Effizienter arbeiten: Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware

Separate elektronische Registrierkassen in eine bestehende Software-Umgebung einzubinden, ist kompliziert. Zum Glück geht es auch einfacher: Es gibt die Möglichkeit, eine vorhandene Bürosoftware um ein Kassenmodul zu erweitern. Auf diese Weise machen Sie Ihre Bürosoftware zu einer vollwertigen elektronischen Registrierkasse. Doch der Reihe nach:

Hohe rechtliche Hürden

Die rechtlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme sind in den letzten Jahren drastisch verschärft worden:

• GoBD-Buchführungspflichten: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) besagen unter anderem, dass Kassenaufzeichnungen vollständig und unverändert aufbewahrt werden müssen. Korrektur- und Stornobuchungen sind zwar zulässig, müssen aber eindeutig auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein. In unserem GoBD-Praxisleitfaden können Sie Details nachlesen.
• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Seit 1. April 2021 (kein Aprilscherz!) muss jede elektronische Registrierkasse in Deutschland durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Rechtliche Grundlagen sind § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung.
  
  

Hintergrund: Die TSE speichert und signiert jede Kassen-Transaktion elektronisch. Auf diese Weise wollen die Finanzbehörden Manipulationen von Bargeld-Geschäften unterbinden oder wenigstens erschweren. Als TSE kommen sowohl Hardware- (z. B. USB-Sticks und SD-Karten) als auch Cloud-Lösungen zum Einsatz.

Integrierte Low-Budget-Lösung

Die gute Nachricht: Unter bestimmten Umständen können Sie aus Ihrer Bürosoftware im Handumdrehen eine elektronische Registrierkasse machen. Vorteil einer solchen Low-Budget-Lösung ist nicht nur der extrem günstige Preis.

Viel wichtiger für die betriebliche Praxis: Sie erledigen sämtliche Verkaufsschritte unter einem Software-Dach:

• Angefangen beim Kassiervorgang am Point-of-Sale mit GoBD- und TSE-konformen Kassenquittungen,
• über das Pflegen von Preislisten und Ausstellen von Rechnungen
• bis hin zu finanzamtskonformen Kassenabrechnungen und Steuererklärungen.

Selbst bargeldlose Transaktionen lassen sich via Onlinebanking nahtlos integrieren. Mit anderen Worten: Sie müssen nicht eine oder mehrere Registrierkassen kaufen, sie zu einem elektronischen Kassensystem ausbauen und anschließend mühsam über komplizierte Schnittstellen mit Ihrer Buchhaltungs- und Bürosoftware verknüpfen.

Umgekehrt wird ein Clou draus:

Bürosoftware goes Registrierkasse

Sie machen ganz einfach Ihre Bürosoftware zur vollwertigen TSE-Registrierkasse. Als Kassen-Display können Sie dabei einen ganz gewöhnlichen Computer-Monitor oder auch ein Tablet (z. B. iPad) verwenden. Passendes Hardware-Zubehör wie zum Beispiel ...

• Barcode-Scanner,
• Bondrucker,
• Kartenterminal und / oder
• abschließbare Kassenschublade

... gibt es bei Bedarf für kleines Geld dazu. Wie einfach und schnell das möglich ist, zeigen die beiden orgaMAX-Kassenlösungen:

• Sowohl für die Windows-Desktopversion
• als auch für die Online-Version

... gibt es smarte Kassen-Zusatzmodule. Mit deren Hilfe verwandeln Sie Ihr orgaMAX im Handumdrehen in eine finanzamtssichere virtuelle Registrierkasse!

Beispiel 1: orgaMAX-Desktopversion

In der klassischen Windows-Version brauchen Sie dazu nur das Modul „POS Kasse“ freizuschalten. Dazu ...

• klicken Sie auf das Einkaufswagen-Symbol am oberen Fensterrand,
• scrollen zum Abschnitt „Module Verkauf“ und
• entscheiden sich dort unter „Kasse POS“ für „Gratis testen“:
  

Anschließend können Sie die orgaMAX-Kassenfunktionen 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich ausprobieren. Die Handhabung der orgaMAX-Kasse ist kinderleicht:

• alle Buttons und Dialoge sind intuitiv bedienbar,
• für besonders oft verkaufte Artikel gibt es auf dem Start-Bildschirm bebilderte Schnellwahl-Buttons,
• über die smarte Artikelsuche oder die einfache Ordnerstruktur greifen Sie auf alle anderen Sortiments-Bestände zu,
• im virtuellen Kassenstreifen am linken Seitenrand erscheinen die bereits eingegebenen Positionen,
• bereits erfasste Positionen lassen sich nachträglich ändern oder löschen:
  

Der abschließende Check-out-Prozess ist ebenfalls sehr eingängig und verhindert Fehleingaben zuverlässig.

