Rechnung richtig erstellen – warum Sie nicht auf Excel & Co. setzen sollten

5 MIN. LESEZEIT

rechnung-effizient-erstellen

Rechnungen zu schreiben gehört in der Regel zum Büroalltag jedes Unternehmens. Und obwohl jede geschriebene (und letztlich natürlich bezahlte) Rechnung etwas Positives für die Firma ist, kann ihre Erstellung mitunter zeitaufwendig und mühsam sein. Oft genug werden Rechnungen nämlich noch mit Excel oder Word geschrieben – und das bedeutet viel manuelle Arbeit.


Jede einzelne Rechnung manuell zu erstellen, alle notwendigen (Kunden-)Daten, Artikel und Preise händisch einzugeben, Netto- und Bruttopreise selbst auszurechnen und im Anschluss auch noch das Layout kontrollieren zu müssen, kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch mit einer hohen Fehleranfälligkeit behaftet. Doch nicht nur das. Auch in Sachen Gesetzeskonformität sieht es mitunter düster aus. Denn: Beim Rechnungen schreiben gilt es, wichtige Punkte zu beachten, damit sie gesetzeskonform und fehlerfrei sind. Schließlich können nicht rechtssichere bzw. nicht GoBD-konform erstellte Rechnungen – zum Beispiel bei Prüfungen des Finanzamtes – (auch rückwirkend) zu großen Problemen führen, die sehr teuer werden können.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff regeln, kurz gesagt, die Buchführungspflichten für Unternehmer und ihre Betriebe. Grundsatz hierbei ist, dass bei der digitalen Verarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gegeben sein muss.

 

Rechnungen, die mit klassischen Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word oder Excel erstellt und als solche abgespeichert werden, sind grundsätzlich nicht GoBD-konform. Schließlich können Sie bei Bedarf nachträglich bearbeitet und erneut abgespeichert werden – ohne dass eine Nachvollziehbarkeit gewährt ist. Deshalb gilt: Zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen sind bei dieser Nutzung unumgänglich.


Mit Bürosoftware auf der sicheren Seite

Trotz alledem nutzen weiterhin gerade viele kleinere Betriebe besagte Programme, um ihre Rechnungen zu erstellen. Dabei kann es so viel einfacher, schneller und vor allem gesetzeskonform gehen: Mit einer Bürosoftware.

Eine gute Bürosoftware macht das Erstellen von Rechnungen zum Kinderspiel. Sie sorgt dafür, dass die gesetzlichen Pflichtangaben wie

  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • die vollständige Anschrift inklusive Kundenname
  • die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • die eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und die Art der ausgelieferten und abgerechneten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung
  • der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • das Netto-Entgelt für die erbrachte Lieferung oder Leistung
  • der auf eben jenes Nettoentgelt entfallene Umsatzsteuersatz, bzw. die Steuerfreiheit
  • der auf das Nettoentgelt entfallene Umsatzsteuerbetrag


unbedingt enthalten und korrekt gefüllt sind. Weiter unterstützt sie bei der fristgemäßen Aufbewahrung der unveränderbaren Rechnungen, die im Regelfall zehn Jahre beträgt – und das, ohne viel Platz zu verbrauchen. Große Aktenschränke mit zahlreichen Ordnern, die es im Vorfeld anzulegen, zu sortieren und letztlich auch abzulegen gilt, gehören somit ebenfalls der Vergangenheit an. Weitere Informationen darüber, wie eine Bürosoftware Sie beim GoBD-konformen Arbeiten unterstützen kann, finden Sie in diesem Blogbeitrag.


Die passende Bürosoftware finden

Auf dem Bürosoftware-Markt herrscht eine große Auswahl. Um sicherzustellen, dass Sie die passende Bürosoftware für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens finden, sollten Sie deshalb im Vorfeld Ihre Ansprüche formulieren – dabei aber auch mit Weitblick herangehen. Denn: Viele Programme können Ihnen auch weitere Bereiche Ihres Unternehmensalltags deutlich vereinfachen. Überlegen Sie also im Vorfeld, ob

  • Sie auf Dauer hauptsächlich eine Software benötigen, die Ihnen beim Schreiben von Rechnungen die Arbeit erleichtert.
  • Sie über kurz oder lang weitere Funktionen benötigen, mit denen Sie zusätzliche Bereiche Ihres Unternehmens managen und vereinfachen möchten.

Haben Sie einen Favoriten ausgemacht, sollten Sie ihn auf Herz und Nieren prüfen. Bei renommierten Herstellern können Sie dies in der Regel innerhalb eines bestimmten Testzeitraums kostenlos tun. Achten Sie beim Test vor allem auf einfaches Handling. Die Grundfunktionen sollten möglichst so selbsterklärend sein, dass Sie keine spezielle Einweisung benötigen. Wie Sie die ideale Bürosoftware für sich und Ihr Unternehmen finden, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst.


