Warum ist am Ende des Tages eigentlich noch so viel Arbeit übrig? Sicherlich haben Sie sich diese Frage auch schon mehr als einmal gestellt. Und damit sind Sie nicht allein. Viel zu oft bleiben im Büro-Alltag wichtige Aufgaben liegen – und das, obwohl man alles andere als untätig war.
Doch wie kommt es eigentlich dazu? Warum türmt sich die Arbeit mitunter sogar trotz Überstunden meterhoch auf? Wieso geht das Konzept „mehr arbeiten = höhere Produktivität“ nicht auf?
Schuld daran sind kleine und gemeine Zeitfresser. Sie lauern in so gut wie jedem Büro und warten nur darauf, Sie mit schöner Regelmäßigkeit von ihren eigentlichen Aufgaben abzuhalten. Die gute Nachricht ist: Sie sind den Zeitfressern nicht hilflos ausgeliefert. Zwar lassen sie sich meist nicht gänzlich ausschalten, aber es ist zumindest möglich, sie in Schach zu halten!
Zunächst einmal müssen Sie ausfindig machen, wo Ihnen die meiste Zeit unnötig verloren geht. Ein Thema, das ganze Bücher füllen könnte – und Stoff für unzählige Studien liefert. Zahlreiche Studien der vergangenen Jahre zeigen dabei deutlich, dass sich die Kernproblematiken in den meisten Unternehmen gleichen. So gaben etwa insgesamt 37 % der Befragten der Future Workforce Study des IT-Dienstleisters Dell im Jahre 2016 an, langsame und fehlerhafte Geräte sowie Software seien in Ihrem Unternehmen die größten Zeitfresser. Doch nicht die mangelhafte IT allein raubt Zeit und Nerven. Auch Verwaltungsaufgaben und ineffiziente Arbeitsweise werden – durchaus auch selbstkritisch – als Punkte aufgeführt.
Schauen wir uns einmal die fünf größten Zeitfresser genauer an:
1. Langsame und fehlerhafte Geräte oder Software
Während Sie Ihren Rechner hochfahren, können Sie sich nicht nur einen Kaffee kochen, sondern auch noch einen Blick in die Zeitung werfen? Das Gerät hat sich endlich warmgelaufen, aber beim Aufrufen der wichtigen Software kommt direkt eine Fehlermeldung. Der Browser zickt auch mal wieder rum und der Drucker meldet schon wieder einen Papierstau? Dann läuft bei Ihnen etwas gehörig falsch!
Denn, auch wenn es sich offensichtlich nur um Kleinigkeiten handelt: Rechnen Sie die Zeit, die Ihnen verloren geht, weil die Technik nicht in die Gänge kommt, einmal hoch und Sie werden sich wundern, wie lange Sie im Jahr mit Warten verbringen! Auch wenn es natürlich utopisch ist, von heute auf morgen seine komplette Hard- und Software umzurüsten: Gehen Sie schrittweise vor. Machen Sie es sich zum Ziel, Ihre Hard- und Software nach und nach auf den neuesten Stand zu bringen, um die Wartezeit in Zukunft deutlich zu verkürzen.
2. Verwaltungsaufgaben
Wissen Sie ganz genau, wo Sie welches Dokument abgeheftet oder abgespeichert haben? Nein? Dann sind Sie sicherlich oft und lange damit beschäftigt, nach diesen zu suchen. Eine Schnitzeljagd, die Sie nun wirklich nicht gebrauchen können – schließlich raubt sie wertvolle Zeit. Zudem flattern Ihnen ständig neue Formulare auf den Schreibtisch, die Sie unbedingt jetzt gleich händisch ausfüllen, einscannen und abspeichern müssen? Auch hier besteht Optimierungsbedarf! Überdenken und überarbeiten Sie also Ihre Verwaltungsstrukturen. Hinterfragen Sie dabei auch alteingesessene Strukturen. Das kostet Sie Zeit? Na sicher! Aber Sie werden sehen: Dieses Investment lohnt sich nachhaltig!
3. E-Mail-Flut
Ein leises „Ping“, vielleicht sogar in Verbindung mit einem aufploppenden Fenster, verrät: Sie haben eine neue E-Mail. Grund genug, doch direkt mal nachzuschauen, wer Ihnen da geschrieben hat. Geht ja auch ganz schnell und Sie können sich ja auch im Anschluss direkt wieder Ihrer eigentlichen Aufgabe widmen … Das mag bei einer E-Mail am Tag noch funktionieren, doch werden die meisten doch mit einer wahren E-Mail-Flut überschwemmt. Und wenn Sie die alle direkt checken, kommen Sie nie voran.
