Unternehmer-News-Blog

Checkliste Eingangsrechnungen: Wie Sie fehlerhafte Rechnungen erkennen und für Abhilfe sorgen

11. Mai. 2022
9 MIN

202205_Checkliste

Mit einer professionellen Bürosoftware stellen Sie im Handumdrehen Finanzamts- und GoBD-konforme Rechnungen aus. Falls Sie Ihre Ausgangsrechnungen noch nicht mit orgaMAX schreiben, lohnt sich ein Blick auf den Grundlagenbeitrag „Warum Sie nicht auf Excel & Co. setzen sollten“.

So weit, so einfach nur: Wie sieht es mit eingehenden Rechnungen Ihrer Lieferanten und Dienstleister aus? Als Unternehmen haben Sie laut § 14 Abs. 2 UStG „innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung“ Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung.

Erfahrungsgemäß ist jedoch ein beträchtlicher Teil der Eingangsrechnungen unvollständig oder sogar fehlerhaft. Fast 20 Jahre nach der drastischen Verschärfung der Umsatzsteuer-Vorschriften für Rechnungsdokumente tun sich immer noch viele Selbstständige und Unternehmer schwer, korrekte Rechnungen auszustellen.

 

Rechnungskontrolle in eigener Sache

Dass Sie Anzahl und Preise der gelieferten Waren und erbrachten Leistungen in Ihrem eigenen Interesse kontrollieren, versteht sich ohnehin von selbst:

  • Stimmen die Preise der einzelnen Positionen?
  • Wurden eventuell zugesagte Rabatte und Boni berücksichtigt?
  • Stimmen die vereinbarten Liefer-, Leistungs- und Zahlungskonditionen?

 

Doch wie sieht es mit den gesetzlichen Pflichtbestandteilen aus? Besonders oft fehlen ...

  • Steuer- oder Rechnungsnummer des Ausstellers,
  • korrekte und vollständige Firmen-, Namens- und Adressangaben oder auch
  • die Angabe von Leistungsdatum, Steuersätzen und -beträgen.
Lektüretipp: Was bei der Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit von Rechnungen ganz allgemein zu beachten ist, erfahren Sie im orgaMAX-Grundlagenbeitrag „So geht´s: Korrekte Bearbeitung von Eingangsrechnungen“. Eine große Erleichterung bei der Überwachung und Kontrolle eingehender Rechnungen bietet dabei der orgaMAX-Arbeitsbereich „Finanzen > Eingangsrechnungen“.

 

 

Rechnungsfehler und die Folgen

Wenn Pflichtangaben ganz oder teilweise fehlen, ist zumindest Ihr Vorsteuerabzug in Gefahr: Die Umsatzsteuer-Zahllast steigt dadurch entsprechend. Mehr noch: Unter Umständen kann sogar der Betriebsausgaben-Abzug gestrichen werden. Dadurch erhöht sich dann der steuerpflichtige Gewinn und damit die Einkommensteuer-Last!

Weil solche Mängel meistens erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung auffallen, ticken in vielen Betrieben finanzielle Zeitbomben. Zumal nachträgliche Rechnungskorrekturen dann oftmals nicht mehr möglich sind.

Die Folgen: Bei Fahrzeugen, Maschinen, Anlagen und anderen teuren Anschaffungen beträgt allein der Vorsteueranteil fehlerhafter Eingangsrechnungen schnell mehrere Tausend Euro. Auch Mängel bei regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen können zu spürbaren Steuernachzahlungen führen.

Sie sehen: Die rechtlichen und finanziellen Fehlerfolgen badet grundsätzlich der Rechnungsempfänger aus. Rechnungsaussteller ziehen sich zunächst „nur“ den Unmut ihrer Auftraggeber auf sich...

 

Checklisten der Rechnungs-Pflichtbestandteile

Ganz gleich, ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung: Die Liste der Pflichtangaben findet sich in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz.

Einige Rechnungs-Elemente werden von Finanzamtsprüfern ganz besonders oft moniert. Bei der Kontrolle von Eingangsrechnungen sollten Sie sich daher vor allem fragen:

  • Stimmen Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers?
  • Stimmen Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers?
  • Sind die Steuernummer und / oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers enthalten?
  • Bei ausländischen Kunden: Haben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer überprüft?
  • Ist das Ausstellungsdatum der Rechnung angegeben?
  • Gibt es eine fortlaufende Rechnungsnummer?
  • Sind „handelsübliche“ Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der Dienstleistung(en) vorhanden?
  • Ist das richtige Liefer- oder Leistungsdatum angegeben?
  • Sind die Rechnungsbeträge nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt
    (zurzeit 0 %, 7 % oder 19 %)?
  • Sind die enthaltenen Umsatzsteuerbeträge ausgewiesen?
  • Gibt es Angaben über im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto)?
  • Sind Gründe für mögliche Umsatzsteuer-Befreiungen genannt?

 

Bitte beachten Sie: Welche Überschrift eine Abrechnung trägt, spielt normalerweise keine Rolle. Denn als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Einzige Ausnahme: Falls der Auftraggeber mit Einverständnis des Auftragnehmers die Abrechnung eigenhändig vornimmt, muss die Rechnung die Bezeichnung „Gutschrift“ tragen! Ausführlichere Informationen zum Rollentausch beim Rechnungsschreiben finden Sie im orgaMAX-Blogbeitrag über die „Vielzweckwaffe Gutschrift“.

 

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Bei „Kleinbetragsrechnungen“ bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (brutto) genügen gemäß § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Rechnungsangaben:

  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
  • das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie
  • der Steuersatz des enthaltenen Umsatzsteueranteils oder
  • der Grund für eine eventuelle Steuerbefreiung.

 

Rechnungsprüfung für Einsteiger: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!

