Gehört Ihr Unternehmen zu denen, die für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Software, Tools oder Programme einsetzen? Nutzen Ihre Mitarbeiter beispielsweise ein Textverarbeitungsprogramm, um Ihre Rechnungen zu erstellen, ein weiteres Tool, um die abteilungsinternen Prozesse zu koordinieren, eine Lagerverwaltungssoftware und ein Onlineprogramm Ihrer Hausbank für die Verwaltung der ein- und ausgehenden Zahlungen?
Dies kann auf den ersten Blick durchaus vorteilhaft sein, denn man hat sich ja schließlich durch jahrelanges Arbeiten so wunderbar daran gewöhnt. Jeder Handgriff ist gewohnheitsmäßig schnell getan und die Arbeit könnten Sie sogar im Halbschlaf erledigen. Schnell stellt sich da Bequemlichkeit ein, wodurch sich Unternehmer bei der Einführung einer neuen Software zum Teil massiven Widerständen der Beschäftigten konfrontiert sehen.
Aber seien wir einmal ehrlich: Spätestens sobald Ihr Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, kommen Sie nicht um die Einführung einer Softwarelösung herum, die es Ihnen ermöglicht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu übernehmen. Prozesse unterschiedlicher Abteilungen können so miteinander verbunden, Zugriffe auf gemeinsame Dokumente und Vorgänge ermöglicht sowie Datenbestände in Echtzeit aktualisiert werden.
Laut einer aktuellen Verbraucherstudie zu CRM-Software in Deutschland greifen lediglich 26 % der befragten kleinen und mittelständischen Unternehmen auf eine Softwarelösung in der Verwaltung ihrer Kunden zurück. 71 % nutzen nach wie vor manuelle Methoden wie E-Mail-Programme, Excel und Google Sheets oder ganz altbewährt Stift und Papier. Dabei vergessen viele Unternehmen, dass sie dadurch wertvolle Effizienzpotenziale verschenken. So sind die meisten Herausforderungen bei der Kundenverwaltung in den manuellen Methoden begründet sind. Unternehmen beklagen veraltete bzw. falsche Kundeninformationen (24 %) oder bemängeln eine fehlende Nachvollziehbarkeit, welcher Mitarbeiter mit welchem Kunden zu welcher Zeit Kontakt hatte (17 %). Sie sehen schnell ein, dass ein Umstieg auf eine abteilungsübergreifende Softwarelösung unausweichlich ist. Sicherlich ist eine solche Lösung nicht ein Allheilsbringer, sie ist jedoch in den allermeisten Fällen eine gute Grundlage, um Fehlern vorzubeugen und Prozesse zu optimieren.
Sollten Sie nun an dem Punkt stehen, sich mit verschiedenen Softwareanbietern und Programmen vertraut zu machen, können Sie bei all den unterschiedlichen Begrifflichkeiten schon mal den Durchblick verlieren. Was kann eine Bürosoftware und wie unterscheidet sie sich von CRM- und ERP-Programmen? Letztlich geht es bei all diesen Varianten um Softwarelösungen, die Sie in ihrem Arbeitsalltag optimal unterstützen sollen. Lassen Sie uns der Einfachheit halber im nun Folgenden ganz allgemein von „Bürosoftware“ sprechen. Je nach Anbieter gibt es zum Teil große Unterschiede bei Ausbaumöglichkeit, Funktionsumfang, Schnittstellenausstattung, Mandanten- oder Netzwerkfähigkeit. Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch viele Gemeinsamkeiten.
Wir möchten Ihnen eine Hilfestellung geben und Ihnen aufzeigen, welche Funktionen Sie in den allermeisten Softwareprodukten finden und bei welchen Zusatzfunktionen und Besonderheiten sich die Spreu vom Weizen trennt.
