu einer der weltweit beliebtesten E-Commerce-Plattformen. Und die findet auch hierzulande immer mehr Fans.

 

Shopify-Unterstützung für die ganze orgaMAX-Familie

Die gute Nachricht: Ganz gleich, ob Sie mit orgaMAX Online oder der lokalen Windows-Version arbeiten: Mithilfe der Shopify-Schnittstelle übernehmen Sie die Bestelldaten aus Ihrem Online-Shop ganz einfach per Mausklick in die orgaMAX-Datenbank.

Anschließend erledigen Sie das gesamte Auftrags-Fulfillment in Ihrer gewohnten orgaMAX-Arbeitsumgebung:

  • Angefangen bei der Kundenkommunikation über
  • das Erstellen von Lieferscheinen und Rechnungen bis hin zur
  • Zahlungsüberwachung und eventuellen Mahnungen sowie
  • den unvermeidlichen Buchführungsaufgaben und Steuerpflichten.

Mehr noch: Über komfortable Im- und Exportfunktionen lassen sich die Shopify-Warenbestände ganz einfach mit der orgaMAX-Artikeldatenbank synchronisieren.

Die nahtlose Integration Ihres Shopify-Webshops in die Bürosoftware senkt Ihren Arbeitsaufwand spürbar. Besonders praktisch: Um Ihren Webshop über die Shopify-Schnittstelle an orgaMAX anzubinden, brauchen Sie keine Programmierkenntnisse. Es genügen einige wenige Mausklicks ...

  • im „Apps“-Bereich von Shopify und
  • in den E-Commerce-Einstellungen im orgaMAX-Arbeitsbereich „Stammdaten“.

Doch der Reihe nach:

Voreinstellungen im Shopify-System

Um es kurz zu machen: Im Admin-Bereich Ihres Shopify-Webshops erstellen Sie eine „private App“. Diese App erzeugt einen „API-Schlüssel“ (= „Application Programming Interface“ = Anwendungsschnittstelle) sowie ein persönliches Passwort. In Verbindung mit dem Passwort ermöglicht der API-Schlüssel aus orgaMAX heraus den Zugriff auf Ihre Shop-Daten.

Bitte beachten Sie: Damit es keine unbefugten Zugriffe auf Ihren Online-Shop gibt, teilen Sie den API-Schlüssel bitte nur mit wirklich verantwortungsbewussten und vertrauenswürdigen Personen!

 

Um den persönlichen API-Schlüssel und Passwort zu generieren ...

  • wechseln Sie im Shopify-Adminbereich in den Abschnitt „Apps“,
  • klicken ganz unten auf der Seite auf den Link „Private Apps verwalten“,
  • legen per Mausklick auf „Neue private App erstellen“ Ihre orgaMAX-Verknüpfung an,
  • bestätigen eventuelle Sicherheits-Abfragen des Shopify-Systems,
  • geben Ihrer „privaten App“ eine Bezeichnung (z. B. „Shopify2orgaMAX“)
  • tragen Ihre E-Mailadresse ein,
  • klicken auf den Link „Inaktive API-Berechtigungen anzeigen“,
  • vergeben die Berechtigung „Lesen und Schreiben“ für die Shopify-Bereiche „Bestellungen“, „Inventar“ und „Produkte“ und
  • klicken zum Abschluss auf den Button „Speichern“ und dann auf „App erstellen“:shopify-backend

Im Abschnitt „Admin-API“ finden Sie nun den API-Schlüssel und das dazugehörige Passwort. Diese beiden Authentifizierungs-Informationen übernehmen Sie anschließend in die orgaMAX-Einstellungen.

Tipp: Eine illustrierte Schritt-für-Schritt-Anleitung aller Einrichtungsschritte bietet das Video-Tutorial unseres Schulungs-Teamchefs Philipp Rummel. Dort erfahren Sie auch, wie Sie den API-Schlüssel in den E-Commerce-Einstellungen der orgaMAX-Desktopversion bzw. orgaMAX Online eintragen.

 

Hier die wichtigsten Schritte im Schnelldurchlauf:

Shopify-Einstellungen in der orgaMAX-Desktopversion

In der lokalen orgaMAX-Version steht Ihnen die Shopify-Schnittstelle ab der Version 21.01.01.001 zur Verfügung. Ob Ihre orgaMAX-Version aktuell ist, erfahren Sie im „Hilfe“-Menü per Mausklick auf „Online-Update“. Falls Update-Bedarf besteht, können Sie Ihre Bürosoftware auch gleich aktualisieren.

Anschließend klicken Sie auf „Stammdaten > Einstellungen“. Dort ...

  • wechseln Sie in den Bereich (1) „E-Commerce“,
  • wählen die Kontenart (2) „Webshops“ und klicken auf den Button (3) „Neu – F10“,
  • wählen unter (4) „Shopsystem“ den Punkt „Shopify“,
  • vergeben eine (5) „Shop-Bezeichnung“ Ihrer Wahl,
  • tragen die (6) „Internetadresse“ Ihres Shopify-Shops ein und
  • kopieren den (7) „API-Schlüssel“ und das dazugehörige (8) „Passwort“ aus dem Shopify-Backend:

e-commerce-einstellungen

  • Über die Auswahllisten (9) „Zahlungsstatus“ und (10) „Fulfillmentstatus“ können Sie dann gleich noch festlegen, ob bei der Synchronisation zwischen Shopify und orgaMAX ausnahmslos alle Bestellungen oder nur eine bestimmte Teilmenge übernommen werden sollen.
  • Per Mausklick auf (11) „OK F11“ übernehmen Sie schließlich die Shopify-Einstellungen in Ihre orgaMAX-Stammdaten.

