Dokumentenmanagement ganz einfach: So werden Sie zum Meister der Ablage!

Egal ob Unternehmer oder Angestellter – jeder kennt den Berg an Dokumenten, Belegen und Rechnungen, der tagtäglich bewältigt werden muss. Vorbei sind die Zeiten, in denen nur Aufträge und die dazu entsprechenden Rechnungen in den guten alten Leitz-Ordner abgeheftet werden mussten. Heutzutage werden die meisten Dokumente digitalisiert und in entsprechende digitale Ordner einsortiert. Immer mehr Daten werden gesammelt, immer mehr Protokolle angelegt, Einverständniserklärungen eingeholt und Belege gehortet. In Zeiten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten wird dieser Datenberg von Tag zu Tag größer und größer.

Herausforderung Dokumente und Ordnung

Da ist die Herausforderung riesig, den Überblick zu bewahren und aus diesem Berg immer wieder das richtige Dokument herauszufischen und für die aktuelle Kundenanfrage in kürzester Zeit die passende Antwort parat zu haben. Denn welcher Kunde will schon gern warten? Wer sich da nicht sofort zurechtfindet, muss häufig die Kollegen fragen: „Wo sind die letzten Gesprächsnotizen des Quartalsmeetings mit Firma Schneider?“ oder „Hat jemand den Bewirtungsbeleg vom Geschäftsessen mit Firma Krause gesehen? Im Ordner ‚Geschäftsessen‘ ist er nicht!“

In vielen Fällen müssen Dokumente an mehreren Orten gleichzeitig abgespeichert werden. Dann z. B., wenn ein bestimmtes Protokoll gleich für mehrere Kunden oder Vorgänge relevant ist. Aber was, wenn dieses Dokument noch einmal angepasst oder verändert oder ausgetauscht werden muss? Dann muss man dies gleich an mehreren Orten tun und hoffen, auch wirklich alle Ablageorte beachtet zu haben.

Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter überfordert. Die Folge: Frustration. Zudem gestaltet sich die Suche nach den richtigen Dokumenten oft als sehr zeitintensiv und frisst darüber hinaus Personalbudget, das jeder Unternehmer gerne in andere Ressourcen stecken würde.

Funktionen eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems

Mit einer Software, die Ihre Dokumente managt und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtert, ist beiden Seiten geholfen. Doch was leistet ein Dokumentenmanagement-System (oder engl.: electronic document management [EDM] oder document management system [DMS]) genau?

Dass Dokumente in einem Dokumentenmanagement-System zentral erstellt, bearbeitet, gespeichert und ausgegeben werden, versteht sich von selbst. Doch gibt es weitere wichtige Funktionen, die ein professionelles System erfüllen muss, um die Ansprüche ihrer Nutzer zu erfüllen:

• Realisierung eines gleichzeitigen Zugriffs mehrerer Benutzer auf ein Dokument
• Verwaltung und Prüfung von Zugriffsberechtigungen der verschiedenen Benutzer auf bestimmte Dokumente
• Automatische Verteilung von Dokumenten
• Mehrdimensionale Klassifizierung, d. h. ein Dokument kann mehreren Dossiers zugeordnet werden
  
  

Nutzen eines Dokumentenmanagement-Systems am Beispiel der Bürosoftware orgaMAX

Die Bürosoftware orgaMAX bietet mit dem Zusatzmodul Dokumente PRO eine intelligente Dokumentenverwaltung an. Mit wenigen Klicks und auf intuitive Art und Weise werden die Grundlagen einer optimalen Büroorganisation gesetzt:

