In jedem Unternehmen gibt es Kosten, die sich nicht vermeiden lassen. Dazu gehören etwa regelmäßig im Geschäftsjahr anfallende Ausgaben, zum Beispiel für Mitarbeiter, Gebäude oder Wartung. Doch es gibt auch zahlreiche versteckte Kosten, die oft ungeplant zu Buche schlagen und sich negativ auf die Ausgaben auswirken. So kann man etwa bei den Bürokosten oft schon durch kleine Änderungen Großes bewirken und Kosten nachhaltig senken.
7 Faktoren, mit denen Sie die Bürokosten spürbar senken können
1. Anpassung der Raumtemperatur: Jeder Mensch hat ein anderes Temperaturempfinden. Und so kann es schnell passieren, dass die Temperatur im Büro permanent wechselt. Mal ist dem einen zu heiß, dann dem anderen wieder zu kalt. Hier gilt es, eine Balance zu finden, mit der alle Mitarbeiter leben können.
Die Raumtemperatur im Büro sollte im Idealfall nicht mehr als 20 bis 22 Grad betragen, da bei größeren Temperaturschwankungen zu viel Energie verbraucht wird. Die Temperatur können Sie durch ein einfaches Thermostat regulieren und kontrollieren.
Ebenfalls von elementarer Bedeutung: Wenn die Klimaanlage in Betrieb ist, sollten keine Türen bzw. Fenster geöffnet sein. Andernfalls wird das Geld buchstäblich zum Fenster hinausgeworfen. Stattdessen kann durch ein morgendliches Stoßlüften schnell und energiesparend Frischluft in den Raum gelassen werden. Außerdem sorgt diese Art des Lüftens für weniger Temperaturschwankungen.
2. Es werde Licht! Durch generell steigende Stromkosten wird die Optimierung des Stromverbrauches immer wichtiger. Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist deshalb auch unnötiger, zusätzlicher Stromverbrauch. So verbraucht in der Regel alleine ein Standardrechner bei 180 Watt schon 28 Cent die Stunde. Dies macht im Jahr ca. 105 € bei nur einem Rechner aus.
Schon durch die Nutzung der sogenannten Ruhemodi können sich deshalb Vorteile ergeben. Die meisten Bildschirme verfügen heute über einen Energiesparmodus, der sich automatisch einschaltet, wenn der Bildschirm eine bestimmte Zeit nicht benutzt wurde. Trotzdem ist er für den nächsten Einsatz direkt betriebsbereit. Die Ruhemodi gibt es natürlich auch für diverse andere Geräte. So können nach dem gleichen Prinzip beispielsweise Drucker, Faxgeräte und sogar komplette Rechner oder Server in Standby versetzt werden.
Auch das Dauerbrennen einer Glühbirne wird gerne unterschätzt. Jeder Mitarbeiter, der in das Büro kommt, macht in der Regel automatisch das Licht an. Das kann z. B. durch einen Bewegungsmelder zum einen vereinfacht werden, zum anderen wird das Licht nur dann in Betrieb genommen, wenn sich überhaupt jemand in dem Raum befindet. Am sinnvollsten sind die Bewegungsmelder in Räumen mit viel Bewegung, wie z. B. auf der Toilette oder im Flur. Werden die Glühbirnen dann auch noch durch Energiesparlampen ersetzt, deren Helligkeit mittels Dimmregler individuell eingestellt werden kann, sparen Sie zusätzliches Geld.
Im Idealfall nutzen Sie ohnehin das Tageslicht als natürliche Lichtquelle. Zu stark verdunkelnde Rollladen sollten deshalb durch lichtdurchlässige Jalousien ersetzt werden. Dies ist nicht nur für den Geldbeutel gut, sondern auch für die Psyche Ihrer Mitarbeiter. In jedem Unternehmen sollte außerdem natürlich folgende Regel gelten: Der Letzte macht das Licht aus!
3. Qualität statt Quantität: Das gilt vor allem für Bürogeräte wie z. B. Drucker, Faxe und Computer. In der Anschaffung sind energieeffizientere Geräte zwar wesentlich teurer, doch heißt es nicht umsonst „Qualität hat ihren Preis“. Durch eine solche Investition erreichen Sie auf Dauer eine Kostenersparnis. darüber hinaus können Sie natürlich nicht nur bei Bürogeräten sparen, sondern auch bei anderen elektronischen Helfern, die ins Büro integriert werden (wie Küchenanlagen).
