Arbeiten im Home-Office – Diese Punkte sollten Sie beachten

Von Zuhause aus arbeiten. Was vor einigen Jahren noch als exotische Ausnahme angesehen wurde, erfreut sich immer größerer Beliebtheit und gehört heute in vielen Unternehmen zur Normalität. Das verwundert kaum, denn die Vorteile der Arbeit im Home-Office sprechen für sich: Flexiblere Arbeitszeiten, kein langer Anfahrtsweg, kein Gedränge in öffentlichen Verkehrsmitteln, mehr Ruhe, eine höhere Produktivität – und nicht zuletzt eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Natürlich ist die Arbeit im Home-Office nicht für jeden Arbeitnehmer geeignet. An vielen Arbeitsplätzen, wie z. B. in der Produktion oder im Handel, ist eine Anwesenheit am regulären Arbeitsplatz unabdingbar. Doch gerade in Jobs, in denen ausschließlich am PC gearbeitet wird, bietet sich das Home-Office-Modell als echte Alternative zum täglichen Gang ins Büro an.

Deutschland, ein Volk der Pendler

Flexibel zu sein ist in der heutigen Arbeitswelt ein wichtiger Faktor. Das gilt auch in Bezug auf den Arbeitsplatz und hat weitreichende Folgen. Der Arbeitsweg der deutschen Arbeitnehmer wird immer länger, die Zahl der Pendler immer größer. Eine Auswertung des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung für das Jahr 2018 hat ergeben, dass 19,3 Millionen Menschen in Deutschland zum Arbeitsort pendeln. Der durchschnittliche Arbeitsweg beträgt dabei 17 Kilometer.

Die Bundesagentur für Arbeit definiert Pendler wie folgt: „Pendler sind in der Beschäftigungsstatistik alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten, deren Arbeitsort sich vom Wohnort unterscheidet. Ob und wie häufig gependelt wird, ist unerheblich.

Doch die Mobilität hat auch ihren Preis – für Mensch und Umwelt. Denn: Wer pendelt, steht in der Regel unter Stress. Ganz besonders dann, wenn die zurückzulegende Strecke länger ist, über verkehrsstarke Straßen führt und ein fester Beginn der Arbeitszeit vorgegeben ist, der keinen Spielraum in Bezug auf die Ankunftszeit zulässt. Dieser Stress kann auf Dauer krank machen. Auch die Kosten für den Weg zur Arbeit sind nicht zu unterschätzen – gerade für diejenigen, die die Strecke mit dem eigenen Auto zurücklegen. Denn auch bei der Einkommenssteuererklärung werden sie nur teilweise erstattet. Und auch die Umwelt leidet unter zu viel Pendelverkehr.

Home-Office – in vier von zehn Betrieben möglich

Mehr Flexibilität muss aber nicht zwangsläufig durch mehr Mobilität entstehen. Das haben auch die Unternehmen erkannt. Immer mehr Betriebe bieten ihren Mitarbeitern – sofern die Voraussetzungen gegeben sind – die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit komplett oder zumindest tageweise im Home-Office zu verbringen. Laut einer Bitkom-Umfrage ermöglichen derzeit vier von zehn Arbeitgebern Home-Office-Lösungen für ihre Mitarbeiter.

Das wirkt sich meist positiv aus. So hat etwa die Standford-Universität in einer Studie herausgefunden, dass durch die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten die Produktivität der Mitarbeiter steigt und Fehlzeiten gesenkt werden. Auch die Arbeitszufriedenheit ist bei der Arbeit von Zuhause aus in der Regel höher. Doch Vorsicht: Menschen, die dauerhaft im Home-Office arbeiten, beklagen unter anderem Isolation, Lustlosigkeit und auch Konzentrationsstörungen – weil es ihnen im heimischen Umfeld mitunter schwerer fällt, Job und Privates zu trennen, als wenn sie abends das Büro verlassen.