Desktop-Kasse starten und einrichten

Gestartet wird die Registrierkasse per Mausklick auf den Menüpunkt „orgaMAX > Kasse starten“:

Beim ersten Start wechseln Sie zu den „Einstellungen der Kasse“. Dort stehen Ihnen die folgenden sechs Register zur Verfügung:

• Im Bereich „Schnellwahltasten“ wählen Sie aus, welche Ihrer Artikel in welcher Reihenfolge im Kassen-Display angezeigt werden.
• Unter „Zahlungsbedingungen“ legen Sie die Belegung der Zahlart-Buttons fest.
• In den „Druckeinstellungen“ wählen Sie die Standard-Ausgabeart und die gewünschten Druckvorlagen für Kassenbons und DIN-A4-Rechnungen.
• Im Abschnitt „Boninhalt“ gestalten Sie Inhalt und Erscheinungsbild Ihrer Kassenbons.
• Das Register „Sonstiges“ ermöglicht das Kassen-Feintuning: Dazu zählen unter anderem die Anbindung eines EC-Kartenlesegeräts und / oder einer Kassenschublade, Umsatzsteuer-Vorgaben sowie Rabattvoreinstellungen.
• Im Bereich „Fiskaltrust“ schließlich können Sie einen „Assistenten starten“, mit dessen Hilfe Sie die TSE-Konfiguration erledigen:
  

Kassen-Funktionen im Überblick

Und hier die wichtigsten Funktionen der orgaMAX-Registrierkasse auf einen Blick:

• Sicherung der elektronischen Kasse vor unerlaubten Eingaben und undokumentierten Änderungen durch Zugangsschutz und differenzierte Rechteverwaltung,
• Nutzung aller gängigen Bezahlverfahren (Barzahlung, EC-Cash, VISA, American Express, SumUp – unter anderem inklusive ApplePay und GooglePay),
• Kombination mehrerer Bezahlverfahren in ein- und demselben Bezahlvorgang (z. B. EC-Cash und Barzahlung),
• flexible Rabatt-Optionen (wahlweise auf Einzelpositionen und / oder auf den Gesamtbetrag),
• intuitive Eingabe von Waren und Dienstleistungen per Fingertipp oder Mausklick,
• konfigurierbare Artikelschnellwahl-Buttons,
• intelligente Artikelsuche,
• editierbare Positionen,
• „Parkplatz“-Funktion für Unterbrechungen des Kassiervorgangs,
• sicheres Check-out-Verfahren mit automatischer Wechselgeld-Anzeige,
• wahlweise DIN-A4-Rechnungen (für Stammkunden) sowie Kassenbons (für Laufkundschaft mit Kleinbetrags-Rechnungen),
• Unterstützung von Stornobuchungen, Warenrücknahmen und Erstattungen,
• automatische Aufzeichnung, elektronische Signatur und Festschreibung aller Kassenvorgänge,
• GoBD-konforme Stornobuchungen, Z-Berichte, Kassenabschlüsse und Kassenberichte.

Am besten überzeugen Sie sich selbst: Testen Sie den gesamten Funktionsumfang kostenlos und unverbindlich!

Keine Sorge: Versteckte Abo-Fallen gibt es selbstverständlich nicht! Die 30-tägige Testphase endet automatisch. Wenn Sie überzeugt sind, bestellen Sie das Kassen-Modul per Mausklick auf „Jetzt erwerben“ im Abschnitt „Verwalten“:

Lektüretipp: Einen Überblick über sämtliche Funktionen und die Bedienung der orgaMAX-Registrierkasse finden Sie im illustrierten Kassen-Handbuch: „So führen Sie eine rechtssichere elektronische Kasse“ (PDF, 5,25 MB).

Beispiel 2: orgaMAX Online

Auch bei orgaMAX Online steht Ihnen ab dem „Paket L“ eine finanzamtskonforme elektronische Registrierkasse zur Verfügung:

Praxistipps:

• Falls Sie noch nicht mit der Online-Bürosoftware arbeiten, können Sie den gesamten Funktionsumfang inklusive Kassenmodul 14 Tage lang auf Herz und Nieren prüfen.
• Als Display Ihrer „digitalen Kasse“ nutzen Sie am einfachsten und bequemsten ein Tablet. Die kostenlose App „orgaMAX – Angebot & Rechnung“  finden Sie im iOS-AppStore und im Google Play Store.
  

