GoBD-konform Angebote und Rechnungen schreiben, verschicken und archivieren

Um die GoBD ranken sich eine Menge Mythen und Legenden. Grund genug sich die Vorschriften einmal etwas genauer anzuschauen. Bei den GoBD handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

In der zuletzt 2019 überarbeiteten GoBD-Fassung hat die Finanzverwaltung die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung („GoB“) auf elektronische Belege und Aufzeichnungen übertragen. Um eine Geheimwissenschaft handelt es sich bei den ominösen GoBD zwar nicht. Mit Office-Software wie Word oder Excel lassen sich die Anforderungen an geschäftliche Datenverarbeitungs-Prozesse aber nicht mehr erfüllen.

Wir stellen die GoBD-Vorschriften kurz vor und erläutern unter anderem, was bei Rechnungen und Angeboten zu beachten ist.

Vorweg: Die GoBD-Grundsätze betreffen den Umgang mit elektronischen Unterlagen und Aufzeichnungen: Sofern Sie ...

• Angebote, Rechnungen und andere Geschäftsbriefe,
• Zahlungsnachweise und ähnliche Belege (z. B. über Betriebsausgaben),
• steuerlich relevante Aufzeichnungen und / oder
• Gewinnermittlungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen

... mit einer Computersoftware, einem Onlinedienst, einer Web- oder Smartphone-App erstellen und verwalten oder in einer Cloud speichern, müssen Ihre elektronischen Dokumente und deren Bearbeitung den GoBD-Vorgaben entsprechen.

Auf Angebote und Rechnungen in Papierform und andere Papierunterlagen wirken sich die GoBD nicht aus.

Was die GoBD nicht sind

Die GoBD ...

• ... sind kein Gesetz: Sie stellen einen rechtlichen Orientierungsrahmen der Finanzbehörden für den Umgang mit elektronischen Unterlagen und Aufzeichnungen dar. Das ist insbesondere im Falle einer Steuerprüfung bedeutsam. Gültigkeit und Reichweite der GoBD-Grundsätze müssen im Zweifel noch durch die Rechtbesprechung bestätigt und konkretisiert werden.
• ... machen keine Angaben über inhaltliche Pflichtbestandteile oder die Form von Angeboten, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und anderer Geschäftskorrespondenz. Die betreffenden Inhaltsvorschriften finden sich nach wie vor in der Abgabenordnung, dem Umsatzsteuergesetz und anderen Steuergesetzen. Bei Rechnungen ist das vor allem 14 Abs. 4 UStG. Gesetzliche Pflichtbestandteile für Angebote gibt es nicht.

Unabdingbare Eigenverantwortung

Die Verantwortung für das Einhalten der folgenden Grundsätze lässt sich nicht delegieren. In den GoBD heißt es: „Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen [...] ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.“

Die persönliche Verantwortung des Steuerpflichtigen für die Einhaltung der GoBD gilt ausdrücklich auch dann, wenn sich ein Steuerberater um Ihre Steuerangelegenheiten kümmert. Das bedeutet aber nicht, dass Sie auf Expertenunterstützung verzichten müssen – im Gegenteil: Sofern noch nicht geschehen, klären Sie am besten bald mit Ihrem Steuerberater, wie Sie die GoBD-Vorgaben in Ihrem Betrieb finanzamtskonform mit möglichst wenig Aufwand erfüllen.

Die wichtigsten GoBD-Grundsätze im Überblick

Vorweg jedoch die versprochene Übersicht über die wichtigsten GoBD-Vorschriften:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Elektronisch erzeugte Dokumente und elektronisch erfasste Vorgänge, die für die Besteuerung von Unternehmen bedeutsam sind, müssen verständlich, nachvollziehbar und überprüfbar sein. Die GoBD übertragen damit die allgemeinen Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen aus § 145 AO auf DV-gestützte Buchführungssysteme.

Insgesamt müssen die Daten und Unterlagen einem sachverständigen Dritten (z. B. einem Finanzamtsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Eindruck von den Geschäftsvorgängen, finanziellen Transaktionen, den Belegen und der Lage des Unternehmens im Besteuerungszeitraum vermitteln.

Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung

Die Details der Anforderungen ergeben sich aus den weiteren Grundsätzen, bei denen es sich um Konkretisierungen der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen in § 146 AO handelt:

• Vollständigkeit: Steuerlich relevante Geschäftsvorfälle müssen ausnahmslos und lückenlos erfasst werden. Die dazugehörigen Belege und Aufzeichnungen sind komplett aufzubewahren.
• Richtigkeit: Belege und Aufzeichnungen von Geschäftsvorgängen müssen die „tatsächlichen Verhältnisse“ abbilden und den rechtlichen Vorschriften entsprechen. Mit anderen Worten: Sie dürfen nicht schummeln.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen. Als Anhaltspunkte gelten:
  • Bargeldeinnahmen müssen täglich aufgezeichnet werden.
  • Bei bargeldlosen Geschäften gilt eine Frist von zehn Tagen als unbedenklich.
  • Sofern es eine geordnete Belegsammlung gibt, genügt bei bargeldlosen Geschäften die Aufzeichnung binnen eines Monats.
• Ordnung: Geschäftliche Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Mit einer Beleg-Sammlung im berühmt-berüchtigten Schuhkarton ist es nicht getan!
• Unveränderbarkeit: Steuerlich relevante Belege, Buchungen und Aufzeichnungen sind so zu speichern, dass nachträgliche Änderungen ganz verhindert oder zumindest dokumentiert werden. Entscheidend ist, dass eventuelle Änderungen lückenlos nachvollziehbar sind und der ursprüngliche Inhalt elektronischer Dokumente erkennbar ist.
  Wichtig: Editierbare, mit Word oder Excel erstellte Dateien oder auch Dokumente im PDF-Format erfüllen den Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht!
  