Mindestanforderungen an eine Bürosoftware
Wie oben bereits kurz erwähnt, bieten viele Anbieter eine Reihe von Funktionen an, die als Basisfunktionen bezeichnet werden können. Sie werden nur wenige Produkte am Markt finden, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, da diese die Hauptaufgaben der alltäglichen Büroarbeit abdecken. Ziel dieser Basisfunktionen ist das Digitalisieren der Bürotätigkeiten sowie das Automatisieren und Vereinfachen von Abläufen. Aber auch bereits bei diesen Funktionen lohnt sich ein Blick in die Details:
1. Stammdaten verwalten
Durch eine Erfassung von Kunden und Lieferanten in Ihrer Stammdatenverwaltung können Sie per Knopfdruck auf die Daten zurückgreifen und vermeiden eine Sammlung von Visitenkarten. Rabatte und individuelle Lieferbedingungen können hinterlegt werden. Auch Artikel werden einmalig angelegt und als Bausteine in Ihre Vorgänge eingefügt.
Expertentipp: Zusätzlich können bei einigen Anbietern auch Artikel-Bundles (Produkt-Pakete, die unter einer Artikelnummer geführt werden) und Artikel-Sets (Kombination aus mehreren Einzelprodukten bzw. -dienstleistungen mit separater Artikelnummer) erstellt werden. Diese Besonderheit spart Zeit und erhöht die Flexibilität in der Angebotserstellung.
2. Schreiben von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
Aufbauend auf den Stammdaten bietet Ihnen eine Bürosoftware die Möglichkeit, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsvorlagen im Baukastenprinzip mit zuvor angelegten Stammdaten zu füllen. Ein Klick auf das Adressfeld und der Kunde muss nur noch ausgewählt werden. Natürlich werden alle kundenindividuellen Bestandteile, wie z. B. das Zahlungsziel, automatisch mit übernommen.
Expertentipp: Auch hier ist ein Vergleich sinnvoll. Achten Sie vor allem auf ein GoBD-Zertifikat. Dieses Zertifikat bestätigt, dass wichtige Schnittstellen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Somit können Sie bei einer Steuerprüfung alle benötigten Daten auf Knopfdruck exportieren und dem Finanzamt zukommen lassen.
3. Mahnwesen einleiten
Sollte das individuelle Zahlungsziel überschritten werden, können Sie mit der Bürosoftware das Mahnwesen anstoßen, um eine Zahlungserinnerung bzw. eine weitere Mahnstufe zu generieren. Auch hier sollten alle Bestandteile der Zahlungserinnerung automatisch aus der überfälligen Rechnung übernommen werden können.
Expertentipp: Achten Sie auf eine intelligente Mahnungserstellung: Eine Software sollte Ihnen automatisiert mitteilen, wenn ein Zahlungsziel überschritten wurde und dabei auch individuelle Zahlungsziele berücksichtigen. Weiterhin sollte beim Einleiten der Mahnung automatisch die Zahlungserinnerung als Schreiben versandfertig erstellt werden.
4. Einkauf und Bestellmanagement
Viele Anbieter von Bürosoftware geben Ihnen die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise Preisanfragen und Bestellungen zu erzeugen. In vordefinierten Feldern werden Mengen, gewünschter Liefertermin und natürlich Artikel, die aus dem Artikelstamm ausgewählt werden können, per Mausklick in das jeweilige Dokument eingefügt.
Expertentipp: Bei eintreffenden Lieferungen sollte zwischen Komplett- und Teillieferungen unterschieden werden, sodass diese in der Übersicht der noch offenen Bestellungen entsprechend als komplett bzw. teilweise geliefert markiert werden können.