• Einfache Verknüpfung: Ihre Dokumente müssen nur einmal importieren werden und sind anschließend alle perfekt miteinander verknüpft. Wird z. B. eine Auftragsbestätigung in den Detailbereich des Auftrags hineingezogen, wird der entsprechende Verweis durch das Programm automatisch gesetzt. Dadurch wird die Auftragsbestätigung mit dem Auftrag verknüpft, aber auch die Auftragsbestätigung mit dem Kunden verknüpft (weil wiederum der Auftrag mit dem Kunden verknüpft ist). Die Auftragsbestätigung lässt sich im Detailbereich sowohl des Kunden, als auch des Auftrags wiederfinden. Sollten weitere Verweise nötig sein, lassen sich diese zusätzlich manuell setzen.
• Einfache Bedienung: Sie können den Import entweder über die zentrale Dokumentenablage im Menü vornehmen oder die Dokumente ganz einfach per Drag & Drop in orgaMAX ablegen. In beiden Fällen werden die Verknüpfungen automatisch gesetzt. Mittels Drag & Drop können sogar gleich mehrere Dokumente mit einem Kunden/Auftrag verknüpft werden.
• Einfach platzsparend: Das Zusatzmodul Dokumente PRO hat den Vorteil, dass ein einziges Dokument nur einmal abgelegt werden muss. Durch die Verknüpfungen ist es jedoch in verschiedenen Bereichen abrufbar. So sparen Sie Speicherplatz.
• Einfach effizient: Sollte einmal ein Dokument geändert werden müssen, können Sie die Änderung zentral vornehmen und brauchen das Dokument anschließend nur einmal austauschen. Bisher mussten Sie das Dokument an jedem Ablageort ersetzten, durch die Verknüpfung entfällt die Mehrarbeit und Sie können sicher sein, dass Ihr Dokument auch wirklich in allen Bereichen aktualisiert abgelegt wurde.
• Einfache Suche: Im Office-Bereich haben Sie einen Überblick über alle Dokumente. Falls Sie einmal nach einem bestimmten Dokument suchen müssen, können Sie die Auswahl durch den Filter eingrenzen oder auch im Suchfeld gezielt nach Dokumentennamen oder -daten suchen.
• Einfacher Export: orgaMAX ermöglicht einen unkomplizierten Export der Dokumente und minimiert so Ihren Arbeitsaufwand. Dadurch gestaltet sich auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater deutlich effizienter: Sofern alle Eingangsrechnungen in digitaler Form vorliegen, brauchen Sie diese lediglich nach dem Eingangsdatum filtern und die Rechnungen anschließend für den Steuerberater exportieren. Die Dokumente können sogar direkt aus dem Programm heraus versendet werden.
• Einfache Rechteverwaltung: Mit wenigen Klicks können Sie festlegen, welcher Mitarbeiter Dokumente importieren, bearbeiten, löschen oder auch nur ansehen darf. So haben Sie jederzeit sämtliche Befugnisse im Blick und unter Kontrolle.
  
  

Vorteile, die sich in allen Bereichen schnell bezahlt machen

Letztendlich vereinfacht ein professionelles Dokumentenmanagement-System – wie das Zusatzmodul Dokumente PRO von orgaMAX – die tägliche Arbeit und spart wertvolle Zeit und Ressourcen, die sowohl dem Unternehmer als auch den Mitarbeitern zu Gute kommen.

Vorteile für den Unternehmer:

• Arbeitsabläufe werden entschlackt und Redundanzen vermieden. Arbeitszeiten können so effizienter genutzt und Überstunden vermieden werden.
• Kürzere Reaktionszeiten durch schnellen Informationszugriff steigert die Kundenzufriedenheit und sichert die Wettbewerbsfähigkeit.
• Einsparung von Kosten: Obwohl Dokumentenmanagement-Systeme in der Regel kostenpflichtig sind, überwiegen die Vorteile und Einsparungen meist um ein Vielfaches.

Vorteile für die Mitarbeiter:

Die Nerven Ihrer Mitarbeiter werden geschont, da ein einheitliches Ablagesystem für alle die Arbeit einfacher und übersichtlicher macht. In Urlaubszeiten müssen sich die Mitarbeiter nicht erst in einem anderen Ablagesystem zurechtfinden, da die Dokumente/Unterlagen des Kollegen an einem einheitlichen Ort gefunden werden können.

Die Fehleranfälligkeit sinkt, da es nur eine Version des Dokuments gibt, welches mit verschiedenen Vorgängen verknüpft ist. Die Gefahr der Frustration durch vermeidbare Fehler wird dadurch gebannt.

Da moderne Dokumentenmanagement-Systeme auch kostenlose Testversionen anbieten, lohnt es sich, diese einmal auszuprobieren und auf Herz und Nieren zu prüfen. Sie werden schnell den Nutzen erkennen und von den Vorzügen einer solchen Software profitieren.