• Darüber hinaus gibt es auch für die „orgaMAX Online“-Kasse passende und preiswerte Peripheriegeräte (z. B. Kassenschublade, Bondrucker und Kartenterminals):
  

Kassen-App starten und einrichten

Nachdem Sie die orgaMAX-App gestartet haben, können Sie sämtliche Funktionen Ihrer Online-Bürosoftware auf Ihrem Smartphone oder Ihrem Tablet nutzen. Dazu gehört auch die TSE- und GoBD-konforme Registrierkasse. Die starten Sie per Fingertipp auf ...

• den Button „Mehr“ (am unteren rechten App-Seitenrand) und dann auf
• den Menüpunkt „Kasse“ in der Navigations-Leiste:
  

Bevor Sie beim ersten Kunden kassieren, richten Sie Ihre elektronische Kassen-App im Handumdrehen ein. Der komfortable Einrichtungs-Assistent besteht aus vier Teilen:

• Anfangsbestand festlegen: Ohne Wechselgeld taugt die beste Registrierkasse wenig. Bargeld lacht – das gilt in den meisten Branchen auch im Zeitalter der Karten- und Online-Bezahlverfahren.
• Bon-Drucker anbinden (optional): Hier wählen Sie bei Bedarf einen passenden Bon- und / oder Rechnungs-Drucker, der in Ihrem lokalen WLAN installiert ist.
• SumUp einrichten (optional): An einem preiswerten SumUp-Kartenterminal (ab 29 Euro) können Kunden an Ihrer Kasse mit allen gängigen EC- und Kreditkarten (z. B. VISA-, Mastercard und American Express) oder auch Mobil-Bezahlverfahren (z. B. ApplePay und GooglePay) zahlen:
  
  
  

  Bitte beachten Sie: Monatliche Fixkosten fallen beim SumUp-Inkasso nicht an. Die variablen Transaktionsgebühren liegen je nach Bezahlverfahren zwischen 0,9% und 2,5% des Umsatzes.

• TSE einrichten: In diesem Dialog verknüpfen Sie die von Ihnen gewählte technische Sicherheitseinrichtung mit Ihrer Kassen-App. Die einzelnen Schritte unterscheiden sich je nachdem, für welche TSE-Variante Sie sich entschieden haben. Ausführlichere Informationen finden Sie auf unserer TSE-Infoseite.

Mit einem Fingertipp auf „Fertig“ schließen Sie die Grundeinstellungen und landen im Kassen-Display. Über das Drei-Punkte-Menü am oberen rechten Seitenrand rufen Sie anschließend den erweiterten „Einstellungen“-Dialog auf:

Hier erledigen Sie die Button-Belegung sowie das weitere Kassen-Feintuning (z. B. die Gestaltung Ihrer Kassenbons).

Checkliste Das sollten Sie bei der Auswahl einer Bürosoftware beachten

Die folgenden TSE- und GoBD-konformen Kassen-Funktionen sollte Ihre Bürosoftware beherrschen:

• Benutzerverwaltung für das Kassenpersonal,
• intuitive Bedienbarkeit über Touchscreen, Scanner, Tastatur und Maus,
• konfigurierbares Kassen-Display,
• alphanumerische Artikel-Suchfunktion,
• virtueller Kassenstreifen mit editierbaren Positionen,
• „Parkplatz“-Funktion für Unterbrechungen des Kassiervorgangs,
• Vergabe von Positions- und Pauschalrabatten,
• einfaches Check-out-Verfahren,
• Unterstützung aller gängigen Bezahlverfahren (Barzahlung, EC- und Kreditkarten, GooglePay, ApplePay etc.),
• Kombination verschiedener Bezahlverfahren in einem Bezahlvorgang,
• automatische Wechselgeld-Anzeige,
• Ausgabe einfacher Kassenbons oder UStG-konformer DIN-A4-Rechnungen,
• Sicherung abgeschlossener Transaktionen gegen undokumentierte Änderungen,
• Unterstützung von Stornobuchungen, Warenrücknahmen und Erstattungen,
• TSE-konforme automatische Aufzeichnung, elektronische Signatur und Festschreibung aller Kassenvorgänge,
• GoBD-konforme Stornobuchungen, Z-Berichte, Kassenabschlüsse und Kassenberichte.