Dämmen Sie also die E-Mail-Flut ein! Es ist überhaupt nicht nötig, jede E-Mail direkt zu lesen und zu beantworten. Schon gar nicht, wenn Sie dafür Ihren aktuellen Arbeitsfluss unterbrechen müssen. Blockieren Sie die Benachrichtigungen für eingehende Mails und reservieren Sie sich feste Zeiträume zum Abrufen sowie Bearbeiten Ihrer elektronischen Post.
4. Multitasking
Ein Ohr haben Sie am Telefonhörer, parallel dazu tippen Sie ein Konzept für den nächsten Auftrag in Ihren PC, mit dem Kopf sind Sie aber bereits bei Ihrem anstehenden Termin mit einem wichtigen Kunden? Multitasking, sagen Sie! Viel zu viel auf einmal, sagen die Studien! Schon längst haben Psychologen nachgewiesen, dass die Multitasking-Fähigkeit ein Mythos, das menschliche Gehirn eben nicht in der Lage ist, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Und so führt das parallele Befassen mit verschiedenen Thematiken nicht zu einer Zeitersparnis, sondern, ganz im Gegenteil, dazu, dass Sie für die einzelnen Aufgaben noch viel mehr Zeit benötigen.
Konzentrieren Sie sich deshalb auf das Wesentliche! Sie sparen Zeit, wenn Sie sich auf ein Projekt fokussieren. Versuchen Sie nicht, mehrere wichtige Projekte zeitgleich zu bearbeiten. Darunter leidet nicht nur Ihre Zeit, sondern auch die Qualität Ihrer Arbeit!
5. Meetings
Meetings sind toll, schließlich kann man sich dabei im Team bestens austauschen und gemeinsam neue Ideen oder Lösungsansätze für Probleme entwickeln. So die Theorie. In der Praxis sind die meisten Meetings leider nicht nur unproduktiv, sondern auch wahre Zeitfresser. Auch hier zeichnen Studien ein erschreckendes Bild. So untersuchte die Beratungsfirma Bain & Company mit ihrer Studie „Managing your scarest Resource“ etwa das Zeitmanagement von 17 Konzernen und stellte fest, dass die gesamte Belegschaft der untersuchten Firmen rund 15 % ihrer Arbeitszeit jährlich in Besprechungen verbringt. Vor- und Nachbereitung nicht mitgerechnet. Ein Problem, das Unternehmen aller Größen betrifft, denn leider sind die wenigstens Meetings wirklich sinnvoll und zielführend. Und das gilt schon längst nicht mehr nur für große Konzerne, sondern auch für kleine Betriebe!
Denn auch für Meetings gilt: Qualität vor Quantität! Hinterfragen Sie die Sinnhaftigkeit von angesetzten Meetings. Halten Sie den Kreis der Teilnehmer klein und fordern Sie eine im Vorfeld festgelegte Agenda, um die Besprechungen möglichst effektiv zu gestalten.
Expertentipp: Statistiken und Studien zeigen, dass es sich bewährt hat, Smartphones und Tablets aus Besprechungsräumen zu verbannen. Wer sich auf das Wesentliche konzentriert, kommt einfach schneller zum Ziel!
Problem erkannt – Problem gebannt?!
Zeit ist Geld. Das gilt sowohl für kleine, wie auch große Unternehmen. Deshalb liegt es im Interesse jeder Firma, unliebsame Zeitfresser über kurz oder lang gezielt auszuhungern – und dem Unternehmen so neuen Schwung zu geben.
Auch wenn Sie nicht alle Zeitfresser auf einmal ausräumen können, sollten Sie es sich zum Ziel setzen, Ihr Zeitmanagement nachhaltig zu verbessern. Dann können Chaos im Unternehmen, Arbeit, die liegenbleibt und Mitarbeiter, die nicht wissen wo Ihnen der Kopf steht, schon in naher Zukunft gänzlich der Vergangenheit angehören. Zumindest dann, wenn es Ihnen gelingt, Zeitfresser künftig an die kurze Kette zu legen und so neuen Schwung in Ihr Büro zu bringen! Denn: Verlangsamte Arbeitsprozesse und ein schlechtes Zeitmanagement bringen Sie nicht weiter voran. Deshalb sollten Sie Ihre Priorität darauf legen, künftig strukturiert und effizient zu arbeiten. Ihr Unternehmen wird es Ihnen danken!
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