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Zu viel zu tun? Zu wenig Ressourcen? So profitieren Sie von gezieltem Outsourcing

5. Feb. 2020
5 MIN

Outsourcing

Ihr Unternehmen wächst und gedeiht? Herzlichen Glückwunsch, dann machen Sie eine ganze Menge richtig! Doch unternehmerischer Erfolg und betriebliches Wachstum bringen oft auch eine ganze Menge neue Herausforderungen mit sich. Gerade dann, wenn neue Themen- und Aufgabenfelder erschlossen und in Angriff genommen werden sollen.

Vor allem Mittelständler gelten als wahre Allrounder. Vielfach klein gestartet, haben sich Geschäftsführer und Angestellte im Laufe der Zeit oftmals alle wichtigen Skills für die relevanten Themen des Betriebs angeeignet und erledigen diese so selbst. Bis zu einem gewissen Grad mag dieses Vorgehen auch gut funktionieren. Früher oder später stößt es jedoch an seine Grenzen.

Denn: Mit neuen Aufgaben steigt nicht nur das Arbeitspensum. In der Regel braucht es auch spezielleres fachliches Know-how, um diese erfolgreich bewältigen zu können. Und genau an diesem Punkt stellt sich für viele Unternehmer eine grundlegende Frage: Selbst machen, weiteres Personal einstellen oder Arbeit auslagern?


Kosten sparen durch gezieltes Outsourcing

Um Kosten zu sparen, wird in vielen Betrieben immer noch alles intern erledigt. Doch irgendwann sind die personellen Ressourcen erschöpft, können nicht noch mehr Aufgaben auf die bereits vorhandenen Köpfe verteilt werden. Und kurzfristig neues, fachlich qualifiziertes Personal einzustellen ist nicht nur ein weiterer Kostenfaktor, sondern auch mit einem nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand verbunden. Ein Dilemma, das die täglichen Arbeitsabläufe ordentlich durcheinanderwirbeln kann und so dem Erfolg des Unternehmens auf Dauer im Weg steht.

Warum sollten Sie also nicht doch einmal darüber nachdenken, Aufgaben auszulagern? „Outsourcing“ lautet hier das Stichwort. Der Begriff, der kurz gesagt nichts anderes bedeutet als externe Ressourcen für bestimmte Aufgaben zu nutzen, ist schon längst nicht mehr nur in der Welt der Startups geläufig. Aufgrund des viel beschriebenen Fachkräftemangels setzen nämlich auch deutschlandweit immer mehr Unternehmen auf externe Partner.


Externe Dienstleister immer beliebter

Der Personaldienstleister Hays hat eine empirische Studie unter 1.000 Führungskräften aus deutschen Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen durchgeführt. Das Ergebnis ist eindeutig: Rund 86 % der Befragten halten es für wichtig, bei Aufgaben und Projekte auf Freiberufler oder Zeitarbeiter zu setzen. Außerdem gaben 83 % der Teilnehmer an, die Erhöhung des Anteils externer Dienstleistungen über Outsourcing und Werksverträge als sinnvolle Maßnahme anzusehen. 58 % rechnen außerdem damit, dass die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen in Zukunft weiter zunehmen wird.


Sechs Vorteile in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern:

1. Qualitätssteigerung: Jeder Mensch hat seine Talente. Der eine ist ein Verkaufsprofi, der selbst den Eskimo noch von den Vorteilen eines Kühlschranks überzeugt. Der andere zaubert eine Social Media-Strategie quasi aus dem Ärmel. Wieder andere erstellen scheinbar mühelos hochwertige Websites, haben das richtige Händchen für Logistik-Aufgaben, den perfekten Blick für atemberaubende Fotos oder graben sich mit Vergnügen auch in die tiefsten Zahlen eines Unternehmens ein. Nutzen Sie diese Expertise! Spezialisierte Dienstleister sind Fachleute in ihrem Bereich, verfügen über tiefe Markt- und Branchenkenntnisse, müssen sich deshalb nicht erst einarbeiten und liefern in der Regel so deutlich exaktere Ergebnisse von hoher Qualität.

2. Zeitersparnis: Sich immer wieder in neue Themengebiete einarbeiten zu müssen, kostet unglaublich viel Zeit. Zeit, die sich durch die Auslagerung spezifischer Themen an ausgewiesene Fachleute schnell und einfach einsparen und schließlich in andere Bereiche stecken lässt. Übrigens: Durch das Fachwissen und eine effiziente Herangehensweise schaffen es Outsourcing-Dienstleister oft auch deutlich schneller, beispielsweise ein neues Produkt im Markt zu positionieren.

3. Kostensenkung: Mit Fachleuten zusammenzuarbeiten kann Ihre Ausgaben deutlich senken. Glauben Sie nicht? Dann bedenken Sie doch einmal: Für externe Dienstleister müssen Sie keine Sozialabgaben und kein Jahresgehalt zahlen. Auch in Sachen Infrastruktur ergibt sich nicht zu unterschätzendes Einsparungspotenzial. Spezielle Maschinen, die vielleicht nur selten von Ihnen genutzt werden, müssen nicht erst angeschafft und im Anschluss instand gehalten werden. Wird für kurzfristige Projekte mehr Platz benötigt, müssen dafür nicht langfristig Räumlichkeiten angemietet oder freigeräumt werden. Durch die Spezialisierung werden Aufgaben in der Regel außerdem deutlich schneller bearbeitet – auch das spart bares Geld.