Lektüretipp: Informationen über das Feintuning der übrigen „E-Commerce“-Einstellungen finden Sie in den Webshop-FAQ.

 

Shopify-Bestellungen in die orgaMAX-Desktopversion übernehmen

Sobald die Schnittstellen-Einstellungen gespeichert sind, wird Ihr Webshop an orgaMAX angebunden. Bereits wenige Minuten später können Sie die Bestellungen Ihrer Shopify-Kunden in die orgaMAX-Desktopversion übernehmen. Dazu ...

  • wählen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > E-Commerce-Bestellungen“ Ihren Shopify-Webshop aus und
  • klicken auf „Bestellungen einlesen F10“:omx-desktop-abruf

Anschließend lassen sich die Shopify-Bestellungen wie ganz normale orgaMAX-Aufträge abarbeiten – also:

  • Lieferscheine und Rechnungen schreiben,
  • den Zahlungseingang über die eingebaute Banking-Schnittstelle überwachen,
  • eingehende Zahlungen mit dem komfortablen „Zuordnungsassistenten“ buchen oder falls erforderlich auch
  • Mahnungen verschicken.

Mit anderen Worten: Sie verkaufen online mit großer Reichweite – wickeln die eingehenden Aufträge dann aber lokal und mit allem Komfort ab!

 

Obligatorische Dublettenprüfung

Wichtig: Beim Einlesen der Shopify-Bestellungen sorgt die smarte orgaMAX-Dublettenprüfung dafür, dass keine doppelten Kunden-Stammdaten angelegt werden. Welche Datenfelder die Software bei der Dublettenprüfung berücksichtigen sollen, legen Sie im Bereich „Stammdaten > Einstellungen“ unter "Stammdaten > Dubletten" fest:

dubletten1

So vermeiden Sie redundante Datenbestände, beugen von vornherein Missverständnissen in der Kundenkommunikation vor und ersparen sich später die mühsame manuelle Datenpflege.

Lektüretipp: Weitere Informationen zur Vermeidung doppelter Kunden-Datensätze finden Sie im Beitrag „Dubletten-Prüfung bei der manuellen Stammdaten-Erfassung“.

 

Bitte beachten Sie: Falls Sie nicht mit der Windows-Version, sondern mit orgaMAX Online arbeiten, funktioniert die Shopify-Verknüpfung ganz ähnlich – nur die Einstellungs-Dialoge sehen etwas anders aus:

 

Shopify-Einstellungen in orgaMAX Online

Um Ihren Shopify-Webshop in orgaMAX Online einzubinden ....

  • wechseln Sie über die Navigationsleiste zum Bereich (1) „Einstellungen“,
  • klicken unter (2) „E-Commerce“ auf den Button (3) „+ Webshop“,
  • tragen im Dialog „Webshop erstellen“ eine (4) „Bezeichnung“ Ihrer Wahl ein,
  • wählen als (5) „Typ“ das Shopsystem „Shopify“, sofern das nicht bereits voreingestellt ist,
  • tragen den (6) „Shopnamen“ ein (das ist der Teil Ihrer Shop-Internetadresse, der zwischen dem „https://“-Präfix und der Shopify-Domain „myshopify.com“ erscheint: also zum Beispiel „https://mein-shop.myshopify.com“),
  • kopieren den (7) „API-Schlüssel“ und das dazugehörige (8) „Passwort“ aus dem Shopify-Backend und
  • sichern Ihre Webshop-Einstellungen per Mausklick auf den (9) „Speichern“-Button:

e-commerce-einstellungen2

Die Bürosoftware prüft nun in Echtzeit, ob die Zugangsdaten und sonstigen Einstellungen stimmen. Wenn nicht, erscheint eine Fehlermeldung und Sie können Ihre Eingaben korrigieren.

 

Shopify-Bestellungen nach orgaMAX Online übernehmen

Sobald alle Angaben passen, wird Ihr Webshop an orgaMAX Online angebunden. Bereits wenige Minuten später können Sie die Bestellungen Ihrer Shopify-Kunden nach orgaMAX Online übernehmen.

Dazu klicken Sie im Bereich „Verkauf > Aufträge“ auf den Button „Bestellungen abrufen“:

omx-online-abruf


Die importierten Bestellungen wandeln Sie anschließend direkt aus der Auftrags-Übersicht heraus ganz einfach per Mausklick in Rechnungen, Lieferscheine und so weiter um.

Weiterführende Informationen

Mehr Informationen zum Thema Shopify im Allgemeinen und E-Commerce im Besonderen finden Sie auf unserer Website:

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Fragen oder Anregungen?

Melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder unter
+49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

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