4. Nicht am falschen Ende sparen! Im Büro werden viele „kleinere“ Sachen benötigt, um den Arbeitsfluss zu unterstützen. Hierzu zählen z. B. Blöcke, Heftzwecken, Papier, Stifte, Kleber, Briefumschläge usw., welche jeder Mitarbeiter in größerem oder kleinerem Umfang für seine Arbeit benötigt. Diese einzelnen Gegenstände sind an sich nicht teuer. Doch Achtung! Auch kleine Ausgaben summieren sich schnell. Deswegen empfiehlt es sich, bei einem Lieferanten oder in einem Geschäft größere Mengen zu kaufen, um von Mengenrabatten und Skonto zu profitieren.
Wichtig ist hierbei auch das Vergleichen der Angebote und ein vorheriges Einholen von Preisen. Dabei kann man auch bei seinen vorhandenen Verträgen, die womöglich schon direkt nach der Gründung der Firma vereinbart wurden, sparen, indem man neue, aktuellere Angebote für die Telefonanlage, Getränke oder auch Strom einholt.
Auf gar keinen Fall sollte jedoch an der falschen Stelle gespart werden. So müssen etwa Firewalls und Antivirenprogramme immer auf dem neuesten Stand sein. Sie müssen zum einem den Schutz der vertraulichen Unternehmensdaten gewährleisten und sich selber vor Hackerangriffe zu schützen. Bei Missachtung können hohe Kosten entstehen, welche im schlimmsten Fall zur Insolvenz führen kann.
5. Weniger ist mehr: Nicht jedes Papier muss ausgedruckt werden. Viele Dokumente lassen sich direkt, z. B. per E-Mail, an den Kunden versenden, wodurch teure Tinte und Papier gespart werden können. Denn jeder Druck schluckt Geld – und verursacht mitunter unnötige Papierberge.
Auch Ordner und Ablagesysteme können so mitunter eingespart oder vereinfacht werden. Ihre Mitarbeiter müssen sich also nicht mehr um die Ordnung kümmern, sondern können ihre Arbeitskraft effizienter in andere Aufgaben investieren. Ganz nach dem Motto: Zeit ist Geld – und Mitarbeiter kosten.
Darüber hinaus können viele Drucker heutzutage beidseitig drucken, es ist meistens nur eine Frage der Einstellung. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen, verbrauchen die Dokumente, welche postalisch versendet werden müssen, weniger Papier. Aus diesem Grund sollte man genau nachdenken, was gedruckt werden muss. Auch das Frankieren der Briefe fällt damit fast weg, sodass Sie weniger Portokosten zahlen.
Auch wenn das Ziel des papierlosen Büros vielleicht nicht gänzlich zu erreichen ist, da immer wieder rechtliche Rahmenbedingungen („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz: GoBD) verhindern, alles digital abzulegen, so kommen Sie Ihrem Ziel doch deutlich näher.
Ebenfalls sparen lässt sich übrigens auch durch die Art des Papiers. Recyclingpapier sieht zwar nicht so strahlend weiß aus, ist aber um einiges günstiger als das gebleichte Papier. Und entgegen aller Vorurteile stehen Qualität und Farbe dem gebleichten Papier heute in fast nichts mehr nach.
Schonender für die Umwelt ist es dabei allemal, denn bei der Produktion des Recyclingpapiers werden ca. 60 % weniger Energie verbraucht als bei einem normalen Papier und es kann sogar bis zu fünf Mal erneut aufbereitet und so verwendet werden. Die Anschaffung des Recyclingpapiers ist außerdem rund 10 % günstiger. Somit schonen Sie nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihren Geldbeutel.
6. Steuerspartipps bei den Bürokosten: Am Ende des Jahres kann man mit der Steuererklärung viel Geld sparen – vorausgesetzt natürlich, Sie haben alles richtig gemacht. Denn gerade bei der Angabe von Bürokosten passieren viele Fehler und es kommt schnell zu Missverständnissen. Befolgen Sie aber einige grundsätzliche Regeln, können Sie auch diese kinderleicht von der Steuer absetzen. Die Regeln der Bürokosten sind übrigens im Einkommenssteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten festgelegt.