So gelingt die Arbeit im Home-Office

PC einpacken, nach Hause fahren und losarbeiten? Ganz so leicht ist es dann doch nicht, denn bestimmte Voraussetzungen und Gegebenheiten müssen erfüllt sein, damit das Arbeiten in der heimischen Umgebung problemlos gelingt. Zunächst einmal muss sich natürlich das persönliche Job-Tätigkeitsfeld dafür eignen, seine Arbeit vom Arbeitsort nach Hause zu verlegen. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn hauptsächlich vom PC aus gearbeitet wird und keine regelmäßigen Absprachen vor Ort erforderlich sind.

Für ein gelungenes Home-Office sind weiterhin nötig:

• Ein geeigneter Arbeitsplatz: Wer sich acht Stunden pro Tag mit dem Laptop auf dem Sofa aufhält, wird bald merken, dass Rücken, Nacken und Schultern schmerzen. Deshalb muss – wie im Büro auch – ein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden sein. Idealerweise sollte dieser über einen (höhenverstellbaren) Schreibtisch an einem hellen, ruhigen Ort und einen ergonomischen Bürostuhl, der langes Sitzen ermöglicht, verfügen. Alternativ können Sie sich aber auch an einem alternativen Ort, etwa dem Küchentisch, einen Arbeitsplatz einrichten. Mehr Infos hierzu finden Sie auch in unserem Artikel „Ergonomie am Arbeitsplatz – Schreibtischarbeit gesund gestalten“.

• Die passende Infrastruktur: Ein Internetanschluss plus angemessene Geschwindigkeit sind die Grundpfeiler für gelungene Heimarbeit. Damit Sie auch von Zuhause aus auf Geschäftsdaten zugreifen können, ist es außerdem mitunter notwendig, einen VPN-Zugang einzurichten oder auf eine Cloud-Lösung zurückzugreifen.

• Erreichbarkeit/Kommunikation: Damit Absprachen mit Kollegen funktionieren, Sie Kundenanfragen beantworten oder Bestellungen tätigen können, müssen Sie natürlich erreichbar sein, am besten auf verschiedenen Wegen – also per Telefon, E-Mail und idealerweise auch über einen Chat. Gerade für die Anbindung über Telefon gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Sie im Vorfeld unbedingt mit Ihrer Betriebs-IT abklären sollten. In der Firma kann man Kleinigkeiten schnell auch einmal zwischen „Tür und Angel“ absprechen. Diese Möglichkeit gibt es im Home-Office so natürlich nicht. Umso wichtiger ist eine gute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern – und auch der Chefetage.

• Das Einhalten der vereinbarten Arbeitszeiten: Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, doch Obacht: Home-Office bedeutet eben nicht, dass Sie sich die Zeit maßgeblich frei einteilen können. Auch hier gilt, die vereinbarten Arbeitszeiten einzuhalten. Unterbrechen Sie Ihre Arbeit also nicht wegen jeder (privaten) Kleinigkeit – das würden Sie im Büro schließlich auch nicht tun!

• Selbstdisziplin: Aufbauend auf dem vorherigen Punkt: Selbstdisziplin ist das A & O im Home-Office. Verbannen Sie also möglichst alle Ablenkungen. Nutzen Sie Ihre Arbeitszeit produktiv und bleiben Sie konzentriert! Trennen Sie Job und Privatleben – Hängen Sie z. B. nicht zwischendurch die Wäsche auf und lassen Sie Ihr Frühstücksgeschirr nicht auf Ihrem Schreibtisch stehen. Organisieren Sie sich, nutzen Sie Zeitmanagement-Tools und setzen Sie sich Tagesziele, die Sie erreichen möchten. Wer diese regelmäßig abhaken kann, kann anschließend auch zufrieden und mit einem ruhigen Gewissen den Feierabend genießen.
  
  

Rechtlicher Hintergrund: Natürlich gibt es auch bei Home-Office-Regelungen rechtliche Aspekte zu beachten. Grundsätzlich gelten im Home-Office die gleichen rechtlichen Anforderungen an den Arbeitsschutz wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Ebenso gelten die Vorgaben für die Arbeitssicherheit. Passiert während der Arbeitszeit ein Unfall, greift die Unfallversicherung.