Vorteile gegenüber Excel & Co

Wie und warum unterstützt Sie eine gute Bürosoftware nun aber konkret beim Schreiben von Rechnungen – im Vergleich zu Excel & Co.? Nun, in der Regel ist eine Bürosoftware die Schaltzentrale Ihres Unternehmens. Sie pflegen all Ihre wichtigen Stammdaten in ihr – und haben so eben auch per Mausklick Zugriff auf alle Daten, die für Ihre Rechnungen wichtig sind, wie zum Beispiel Kunden und Artikel. Diese können Sie im Vorgang selbst mit nur einem Klick hinzufügen und so alle wichtigen Informationen schnell füllen – ohne beispielsweise erst aus einem anderen Programm eine Kundenadresse heraussuchen, kopieren und wieder einfügen zu müssen. Sind die Preise in Ihren Artikeln hinterlegt, wird ein gutes Programm Ihnen auf Wunsch direkt die Mehrwertsteuer sowie die Brutto- und Nettopreise auf der Rechnung ausweisen. Die Software wird Ihnen außerdem automatisch – im Gegensatz zu Word und Excel – eine fortlaufende Rechnungsnummer und das korrekte Rechnungsdatum vergeben und ein Abspeichern der Rechnung nicht dulden, wenn die gesetzlichen Pflichtangaben noch nicht gefüllt sind. Besonders auch im Hinblick auf die Komplexität und Fehleranfälligkeit bei Teil-, Sammel-, Abschlags-, Schluss- und Abo-Rechnungen bietet eine Software hier entscheidende Vorteile.


Auch ein professioneller Auftritt ist bei Nutzung einer Bürosoftware in der Regel gesichert. Denn mittels ansprechender Vorlagen, deren Layout nicht verrutscht und jedes Mal neu angepasst werden muss, ist die Optik der Vorgänge immer von gleichbleibend guter Qualität. Sind Ihre Daten sowie Ihr Logo dabei einmal hinterlegt, stehen diese für künftige Rechnungen direkt zur Verfügung.


Darüber hinaus können Sie mittels einer guten Bürosoftware auch zuvor erstellte Angebote ganz einfach mit nur wenigen Mausklicks direkt in einer Rechnung umwandeln. So sparen Sie Zeit und minimieren gleichzeitig die Fehlerpotenziale, da die Angaben direkt übernommen werden. Zum Abschluss können Sie die Rechnungen auch bequem aus der Software heraus an Ihre Kunden versenden und sich so den Weg zum Briefkasten sparen.


Übrigens: Auch die Suche nach alten Rechnungen wird durch eine Bürosoftware maßgeblich vereinfacht. Denn durch die digitale Ablage können Sie mittels Suchfunktion ganz leicht alte Rechnungen finden, ganz ohne das mühsame Wälzen von alten Ordnern und in Sekundenschnelle! Und wenn Sie Ihr Online-Banking ebenfalls mit der Bürosoftware verknüpfen, können Rechnungen direkt abgerechnet und als bezahlt markiert werden. So haben Sie einen noch besseren Überblick und sparen weitere wertvolle Zeit.

orgaMAX-Tipp: Mit der Bürosoftware orgaMAX erstellen Sie Ihre Rechnungen nicht nur besonders schnell, mühelos und rechtssicher, Sie können auch direkt sehen, wie das Dokument schlussendlich aussehen wird. Denn: Auf Wunsch arbeiten Sie direkt in der Druckansicht – und haben so das Layout des Dokuments, dessen Briefpapier Sie nach Ihren Wünschen formatieren können, immer im Blick.


Lassen Sie sich unterstützen

Verabschieden Sie sich jetzt von Word und Excel und lehnen Sie sich entspannt zurück. Setzen Sie in Zukunft auf eine Bürosoftware, müssen Sie keinen Gedanken mehr daran verschwenden, ob denn die Rechnung, die Sie gestern Abend „noch schnell“ an Ihren Kunden geschrieben haben, auch wirklich alle wichtigen Angaben enthält. Oder ob Ihnen bei der Anschrift des Kunden ein Flüchtigkeitsfehler unterlaufen oder gar Preise falsch addiert wurden.


Die Software nimmt Ihnen viel Arbeit ab und gibt Ihnen so mehr Zeit für die wesentlichen Aufgabenbereiche im Unternehmen und die Gewissheit, in Sachen Rechnungen garantiert rechtssicher unterwegs zu sein.

Verfasst von orgaMAX Redaktionsteam am 09.07.20 15:34


orgaMAX Blog – Erfolgreich arbeiten

Sie wollen effizienter arbeiten, Umsätze steigern, Ihren Kundenstamm erweitern und Ihr Unternehmen dauerhaft in die Erfolgsspur führen? Mit dem orgaMAX Blog möchten wir Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützen und Ihnen Ihren Unternehmensalltag erleichtern.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? So melden Sie sich gerne bei uns bequem per E-Mail oder unter +49 (0)5231 7090-0

 

Blog_Abonnieren

orgaMAX Blog abonnieren

Letzte Beiträge