Viele Bürokosten wie Berufskleidung, Software, Bücher, Werkzeugutensilien sowie konventionelle Verbrauchsgüter wie Papier, Patronen, Heftzwecken, Tacker, Locher und technische Geräte können sofort steuerlich abgesetzt werden. Der Wert dieser Materialien darf allerdings einen Nettowert von 410 Euro nicht übersteigen. In manchen Betrieben sind die Bürokosten sehr gering, sodass es sich kaum lohnt, diese kostensteuerrechtlich abzusetzen. In diesem Fall kann aber ein Pauschalwert von 110 Euro angewiesen werden, welcher nicht im Detail belegt werden muss.
Hochwertigere Güter müssen über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden. Dazu gehören z. B. PCs, Notebooks, Drucker etc. Hierzu gibt es eine amtliche Abschreibungstabelle, die eine ungefähre Schätzung für die Abschreibung solcher Güter angibt.
Dabei ist zu beachten, dass die Büromaterialien zu 90 % vom Betrieb und nicht für private Zwecke benutzt werden müssen. Das Finanzamt kann im Zweifel hohe Abzüge stellen, wenn dies nicht der Fall ist.
Schwierig wird der Nachweis, dass in einem eigenständigen Raum genutzten Gegenstände nur für betriebliche Zwecke benutzt werden, etwa bei der Arbeit im Home-Office. In den meisten Fällen werden sie zu 50 % von einer betrieblichen Nutzung bewertet und müssen deshalb teilweise als Privatvermögen versteuert werden.
Achtung! Für das Finanzamt ist es wichtig, dass die Bürokosten nicht nur „Bürobedarf“ genannt werden. Je spezifischer die Bezeichnung für die Aufwendung, desto schneller erhalten Sie rückwirkend das Geld. Die Angaben für die Ausgaben der Bürokosten müssen also plausibel und einfach nachvollziehbar sein. Je genauer sie sind, desto besser für die Vorsteuer.
7. Alle müssen an einem Strang ziehen: Wer bei den Bürokosten spart, hat nicht nur mehr Geld für wichtige Kernbereiche seines Unternehmens zur Verfügung, sondern schont auch die Umwelt. Und das ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je. Allein durch die Verwendung eines Recyclingpapiers erreicht man ein umweltbewussteres Image und kann dieses auch visuell an den Kunden weitergeben.
Jedes Unternehmen muss es sich zur Aufgabe machen, es als Team in die Hand zu nehmen, Bürokosten zu sparen. Jeder Mitarbeiter sollte deshalb genau wissen, in welchen Bereichen gespart werden kann und sich immer wieder selber kontrollieren.
Ein Mitarbeiter kann beispielsweise noch so sparsam mit dem Licht umgehen: Wenn die letzte Person es dann nach Feierabend nicht ausmacht, ist der positive Effekt direkt wieder verpufft. Hierbei sollte jedem Einzelnen bewusst sein, dass er nicht nur dem Unternehmen hilft, Geld zu sparen, sondern gleichzeitig auch der Umwelt etwas Gutes tut.
Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, anderes zu denken bzw. zu handeln und sammeln Sie gemeinsam Vorschläge, wie man die Bürokosten in Ihrem Betrieb verringern kann. Durch diese Maßnahme wird ein Wir-Gefühl produziert, das Arbeitsklima positiv beeinflusst. Um Ihre Mitarbeiter zum Nachdenken anzuregen, können Sie außerdem eine „Belohnung“ wie z. B. einen gemeinsamen Ausflug in Aussicht stellen.
Bürokosten zu sparen ist eine Prozessveränderung und geschieht natürlich nicht von jetzt auf gleich. Setzen Sie sich deshalb zusammen kleine Ziele und führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche, um die Erfolge deutlich darzustellen. Schreiben Sie einen Leitfaden, welche Ihre Mitarbeiter als Vorlage für ihr Handeln nutzen können und um nachzulesen, was es zu beachten gilt. Wenn diese Tipps beherzigt werden, sind schnelle Erfolge wahrscheinlicher.
Halten Sie also Ihre Augen offen. An jeder Ecke in Ihrem Büro haben Sie die Möglichkeit, Geld und Ressourcen zu sparen.