Um im Home-Office arbeiten zu können, muss nicht pauschal der gesamte Arbeitsvertrag geändert werden. In der Regel reicht eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag aus.

Besondere gesetzliche Bestimmungen gelten jedoch in Sachen Datenschutz für die Arbeit mit sensiblen (Firmen-)Daten. Arbeiten Sie im Home-Office mit personenbezogenen Daten oder besonderen Arten personenbezogener Daten nach § 46 Absatz 14 BDSG oder Sozialdaten nach § 67 Abs. 1 SGB X, gelten diese als datenschutzrechtlich relevant und müssen deshalb besonders geschützt werden.

Deshalb sollten Sie darauf achten, dass …

• Sie in einem separaten, abschließbaren Arbeitszimmer arbeiten.
• dienstliche Unterlagen in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden.
• die beruflich genutzte und vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte IT-Ausrüstung nicht privat genutzt wird.
• die Festplatte der IT-Ausrüstung verschlüsselt wird. Gleiches gilt für externe Datenträger – und auch für das Übersenden von elektronischen Daten, wie z. B. für E-Mails.
• Sie ein Kennwort für das Betriebssystem nutzen.
• der PC auch bei kurzzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt wird. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie mit mehreren Personen unter einem Dach wohnen.
• Sie berufliche E-Mails nicht auf private, ungeschützte E-Mail-Postfächer weiterleiten.
• ein Konzept vorhanden ist, das besagt, wie Sie sich im Umgang mit sensiblen Daten verhalten müssen – und wie Sie diese z. B. auch zu entsorgen haben.
• Sie sich in Einzelfällen Kontrollen unterziehen müssen. In diesen Fällen müssen Sie Ihrem Arbeitgeber und/oder der Datenschutzbehörde eine Zugangsmöglichkeit geben.
  
  

Home-Office in Zeiten des Corona-Virus: Die Verbreitung des Corona-Virus COVID-19 sorgt auch in deutschen Unternehmen für reichlich Turbulenzen. So sind derzeit viele Büros leer, zahlreiche Arbeitnehmer sind in Absprache mit Ihren Arbeitgebern kurzfristig ins Home-Office gewechselt.

Doch: Ein generelles Recht auf Home-Office gibt es für Arbeitnehmer auch in solchen Ausnahmezeiten nicht. Die Angst vor Ansteckung allein berechtigt nicht dazu, seine Arbeit zuhause zu erledigen. Anders sieht es aus, wenn etwa ein Arbeitskollege derselben Abteilung nachweislich an Corona erkrankt ist. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer sein sogenannte Leistungsverweigerungsrecht geltend machen. Voraussetzung hierfür: Der Arbeitgeber trifft keine geeigneten Schutzmaßnahmen. Schließlich hat der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht für seine Mitarbeiter, zu der auch der Schutz vor gefährlichen Krankheiten zählt. Und dieser kann beispielsweise auch darin bestehen (wenn nicht anders möglich), kurzfristig die Arbeit im Home-Office erlauben zu müssen.

Vorteile nutzen

Natürlich kann nicht jeder Arbeitsplatz automatisch nach Hause verlegt werden und nicht jeder Mitarbeiter möchte eine solche Möglichkeit überhaupt in Anspruch nehmen. Doch für geeignete Tätigkeitsbereiche und Mitarbeiter, die diese Möglichkeit nutzen möchten, kann die Arbeit im Home-Office zu mehr Zufriedenheit und einer höheren Produktivität führen. Schöne Nebeneffekte, die sich darüber hinaus ergeben können: Es entlastet die Umwelt und spart Geld. Denn nicht nur der Arbeitnehmer spart Fahrtkosten, auch der Arbeitgeber kann Kosten sparen, etwa Strom, Verpflegung. Ein Home-Office-Modell für seine Mitarbeiter auszuarbeiten, kann sich also durchaus auszahlen!