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Perfekte Kollekte: Automatisiertes Belegmanagement mit orgaMAX Online

5. Nov. 2021
9 MIN

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Elektronische Rechnungen sind grundsätzlich eine feine Sache: Dem Versender sparen Sie eine Menge Arbeitszeit, Material- und Portokosten. Auf Empfänger-Seite sorgt die papierfreie Rechnungsstellung hingegen oft für Mehrarbeit. Das gilt vor allem für wiederkehrende Kleinbetrags-Rechnungen, wie zum Beispiel die von Telefonanbietern und Internet-Providern.

Die vielen verschiedenen Wege, auf denen Eingangsrechnungen eintreffen, machen es schwer ...

  • den Überblick über Verbindlichkeiten zu behalten,
  • offene Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen,
  • dabei Skonto und andere Rabattangebote auszuschöpfen und
  • die Buchführung laufend aktuell zu halten und / oder
  • dem Steuerberater mit aktuellen Zahlen und Unterlagen zu versorgen.

 

Wege durchs Rechnungs-Labyrinth

Zwar hat sich das PDF-Format inzwischen als Quasi-Standard durchgesetzt: Vielfach müssen die Abrechnungsunterlagen aber erst umständlich aus dem Kundenbereich des ausstellenden Lieferanten oder Dienstleisters heruntergeladen werden – das heißt:

  • Login-Seite aufrufen,
  • Zugangsdaten suchen,
  • Benutzername, E-Mailadresse und Passwort eintragen,
  • in den Rechnungsbereich wechseln,
  • aktuelle Rechnung suchen,
  • auf der lokalen Festplatte oder in einem Cloud-Speicher ablegen und
  • in die eigene Bürosoftware importieren.

Dort geht die eigentliche Arbeit dann ja erst los: Sie müssen den Beleg prüfen, die passende Lastschrift zuordnen oder eine Überweisung ausstellen, den Vorgang kontieren, speichern und später archivieren. Unverhältnismäßig viel Aufwand – vor allem dann, wenn es um Kleinbeträge geht!

Dass es auch sehr viel einfacher geht, zeigt die unschlagbar schnelle und komfortable Kooperation von orgaMAX Online mit GetMyInvoices.

Schluss mit dem Beleg-Chaos: Die perfekte Rechnungs-Kollekte

Das Prinzip ist denkbar einfach: GetMyInvoices sammelt im Hintergrund Eingangsrechnungen, Vertragsdokumente und andere PDF-Unterlagen bei Ihren Lieferanten und Dienstleistern ein und leitet sie automatisch an orgaMAX Online weiter.

Bitte beachten Sie: Die smarte Rechnungssammlung funktioniert mit mehr als 10.000 Portalen, E-Mail- und Kundenkonten. Neben konventionellen PDF-Rechnungen werden dort auch die Inhalte strukturierter ZUGFeRD und XRechnungen erkannt und verarbeitet.


Höchste Sicherheitsstandards am Serverstandort Deutschland sorgen dafür, dass Ihre Zugangsdaten nicht in die Hände von Unbefugten gelangen. Die so genannte „Zero-Knowledge-Lösung“ wurde für Ihre Sicherheit entwickelt.

 

orgaMAX Online goes GetMyInvoices:
Rechnungen einsammeln ...

Dazu ...

  • verknüpfen Sie orgaMAX Online einmalig über eine Schnittstelle mit GetMyInvoices,
  • hinterlegen in einem Dashboard die Zugangsdaten ausgewählter Lieferanten und Dienstleister,
  • lassen den Dokumenten-Sammeldienst automatisch alle eingehenden Eingangsrechnungen und sonstigen Unterlagen abholen und
  • bekommen neue Belege durch eine automatische Synchronisation direkt in den orgaMAX Online-Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ übertragen.

Bei Bedarf erhalten Sie über neu eintreffende Rechnungen zudem eine separate E-Mail-Benachrichtigung.

 

... analysieren, zahlen und zuordnen!