4. Flexibilität: Externe Dienstleister ermöglichen Ihrem Unternehmen, flexibel zu bleiben und auch spontan auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren. So können Sie – im Unterschied dazu, fest angestellten Mitarbeiter dauerhaft bezahlen zu müssen – in wirtschaftlich guten Zeiten mehr Geld ausgeben und mehr Aufträge vergeben, als in Zeiten, in denen es finanziell etwas enger zugeht.

5. Mitarbeiterbindung: Zuverlässige und motivierte Mitarbeiter sind ein wertvolles Gut für jedes Unternehmen. Zu viele Aufgaben oder Aufgaben, die so gar nicht der eigentlichen Stellenbeschreibung entsprechen, erledigen zu müssen, kann sich demotivierend auf Ihre Angestellten auswirken. Auch deshalb kann das Auslagern von bestimmten Themen sinnvoll sein.

6. Fokus auf Ihr Kerngeschäft: Last but not least – Sie können Ihre Kapazitäten bündeln und sich darauf konzentrieren, Ihr Kerngeschäft weiter voranzutreiben!


Was ist Ihnen wichtig?

Für ein optimales Ergebnis, gilt es im Vorfeld genau zu überlegen, bei welchen Aufgaben ein Outsourcing sinnvoll ist und welche Sie doch besser intern bearbeiten sollten. Denn bei allen Vorteilen, die eine Zusammenarbeit mit einem oder gar mehreren Dienstleistern bietet: Ganz ohne Aufwand geht es natürlich auch hier nicht.

Gerade in der Anfangszeit benötigt Outsourcing einen höheren kommunikativen Aufwand. Schließlich müssen viele grundlegende Absprachen getroffen werden, auch im weiteren Verlauf von Projekten ist die geregelte und regelmäßige Kommunikation das A & O. Mitunter werden externe Dienstleister auch einen Einblick in vertrauliche Unternehmensbereiche benötigen. Hier ist Vertrauen ein entscheidender Faktor. Auch mit der Tatsache, nicht mehr die volle Kontrolle über das Projekt zu haben und von einem Dritten abhängig zu sein, müssen sich viele Unternehmer erst anfreunden.


Durch externe Spezialisten haben Sie mehr Zeit für Ihre Kernbereiche

Deshalb sollten Sie, wenn Sie überlegen, eine oder mehrere Aufgaben auszulagern, zunächst den aktuellen, internen Ist-Status analysieren. Halten Sie fest, was aktuell und in Zukunft zu tun ist – und was davon sinnvollerweise selbst erledigt werden soll. Bei welchen Themen hingegen bräuchten Sie neue fachliche Kompetenzen und Unterstützung? Welche Ergebnisse wünschen Sie sich? Manchmal kann es in diesem Zuge durchaus sinnvoll sein, gewisse Themen, die aktuell im Haus erledigt werden, auszulagern. Beliebte Themen, die in vielen Betrieben anderweitig bearbeitet werden sind zum Beispiel Buchhaltung, Personalwesen oder Marketing. Hier lohnt es – gerade in kleineren Betrieben – oft nicht, selbst einen Spezialisten einzustellen.

Ist auch die Budgetfrage geklärt gilt es, den richtigen Partner für die Aufgabe zu finden. Potenzielle Partner sollten Sie ganz genau unter die Lupe nehmen. Wie ist es um die fachlichen Kenntnisse bestellt? Passt die Unternehmenskultur und Strategie zur eigenen Ausrichtung? Wie ist es um seine Referenzen bestellt?  Holen Sie sich Angebote und – je nach Branche – Testarbeiten ein, vergleichen Sie genau und vergessen Sie auch nicht, die persönliche Komponente zu berücksichtigen. Wirft diese schon beim ersten Kontakt Fragen auf, ist das meist ein schlechtes Zeichen. In diesem Fall sollten Sie von einer Zusammenarbeit absehen. Denn: Eine falsche Wahl kann schnell zu Unstimmigkeiten und schlechten Ergebnissen führen. Und genau diese fallen letztlich auf Ihr Unternehmen zurück. Nehmen Sie sich deshalb bei der Auswahl genügend Zeit.

Haben Sie einen geeigneten Kandidaten gefunden, sind auch während der Umsetzung regelmäßige Rücksprachen ein gutes Mittel, um selbst „auf Stand“ zu bleiben und über die Fortschritte auf dem Laufenden gehalten zu werden. Auch das Thema Qualitätskontrolle sollte dabei eine Rolle spielen. Doch Vorsicht: Achten Sie darauf, Vertrauen in Ihren Dienstleister zu setzen und nicht in einen sprichwörtlichen Kontrollmodus zu verfallen. Geben Sie Ihrem externen Partner die Chance, Sie von seiner Leistung zu überzeugen.


Aufgaben outsourcen lohnt sich

Natürlich werden Sie nicht jede Aufgabe outsourcen können. Doch gerade wenn sich in Ihrem Unternehmen neue Aufgabenfelder herausstellen sollten Sie die (testweise) Zusammenarbeit mit einem externen Partner in Erwägung ziehen. Das schont nicht nur Ihre personellen Ressourcen, sondern im Idealfall auch Ihren Geldbeutel. Mehr Flexibilität, eine hohe Qualität und nicht zuletzt die Zeitersparnis sind weitere Faktoren, die sich zu Ihren Gunsten auswirken – selbst wenn Ihr Betrieb noch in den Kinderschuhen steckt.

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