Viel Holz verbrannt, aber gar keinen Kamin? Gerade bei größere Projekten und Investitionen müssen sich Unternehmen im Nachhinein oft eingestehen, viel Geld verschwendet zu haben. Zum Verhängnis wird dies gerade den Kleineren, die gezwungen sind, höchste Priorität auf Effizienz und Produktivität zu legen.
10 Milliarden Euro werden für Fehlentscheidungen bei größeren Projekten pro Jahr in Deutschland verschwendet. Im Rahmen einer groß angelegten Studie, die von einer deutschen Unternehmensberatung durchgeführt wurde, werden „nicht definierte Projektziele“ als häufigster Grund für den Schaden identifiziert.
Auch die Einführung einer Bürosoftware birgt aufgrund Ihrer Komplexität und der meist notwendigen intensiven Vorbereitung ein Risiko – aber auch große Chancen.
In diesem Artikel haben wir drei typische Fehler bei der Auswahl von Bürosoftware für Sie zusammengefasst:
1. Holen Sie Angebote ein, ohne die Anforderungen an Ihre Software zu kennen
Wenn Sie den langen und beschwerlichen Weg gehen möchten, testen Sie erstmal alles was Ihnen in die Finger kommt. Bürosoftware ist ja schließlich ein einfach zu bewertendes Produkt, bei dem Sie bestimmt nur zwei Minuten brauchen, um alles zu erfassen. Am besten holen Sie sich auch vorher noch die Angebote von verschiedenen Software-Dienstleistern ein, um einen „Überblick“ zu bekommen. So gehen Sie sicher, dass Sie auch wirklich die maximale Menge an Zeit verschwenden.
Viele Unternehmen wählen diese Vorgehensweise. Gerade Entscheider stehen vor der Herausforderung, Dinge schnell umsetzen zu müssen und deshalb einfach loszulegen. Wenn Sie jedoch im Vorfeld Ihre Anforderungen an die Software ermitteln, sind Sie viel besser darauf vorbereitet, wonach Sie überhaupt suchen sollen und wie Sie die Ihnen vorliegende Lösung bewerten können. Welche Prozesse gibt es in Ihrem Unternehmen? An welchen Stellen hapert es mit der Produktivität? Welche Anforderungen hat das Marketing an das CRM-System? Welche Schritte können in der Verwaltung mit der Bürosoftware gelöst werden? Sprechen Sie. Sprechen Sie im Idealfall mit allen relevanten Unternehmensbereichen, inwiefern Software eine Lösung für vorhandene Herausforderungen sein kann – und gehen Sie erst dann auf die Software-Unternehmen zu.
2. Kaufen Sie sich einen Aufsitzrasenmäher für 2m² Rasenfläche
Bürosoftware wird häufig völlig überdimensioniert eingekauft. Die Ursache ist schnell ausgemacht: Unternehmer werden schier geblendet von der Vielzahl an möglichen Funktionen. Machen Sie sich also nicht nur den Nutzen eines bestimmten Features bewusst, sondern auch welcher Arbeitsaufwand dahintersteckt.
Eine Newsletter-Funktion ist beispielsweise für nahezu jedes Unternehmen denkbar. Aber ist dafür Zeit? Wer hat die Kapazitäten, diesen Newsletter zu erstellen? Nur weil eine Software viel kann, heißt es noch lange nicht, dass dieser große Funktionsumfang Ihren Umsatzzielen dient. Fokussieren Sie sich. Wahrscheinlich gilt das Prinzip nach Pareto auch für Ihr Unternehmen: Ein kleiner Teil Ihres Arbeitsaufwandes führt zu einem großen Teil Ihres Umsatzes. Verschlanken Sie Ihre Prozesse und führen Sie nicht 34 neue ein, nur weil es möglich ist. Sparen Sie Geld, indem Sie in eine Lösung investieren, die Probleme beseitigt und keine weiteren erschafft.
3. Lassen Sie sich nicht von Ihrer Bürosoftware in Handschellen legen
Jede Branche hat Ihre eigenen Anforderungen an eine Warenwirtschaftssoftware. Innerhalb dieser Branchen existieren wiederum Unterschiede in der Handhabung von Prozessen. Machen Sie sich genau die vermeintlichen „Kleinigkeiten“ bewusst, die Sie persönlich von einer Software erwarten.
Wenn Sie Dienstleistungen an Privatpersonen anbieten, kann Ihre anvisierte Bürosoftware den Lohnanteil auch auf der Rechnung ausweisen? Wenn Sie Produkte mit Verfallsdatum herstellen, stellt Ihre Lösung eine Chargenverwaltung zur Verfügung? Falls Sie einen Webshop betreiben, brauchen Sie dann eine Schnittstelle zu Ihrer Lagerverwaltung?
Stellen Sie sich branchenspezifische Fragen, um den Erfolg einer Einführung von Bürosoftware sicherzustellen. Der Teufel steckt bekanntlich im Detail – so auch hier.
Gute Software ist das Cockpit für Ihr Büro, mit dem Sie Ihr Unternehmen steuern
Expertentipp: Reflektieren Sie vor der Recherche nicht genügend, werden Sie Geld verschwenden – entweder durch Zahlung eines zu hohen Kaufpreises oder durch Ressourcenverschwendung von Gütern und Personal im Tagesgeschäft. Wenn Sie es allerdings richtig angehen, kann eine Bürosoftware ein leistungsstarkes Tool zur Umsatzsteigerung sein, welches Ihnen wertvolle Zeit freischaufelt, um sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