In orgaMAX Online läuft alles Weitere wie gewohnt ab: Sie ordnen Ihre Eingangsrechnungen ganz bequem den passenden Steuerkategorien zu und sorgen in einem Aufwasch per Mausklick für die Bezahlung. Der intelligente orgaMAX Online-Buchungsassistent ...

  • analysiert den Inhalt von Eingangsrechnungen (und sogar von Kassenbons!),
  • erkennt wiederkehrende Vorgänge und macht passsende Buchungsvorschläge,
  • übernimmt die wichtigsten Rechnungsinformationen automatisch in die Eingabefelder,
  • ordnet bereits bezahlte Belege den dazugehörigen Lastschriften und anderen Zahlungsvorgängen zu und
  • sorgt zudem für die korrekte steuerliche Verbuchung.

beleg-analyse

 

Unterm Strich ist das Abholen, Prüfen, Bezahlen, Zuordnen und Kontieren einer Eingangsrechnung oft im Handumdrehen erledigt.

Kling zu schön, um wahr zu sein? Funktioniert aber. Und so starten Sie die pfiffige Dokumenten-Kollekte:

 

1. orgaMAX Online mit GetMyInvoices verknüpfen

Um die Verbindung herzustellen ...

  • loggen Sie sich in Ihren orgaMAX Online-Account ein,
  • wechseln in den Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ und
  • klicken am oberen Seitenrand im Bereich „Meine Belege automatisieren“ auf den Button „Jetzt testen“:

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Im folgenden Fenster starten Sie per Mausklick auf „Jetzt kostenlos testen“ die 14-tägige Testphase:

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Daraufhin bekommen Sie die Bestätigung, dass das orgaMAX-Modul „Belege“ freigeschaltet und erfolgreich eingebunden ist:

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Bitte beachten Sie:

  • Das orgaMAX-Modul „Belege“ enthält sowohl den kompletten Leistungsumfang von GetMyInvoices als auch die API-Schnittstelle zu orgaMAX Online!
  • Der Test ist kostenlos und risikofrei. Sie können den Beleg-Sammeldienst unverbindlich ausprobieren. Nach 14 Tagen endet der Testzugang automatisch – eine Kündigung ist nicht erforderlich!
  • Falls Sie den Rechnungs-Sammeldienst und die optimierte Belegverwaltung nach der Testphase dauerhaft nutzen möchten, können Sie je nach Anzahl genutzter Portale und Beleg-Aufkommen zwischen drei „Beleg-Paketen“ wählen:

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Zurück zum Testlauf: Per Mausklick auf „Weiter“ wechseln Sie zum GetMyInvoices-Dashboard:

 

2. Portale und Kundenkonten mit GetMyInvoices verknüpfen

Im Bereich „Firmen & Portale“ verbinden Sie GetMyInvoices mit den Online-Portalen, E-Mail- und Kundenkonten, bei denen Sie Ihre Eingangsrechnungen und andere Dokumente einsammeln lassen möchten. Dazu ...

  • klicken Sie auf den Button „Firma/Portal hinzufügen“,
  • wählen die Option „Online Portal“, um den automatisierten Rechnungsdownload zu aktivieren und
  • klicken anschließend auf „Weiter“:

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Im folgenden Fenster wählen Sie über das (1) Suchfeld oder die Vorauswahl (2) „Beliebte Portale“ das Kundenkonto Ihres Dienstleisters aus:

portal-verbinden2a

 

Falls Sie wider Erwarten nicht gleich fündig werden, können Sie sich über (3) „Alle Portale“ eine Gesamtliste sämtlicher Lieferanten und Dienstleister anzeigen lassen – von „A“ wie Amazon bis „Z“ wie Zalando:

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Nachdem Sie den gewünschten Provider ausgewählt haben, tragen Sie die erforderlichen Zugangsdaten ein. Bei der Telekom sind das zum Beispiel Benutzername und Passwort. Per Mausklick auf „Speichern“ schließen Sie die Verbindung des ersten Portals mit GetMyInvoices ab:

portal-verbinden3

 