Natürlich sind dies nur einige wenige Basisfunktionen. Dadurch kann sicherlich schon ein Großteil der alltäglich anfallenden Aufgaben bewältigt werden. Darüber hinaus bieten diverse Anbieter aber auch weitere Standardfunktionen an, die übergreifendes Arbeiten ermöglichen bzw. erleichtern, wie z. B.:
- Briefe und Dokumente direkt aus dem Programm online versenden
- Kalenderübersichten
- Zeitpläne
- Erstellung von Auswertungen und Umsatzstatistiken
Zusatzanforderungen an eine Bürosoftware
Allein die oben genannten Funktionen decken schon eine große Einsatzbandbreite ab. Bestell- und Verkaufsprozesse können abgewickelt werden und für viele Kleinunternehmer sind damit schon die größten Anforderungen erfüllt. Aber wie sieht es aus, wenn Sie auch Ihre Lagerbestände mit der Software verwalten, eine Registrierkasse anschließen oder Daten an Ihren Steuerberater übermitteln wollen? Hier bieten einige Softwareanbieter Zusatzfunktionen, die in den allermeisten Fällen hinzugebucht werden können. Vergleichen Sie, was die Funktionen der einzelnen Anbieter leisten und prüfen Sie im Einzelfall, ob diese Erweiterung der Einsatzbandbreite für Sie sinnvoll ist:
1. Warenwirtschaft & Lagerverwaltung
Üblicherweise können Sie in der Lagerverwaltung den Lagerbestand sowie den Lagerort eines Artikels einsehen. Sie können Inventurlisten erstellen und Mindestbestände definieren. Idealerweise wird bei jedem eingehenden Auftrag geprüft, ob ein bestimmter Lagerbestand vorhanden ist. Bei Bedarf erscheint ein Warnhinweis mit automatisch passenden Bestellvorschlägen.
Expertentipp: Sollten Ihre Artikel Haltbarkeitsbeschränkungen unterliegen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Software eine Chargennummernverwaltung anbietet. So können Sie bei Bedarf die gesamte Charge sperren, sodass diese nicht mehr in Ihren Vorgängen zur Verfügung steht.
2. Anschluss eines Kassensystems
Für Einzelhändler ist eine Registrierkasse unverzichtbar. Damit Sie eine solche Kasse in die Bürosoftware integrieren können, bietet eine Bürosoftware als Zusatz häufig auch eine Kassenoberfläche an. Ihr Rechner wird mit der Kassenschublade, dem Bondrucker und dem EAN-Scanner verbunden und verarbeitet sämtliche Vorgänge, sodass beim Kassieren die Einnahmen und Ausgaben direkt verbucht werden.
Expertentipp: Achten Sie auf eine intuitive Touchbedienung. Dies spart viel Zeit und ermöglicht es Ihnen, Artikel durch die übersichtliche Darstellung schnell zu finden.
3. Online Banking
Da es oft umständlich ist das Programm zu wechseln, um auf Bankkonten zuzugreifen, bieten Softwarehersteller auch die Möglichkeit, die Kontenverwaltung in die Software zu integrieren. Damit prüfen Sie Kontostände und tätigen Überweisungen und Lastschriften direkt aus der Software heraus.
4. Datenübermittlung an das Finanzamt oder Steuerberater
Viele Daten müssen regelmäßig an externe Stellen übermittelt werden, sei es an einen Steuerberater, der Ihre Finanzbuchhaltung übernimmt, oder in Form von Umsatzsteuervoranmeldungen, Umsatzsteuererklärungen oder Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) an das Finanzamt. In beiden Fällen ist ein Datenexport in ein bestimmtes Format notwendig. Eine Bürosoftware sollte diesem Bedarf nachkommen und Exporte in gängige Formate, wie z. B. DATEV oder Diamant/2 zulassen. Auch eine ELSTER-Schnittstelle sollte angeboten werden.
Neben den Zusatzfunktionen gibt es auch einige nützliche Kniffe innerhalb einer Software, die Ihnen das Arbeiten angenehmer gestalten. Diese können Sie im Blog-Artikel „Fünf Funktionen einer Bürosoftware, für die Sie Ihre Seele verkaufen würden“ nachlesen.