  

  Lektüretipp: Ausführlichere Informationen entnehmen Sie dem orgaMAX-Blogbeitrag „Rechnung richtig erstellen: Warum Sie nicht auf Excel & Co. setzen sollten“.

   

Datenschutz und Datensicherheit

Elektronische Belege, Aufzeichnungen und andere steuerlich relevante Unterlagen müssen ...

• gegen Löschen, Beschädigung und Verlust geschützt sein,
• durch Zugangs- und Zugriffskontrollen vor dem Zugriff Unbefugter gesichert werden und
• für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verwahrt werden.

Die Dauer der Aufbewahrung geht nicht aus den GoBD hervor. Vielmehr richtet sie sich nach den Vorschriften der Abgabenordnung (§ 147 AO) und des Umsatzsteuergesetzes (§ 14b UStG). Für buchführungspflichtige Unternehmen gelten darüber hinaus die einschlägigen Paragrafen des Handelsgesetzbuchs (§ 257 HGB).

Ganz gleich, ob sechs oder zehn Jahre: Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres, in dem ...

• der betreffende Beleg entstanden oder aber
• die letzte Eintragung im Dokument

... gemacht worden ist.

Verfahrensdokumentation

Das planmäßige Gesamtverfahren muss schriftlich niedergelegt werden. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“. Das umfasst den Aufbau, den Ablauf und Inhalt sowie die Ergebnisse des eingesetzten Verfahrens.

Bei elektronischen Dokumenten gehören dazu beispielsweise sämtliche Schritte ...

• ausgehend vom Entstehen der enthaltenen Informationen
• über die Verarbeitung, Indizierung und Speicherung der Daten,
• dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit,
• bis hin zur Sicherung gegen Verlust oder Verfälschung sowie
• der Wiederherstellung des Ursprungs-Dokuments aus einem elektronischen Archiv.

Im Rahmen eines „Internen Kontrollsystems“ (IKS) sind zudem Vorkehrungen zu treffen über ...

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungen und deren Einhaltung,
• Kontrollen bei der Datenerfassung (z. B. Plausibilitätsprüfungen und Fehlerhinweise),
• Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen sowie
• Schutzmaßnahmen gegen absichtliche und unabsichtliche Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

Wichtig: Das IKS ist Teil der übergeordneten Verfahrensdokumentation. Umfang und Details hängen von der Größe und Komplexität des Unternehmens ab. Bei kleinen Unternehmen und Solo-Selbstständigen genügt eine kurze Beschreibung, durch welche Sicherungen Kontrollmaßnahmen die Richtigkeit, Echtheit und Sicherheit der Belege und Aufzeichnungen gewahrt werden soll.

Folgen von GoBD-Verstößen

Stellt das Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung fest, dass ein steuerpflichtiger Unternehmer die GoBD-Grundsätze ganz oder teilweise nicht beachtet, können die Besteuerungsgrundlagen nach oben korrigiert werden. Das betrifft zum Beispiel ...

• den Umsatz (und damit die Höhe der Umsatzsteuer),
• den Gewinn oder Einnahmenüberschuss (und damit die Höhe der Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer) oder auch den
• Gewerbeertrag (und damit die Höhe der Gewerbesteuer).

Im Ergebnis drohen Steuer-Nachzahlungen sowie Nachzahlungs-Zinsen. In schwerwiegenden Fällen kann der Fiskus sogar die gesamte Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen! Im Fall von Ordnungswidrigkeiten oder gar strafbaren Handlungen drohen zudem Bußgelder und Strafverfahren.

GoBD-Checkliste: Das sollten Sie bei der Auswahl einer Bürosoftware beachten

Die folgenden GoBD-Funktionen sollte eine Rechnungs- oder Bürosoftware mindestens beherrschen:

• Zugriffsschutz durch Vergabe von Mitarbeiter-Zugangsberechtigungen für den Zugriff auf Hard- und Software,
• Nachvollziehbarkeit von Dateneingaben und Verarbeitungen durch differenzierte Benutzerrechte,
• Erstellen finanzamtskonformer Buchungsbelege und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine) mit allen inhaltlichen Pflichtbestandteilen,
• Festschreibung aller GoBD-relevanten Dokumente und Aufzeichnungen sowie Sicherung gegen nachträgliche Änderung,
• automatische Protokollierung aller zulässigen Änderungen und Daten-Übertragungen,
• Zuordnung externer Dokumente zu laufenden Geschäftsvorgängen sowie elektronischen Belegen,
• GoBD-konforme Archivierung elektronischer Dokumente und Aufzeichnungen,
• regelmäßige, am besten automatisierte Datensicherung sämtlicher Stamm- und Vorgangsdaten,
• Möglichkeit der vollständigen Wiederherstellung verlorener oder beschädigter Daten aus zuvor erstellten Datensicherungen,
• Erzeugen von GoBD-Ausgabedateien vor oder während einer Betriebsprüfung über eine zertifizierte GoBD-Export-Schnittstelle (z. B. vom Zertifizierungs-Auditor Audicon GmbH),
• Unterstützung der von den Finanzämtern genutzten IDEA-Software („Interactive Data Extraction and Analysis“).

Praxistipp: Wie einfach und komfortabel Selbstständige und kleine Unternehmen die wichtigsten GoBD-Grundsätze mithilfe der Bürosoftware orgaMAX erfüllen, erfahren Sie im Praxis-Leitfaden „So arbeiten Sie mit orgaMAX GoBD-konform“.