Die Prüfung eingehender Rechnungsdokumente kann orgaMAX Ihnen leider nicht abnehmen: Deshalb sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter am besten jede Eingangsrechnung gründlich unter die Lupe nehmen. Bei der Überprüfung der einzelnen Pflichtbestandteile helfen Ihnen bei Bedarf unsere praktischen Checklisten:

Checkliste

 

Laden Sie sich hier unsere kostenlose Kopiervorlage herunter.

 

Vor allem bei höheren Beträgen und regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen sollten Sie außerdem prüfen, ob auch sämtliche Zwischenrechnungen und die Gesamtsumme stimmen.

Wichtig: Lassen Sie sich bei der Rechnungsprüfung bloß nicht von professioneller Optik täuschen: Nicht jede Rechnung ist inhaltlich und rechnerisch korrekt. Und nicht bei jeder (scheinbar) maschinell erstellten Rechnung werden die Grundrechenarten einwandfrei angewendet.

 

Was tun bei Fehlern?

Als Unternehmer haben Sie laut § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG einen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung: Sofern ein Unternehmen „einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen […] ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.“

Bitte beachten Sie: Mit „Rechnung“ ist ein Abrechnungsdokument gemeint, das alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält und inhaltlich richtig ist.

 

Fehlerhafte Rechnungen an Geschäftskunden müssen auf Anforderung des Adressaten nachträglich korrigiert werden. Mehr noch: Als Empfänger sind Sie sogar verpflichtet, die Korrektur zu verlangen!

 

Geht doch: Verbindliches Beispiel-Anschreiben

Eine freundliche Bitte um ein finanzamtskonformes Rechnungsdokument liest sich zum Beispiel so:

Guten Tag, Frau / Herr...

vielen Dank für Ihre Rechnung Nr. 2022-12345. Bei der obligatorischen Rechnungsprüfung ist uns aufgefallen, dass leider nicht alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind.

 

Folgende Angaben fehlen oder sind unvollständig:

  •  
  •  
  • ...

 

Bitte schicken Sie uns eine korrigierte Rechnung. Bereits jetzt vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung!

 

Beste Grüße aus Musterstadt

Martha Mustermann

 

Wichtig: Die Bezahlung von Rechnungen ist nicht vom Vorliegen einer korrekten Rechnung abhängig:

  • Mit dem Ausstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung dürfen Lieferanten und Dienstleister sich bis zu sechs Monate (!) lang Zeit lassen.
  • Eine laufende Rechnungskorrektur befreit Sie daher rein rechtlich nicht von der Pflicht, einen vor Ablauf der sechs Monate geschuldeten Rechnungsbetrag wie vertraglich vereinbart zu bezahlen!
  • Als Verzugs-Voraussetzung gilt der „Zugang einer Rechnung“ nur in Bezug auf die in § 286 BGB geregelte Verzugs-Automatik. Ausführlichere Informationen zum Thema Verzugseintritt und dessen Folgen bietet der orgaMAX-Blogbeitrag Forderungsmanagement: Was Sie über Mahnschreiben wissen sollten“.

Da sich keineswegs alle Geschäftsleute mit dem Zusammenhang von Rechnungspflicht und Verzugseintritt auskennen, können Sie mit der Bezahlung trotzdem warten, bis Sie eine Rechnung in den Händen halten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit des Entgegenkommens. Da der Aussteller möglichst bald sein Geld bekommen möchte, erhalten Sie meist problemlos eine korrigierte Rechnung.

 

Form der Rechnungskorrektur

Auf welche Weise eine Rechnung korrigiert werden kann, ist nicht festgelegt. Es genügt durchaus ein Zusatzschreiben, in dem fehlende Angaben nachgereicht werden. Grundsätzlich ist das unbedenklich: Denn gemäß § 31 UStDV darf eine Rechnung „aus mehreren Dokumenten bestehen“.

Allerdings müssen in einem dieser Dokumente sämtliche dazugehörigen Abrechnungsunterlagen genannt sein. Aus der Zusammenfassung muss zudem das endgültige „Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst“ hervorgehen.

Um Missverständnisse vorzubeugen, bestehen Sie vor allem bei höheren Rechnungsbeträgen am besten auf einer komplett neuen Rechnung sowie einer Gutschrift für die ursprüngliche Rechnung.

Lektüretipp: Sie selbst haben versehentlich eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt? Im Blogbeitrag „Vielzweckwaffe Gutschrift: Worauf muss ich achten?“ erfahren Sie, wie Sie mit orgaMAX bei Bedarf im Handumdrehen Korrekturrechnungen und Gutschriften erstellen.

 

Bitte beachten Sie: Ob eine Eingangsrechnung vorschriftsmäßig ist oder nicht, erfahren Sie im Zweifelsfall bei Ihrem Steuerberater. Sie können sich aber auch direkt ans Finanzamt wenden. Mit Ihrem Steuerberater besprechen Sie auch den zu Ihrem Betrieb passenden Umgang mit offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.

 

Lektüretipps

Weiterführende Informationen zu Rechts- und Steuerthemen finden Sie im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv:

unknown-1594719540955-1

Fragen oder Anregungen?

Melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder unter
+49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

Top-Themen | Unternehmer-News

Blog-Abo per E-Mail

  • Aktuelle Artikel und Tipps
  • Regelmäßige Infos
  • Kostenlos und jederzeit kündbar

Mehr aus unseren orgaMAX Blogs:

Unternehmer-News  Effizienter arbeiten, Umsätze steigern und Ihr Unternehmen in die Erfolgsspur  führen.
orgaMAX Tipps  Wertvolle Tipps, Tricks und Termine für den Büroalltag mit orgaMAX.

Top-Themen | orgaMAX ERP Tipps