Der Nutzen einer Software hängt allein von Ihren Ansprüchen ab
Jedes Unternehmen stellt unterschiedliche Anforderungen an eine Bürosoftware. Vieles ist abhängig von der Komplexität des Geschäfts. Somit ist es schwierig, über standardisierte Nutzen einer Bürosoftware zu philosophieren. Dennoch lassen sich einige generelle Vorteile herausstellen:
1. Gemeinsames Zugreifen auf Daten und Dokumente
Ziel einer Bürosoftware ist es, möglichst viele Tätigkeiten und Prozesse eines Unternehmens abzubilden und somit einzelne voneinander unabhängig genutzte Softwaretools abzulösen. Statt also Ihren Kundenstamm in der einen Software und Ihre Rechnungen in einer anderen Software abzuwickeln, kann eine Bürosoftware eine universelle Lösung darstellen. Ein Hin und Her zwischen den Programmen sowie die Übertragungen von Daten von einer Software in die andere ist damit überflüssig.
2. Zeitersparnis und Minimieren der Fehlerwahrscheinlichkeit
Die Stammdaten werden einmal angelegt und können dann als Bausteine für sämtliche Vorgänge genutzt werden. Da keine erneute manuelle Eingabe notwendig ist, wird wertvolle Zeit gespart und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert. Auch gibt es keine Inkonsistenzen durch Übertragungen von Daten aus zwei unterschiedlichen Quellen.
3. Datensicherheit
Viele Anbieter bieten sogenannte Cloudlösungen an. Der Vorteil einer solchen Lösung ist, dass die Datenbanken auf Servern des Softwareanbieters gespeichert werden, welche höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Dadurch ist ein Datenverlust nahezu unmöglich. Wenn Sie mehr über das Thema Datensicherheit erfahren möchten, lesen Sie unseren Blogartikel „Wie Ihnen eine Bürosoftware bei der Datensicherung helfen kann“.
4. Optimierung der Arbeitsorganisation
Durch gezielte Rechteverwaltung können Sie Zugriffsrechte und Zuständigkeiten einfach definieren. Somit legen Sie fest, welche Ihre Mitarbeiter auf bestimmte Bereiche Zugriff erhalten. Aber auch das gemeinsame Arbeiten wird vereinfacht, da jeder Mitarbeiter zeitgleich auf die gleichen Daten zugreifen kann. Änderungen sind sofort für jedermann sicht- und nutzbar.
5. Steigerung der Mitarbeitermotivation
Eine Verbesserung von Zufriedenheit und Motivation wäre die Krönung. Wie jedoch bereits zu Beginn dieses Artikels angemerkt, stoßen Veränderungen im Arbeitsprozess und im Softwareeinsatz zunächst einmal auf Widerstände. Wer möchte sich schon mit Neuem befassen, wenn das Alte so einfach und bequem ist? Dennoch bietet eine Bürosoftware enorme Chancen, die Motivation zu steigern. Haben die Mitarbeiter erst einmal erkannt, wie einfach und unkompliziert das Tagesgeschäft erledigt werden kann, wie viel unnötige Arbeit vermieden und Zeit gespart wird, dann lösen sich die Barrieren schnell auf und werden im besten Fall von Begeisterung abgelöst.
Bestimmen Sie selbst über die Einsatzbandbreite Ihrer Software
Profitieren Sie von Modulsystemen, denn durch einen modularen Aufbau werden viele Freiräume geschaffen! Sie können auf ein Basismodul zurückgreifen und bei Bedarf Zusatzmodule hinzubuchen. So bezahlen Sie nur für das, was sie auch tatsächlich nutzen. Definieren Sie für sich, welche Funktionen Sie benötigen, bevor Sie sich Testversionen herunterladen und diese auf Herz und Nieren testen. Die Bandbreite einer Bürosoftware wird in den allermeisten Fällen den Bedürfnissen eines kleinen bzw. mittelständischen Unternehmens nachkommen können. Sie werden sehen, dass Ihnen eine Softwarelösung im Vergleich zu manuellen Methoden nur Vorteile bringen wird. Warum also wollen Sie länger auf diese Vorteile verzichten? Weil es bisher auch funktioniert hat? Das ist kein guter Grund! Denken Sie immer dran: Auch Ihre Konkurrenz schläft nicht und wird mit Sicherheit alle Möglichkeiten nutzen, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu verbessern und die neu gewonnene Zeit in die Weiterentwicklung des Betriebs zu stecken.
