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Wie Sie mit nur einer Maßnahme Ihr Team besser organisieren und zugleich die Effizienz steigern

10. Dez. 2019
4 MIN

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Ein gutes Unternehmen steht und fällt nicht nur mit seinen Produkten, sondern vor allem mit seinen Mitarbeitern. Denn nur wer als Chef auf ein gutes Team mit dem passenden Fachwissen zurückzugreifen vermag, kann sein Business stetig weiterentwickeln. Eine Grundvoraussetzung, um auf Dauer auf dem Markt bestehen und sich gegen seine Mitbewerber durchsetzen zu können.

Dennoch: Viele Unternehmen verfügen über eine ganze Reihe fähiger Mitarbeiter mit einer hohen Expertise – und kommen trotzdem nicht voran. Das Ergebnis ist in diesen Fällen immer gleich: Das Abarbeiten von Aufgaben dauert ewig, die übrige Arbeit türmt sich derweil zu einem wahren Berg auf und ein Ende dieses Kreislaufs ist nicht in Sicht. Ein Umstand, der auf Dauer nicht nur die Unternehmenszahlen, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter in den Keller treibt. Deshalb sollte dieser Teufelskreis schnellstmöglich durchbrochen werden.

Doch wie kann das gelingen? Sind etwa mehr Mitarbeiter, auf deren Schulter man die Aufgaben besser verteilen kann, der Schlüssel zum Erfolg? Nicht zwangsläufig! Häufig reicht es völlig aus, an kleinen Stellschrauben zu drehen, um sein Unternehmen zurück in die Erfolgsspur zu bringen. Mitunter ist es sogar nur eine einzige Maßnahme, die Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen lässt.


Optimales Ressourcenmanagement und klare Strukturen

Wie sieht diese eine Maßnahmen aber konkret aus? Nun, sie lautet schlichtweg: Vorhandene Ressourcen optimal managen und dadurch klare Strukturen schaffen. Klingt erst mal einfach – ist es aber nicht! Denn wie so oft ist es doch so, dass das, was in der Theorie unkompliziert und logisch klingt, in der Praxis neue Fragen aufwirft. Schließlich bleibt die Frage nach dem „Wie stelle ich das eigentlich an“ immer noch unbeantwortet.

Deshalb gilt es im ersten Schritt, seinen Unternehmensalltag einmal kritisch zu durchleuchten. Nur so können Arbeitsabläufe optimiert und die Effizienz langfristig gesteigert werden. Oft herrscht im Büro nämlich das blanke Chaos, weil keine eindeutige Einteilung von Arbeitsbereichen erfolgt. Weil jeder alles können muss und Ressourcen falsch oder aber gar nicht verteilt sind. Mitarbeiter sich erst ausgiebig in fremde Themengebiete einarbeiten müssen, bevor sie überhaupt loslegen können. Im schlimmsten Fall arbeiten vielleicht auch noch mehrere Personen parallel am selben Projekt – ohne es zu wissen. Ein Zustand, der für alle Seiten frustrierend und darüber hinaus schlichtweg ineffizient ist, der aber in vielen deutschen Büros zum Alltag gehört. Kein Wunder, wenn Arbeitsbereiche nicht klar eingegrenzt und darüber hinaus die Kernkompetenzen der einzelnen Mitarbeiter gar nicht bekannt sind.


Was macht Ihr Unternehmen aus?

Doch genau letztere sind von elementarer Wichtigkeit für ein Unternehmen. Stellen Sie sich einfach einmal vor, Ihr Büro würde eines Nachts einem Brand zum Opfer fallen. Daten, Aufzeichnungen und Inventar wären zwar verloren. Ihre Kernkompetenzen in Form des individuellen Know-hows Ihrer Mitarbeiter sind jedoch weiterhin vorhanden!

Genau an diesem Punkt gilt es anzuknüpfen. Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern ins Gespräch. Finden Sie heraus, wer auf welchem Gebiet über das größte Wissen verfügt. Fragen Sie zudem nach, welche Themen Ihren Mitarbeitern Spaß machen. So zeigen Sie zum einen echtes Interesse, was sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Und die hat auch auf Ihr Unternehmen einen überaus positiven Effekt: So belegt etwa eine Studie der University of Warwick (UK) und der IZA Bonn, dass zufriedene Mitarbeiter bis zu 12 % produktiver arbeiten. Zum anderen erfahren Sie, wo die eigentlichen Kompetenzen Ihres Personals liegen und können diese in Zukunft besser nutzen. Sie sehen also, dass diese eine – und zudem kostengünstige – Maßnahme gleich auf mehreren Ebenen Vorteile mit sich bringt.


Strukturieren Sie um!

Nutzen Sie das neu erworbene Wissen um die Fähigkeiten Ihrer Angestellten schließlich, um mit einer neuen Struktur frischen Wind in Ihr Unternehmen zu bringen. Schaffen Sie Fachbereiche und füllen Sie diese mit der Expertise Ihrer Angestellten. Verteilen Sie die Aufgaben nach Kompetenzen, um personelle Ressourcen und die Arbeitskraft Ihrer Angestellten bestmöglich auszuschöpfen. Sie haben beispielsweise einen wahren Excel-Experten in Ihren Reihen? Spitze, er ist Ihr Mann – oder Ihre Frau – für alle Themen rund um Statistiken und Auswertungen! Einer Ihrer Mitarbeiter zieht neben seinem eigentlichen Aufgabenbereich scheinbar mühelos dicke Aufträge an Land? Fördern Sie sein Talent in Sachen Vertrieb!

Allgemein gilt: Talente und Fähigkeiten zu erkennen und zielgerichtet einzusetzen ist ein Garant für die Zufriedenheit Ihres Teams – und somit auch für das Wohlergehen Ihres Unternehmens. Investieren Sie, wenn möglich, auch in Weiterbildungen. Zum einen erfahren Ihre Mitarbeiter auf diese Art und Weise Wertschätzung, zum anderen kommen die neu erworbenen Fähigkeiten direkt wieder Ihrer Firma zugute. Ihnen ist zum Beispiel aufgefallen, dass Ihre Bürokraft ein gutes Auge für Design und Gestaltung hat? Wie wäre es mit einem Bildbearbeitungs- oder Layout-Kurs, um etwaige eigene Flyer und Broschüren künftig im eigenen Haus zu erstellen oder zumindest die Vorarbeit zu übernehmen?

Machen Sie endgültig Schluss mit chaotischen Arbeitsabläufen, fehlenden Zuständigkeitsbereichen und frustrierten Mitarbeitern und bringen Sie Ihr Unternehmen wieder nach vorn! Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen in Zukunft klare Strukturen und managen Sie Ihre vorhandenen Ressourcen. Eine Maßnahme, die Sie weniger Geld als vielmehr etwas Zeit kosten wird. Doch diese Investition wird sich gleich mehrfach auszahlen: Mit einem deutlich motivierteren und besser aufgestellten Team, in dem jeder genau weiß, was er zu tun hat. Einem Team, in dem jedem die geforderten Aufgaben deutlich leichter von der Hand gehen. Das Spaß an dem hat, was es tut. Und das in Zukunft deutlich effizienter arbeiten und produktiver sein kann.

Wussten Sie eigentlich, dass rund 35 % der Unternehmer in Deutschland es als besonders große Herausforderung empfinden, gute Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen zu binden? Fast 40 % sagen außerdem, dass die Optimierung von Organisation und Abläufen sie täglich vor große Hürden stellt. Doch Hürden wie diese können überwunden werden – wie, das erfahren Sie in unserem aktuellen Trend-Report.

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