Die erstmalige Verbindungsaufnahme zwischen Dokumenten-Sammeldienst und einem Portal dauert ein paar Minuten. Die Details können Sie sich jederzeit im Arbeitsbereich „Firmen & Portale“ anschauen:

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Bitte beachten Sie:

  • Sobald die Verbindung hergestellt wird, erscheint unterhalb des betreffenden Dienstes ein (4) grüner Punkt (= „Verbunden“).
  • In der Zwischenzeit können Sie per Mausklick auf das (5) Plus-Symbol bereits die Zugangsdaten weiterer Lieferanten und Dienstleister eintragen.
  • Auch das Herunterladen verfügbarer Rechnungen und anderer PDF-Unterlagen kann bei der ersten Kontaktaufnahme ein paar Minuten dauern.


3. Dokumenten-Übersicht im GetMyInvoices-Dashboard

Sobald die Aktualisierung abgeschlossen ist, finden Sie die neuen Rechnungen im Arbeitsbereich (6) „Dokumente“ wieder.

Damit Sie bei wachsender Zahl von Unterlagen den Überblick behalten und bei Bedarf schnell auf einzelne Belege zugreifen können, stehen Ihnen hier zahlreiche (7) Such-, Sortier- und Filterfunktionen zur Verfügung:

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Viel wichtiger: Eine automatische Synchronisation über die sichere API-Schnittstelle sorgt zugleich dafür, dass die neuen Eingangsrechnungen postwendend in der orgaMAX Online-Dokumentenablage gespeichert werden.

Nach Übertragung der Telefonrechnungen sieht der orgaMAX Online-Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ zum Beispiel so aus:

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4. Eingangsrechnungen buchen, bezahlen und zuordnen

In orgaMAX Online können Sie neu eingetroffene Eingangsrechnungen nun wie gewohnt weiterverarbeiten:

  • Noch (8) offene Bezahlungen veranlassen Sie im Bereich „Finanzen > Ausgaben“.
  • Dort können Sie auch bereits vorhandene Zahlungsvorgänge (z. B. Lastschriften) (9) „Zuordnen“ und / oder die passenden (10) Steuer-Kategorien festlegen.
  • Mit (11) „Speichern“ schließen Sie die Belegzuordnung ab, mit (12) „Speichern und neu“ machen Sie gleich mit dem nächsten Ausgabenbeleg weiter:

 

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Praxistipp: Im Bereich „Finanzen > Bank / Kasse“ lassen sich neue Belege ebenfalls bereits vorhandenen Zahlungsvorgängen (z. B. Lastschriften) zuordnen und steuerlich verbuchen.

 

Klassischer & mobiler Beleg-Upload in orgaMAX Online

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Um Missverständnissen vorzubeugen: Die GetMyInvoices-Schnittstelle stellt „nur“ eine Ergänzung der vorhandenen orgaMAX Online-Dokumentenverwaltung dar:

  • Auf anderen Wegen eintreffende elektronische Eingangsrechnungen, Quittungen und sonstige Zahlungsnachweise nehmen Sie wie bisher schon per Drag&Drop in den Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ auf.
  • Mithilfe der Scan-Funktion Ihrer orgaMAX Online-App können Sie außerdem Papierbelege im Handumdrehen in die Dokumentenablage übernehmen:

 

 

 

 

 

 

 

 

Einkauf & Belege: Weiterführende Informationen

Weitere Informationen zum smarten Beleg-Sammeldienst finden Sie auf der orgaMAX Online-Website „Einkauf & Belege“.

Falls Sie mit dem intelligenten Buchungsassistenten von orgaMAX Online noch nicht vertraut sind, gibt es in unserer FAQ-Sammlung leicht verständliche und gut nachvollziehbare Video-Tutorials.

 

 

 

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Fragen oder Anregungen?

Melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder unter
+49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

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