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Mandanten-Fähigkeit: Mit orgaMAX Online mehrere Firmen, Filialen oder Freiberufler-Büros verwalten

19. Okt. 2021
10 MIN

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Mehrere „Mandanten“ einer Buchführungs-, Steuer- oder Bürosoftware sind nicht nur für Steuer- und Unternehmensberater wichtig. Schließlich kann auch ein einzelner Steuerpflichtiger gleichzeitig ganz verschiedene Einkunftsarten erzielen darunter Einkünfte aus ...

  • selbstständiger Arbeit,
  • einem oder mehreren Gewerbebetrieb(en),
  • Land- und Forstwirtschaft oder auch
  • Vermietung und Verpachtung.

... einmal ganz abgesehen von Arbeitnehmer-Gehältern und Renten oder Pensionen von Ruheständlern.

 

Flexible Selbstständigkeit: Mandaten machen’s möglich

Zwar gilt die Konzentration auf „Kernkompetenzen“ landläufig als Königsweg zum geschäftlichen Erfolg. Andererseits sorgen mehrere unternehmerische Standbeine auch für mehr Sicherheit.

Manchmal ist Flexibilität sogar überlebenswichtig. Das haben zuletzt die Corona-Pandemie oder auch die Flutkatastrophe gezeigt: Unternehmergeist, Erfindungsreichtum und Tatkraft sind in solchen Situationen mindestens ebenso wertvoll wie staatliche Unterstützungsmaßnahmen.

Alle Umsätze und Gewinne in einen Topf zu werfen, ist beim Tanz auf verschiedenen Business-Hochzeiten jedoch keine gute Idee: Denn auch Entrepreneure und andere zupackende Unternehmer werden früher oder später durch die Gewerbe- und Finanz-Bürokratie eingeholt.

 

Wir sind so frei?

Unternehmerische Multitalente sind daher gut beraten, die Melde- und Zulassungsvorschriften ihrer unterschiedlichen Geschäftsfelder zu beachten. Einkünfte aus verschiedenen Tätigkeiten und Betrieben sollten außerdem möglichst sauber voneinander getrennt werden. Zumal dann, wenn erfolgreiche Zusatzgeschäfte dauerhaft betrieben werden sollen.

Mitten im Auge des Orkans mag das schwierig sein. Doch spätestens, nachdem sich der erste Sturm gelegt hat, sollten Sie über eine Trennung verschiedener Geschäftsbereiche nachdenken.

 

Gute Gründe für separate „Mandanten“

Gründe dafür gibt es mehr als genug. Denken Sie nur an ...

  • Angehörige freier Berufe, die nebenbei Gewerbe-Einkünfte erzielen: Ein Künstler etwa, der sich während der Corona-Flaute ein zweites Standbein als Händler, gewerblicher Dienstleister oder auch Vermittler (z. B. gegen Provision im Rahmen eines Online-„Partnerprogramms“) aufgebaut hat, läuft Gefahr, seine Freiberufler-Privilegien zu verlieren. Denn nebenbei erzielte Gewerbe-Erträge „färben ab“ – und zwar schon dann, wenn sie „mehr als nur geringfügig“ sind! Die gesamte Tätigkeit gilt dann als Gewerbe – inklusive Gewerbesteuerpflicht, unter Umständen sogar kaufmännische Buchführung und Bilanzierung.
  • Solo-Selbstständige und Kleingewerbetreibende, die sich mit Kollegen zusammenschließen, um größere Projekte stemmen zu können: Sie müssen ihre gemeinsamen Einkünfte bereits aus steuerlichen Gründen von ihren Einzelumsätzen trennen.
  • Entrepreneure, die sich einfach einmal in anderen Geschäftsfeldern ausprobieren wollen: Sie gefährden unter Umständen ihr Ansehen im bisherigen erfolgreichen Stamm-Business, wenn sie unter demselben Namen und Logo am Markt auftreten.

Daneben gibt es aber auch ganz klassische kaufmännische Gründe, die Auftragsverwaltung, Abrechnung, Buchführung und das Forderungsmanagement verschiedener Geschäftsbereiche zu trennen – so zum Beispiel die Eröffnung von Filialen oder Zweigniederlassungen an anderen Standorten.

Praxistipp: Auch Buchführungshelfer, Bilanzbuchhalter, Unternehmensberater, Inkassobüros und andere B2B-Dienstleister können mithilfe der orgaMAX Online-Mandantenverwaltung die Daten ihrer Klienten sicher voneinander getrennt verwalten.

 

orgaMAX online: Eine Software – mehrere Mandanten

Ganz gleich, ob Pilotprojekt oder professionelle Zweitfirma: Selbstständige Multitalende können mehrere Tätigkeiten, Betriebe, Firmen, Filialen und / oder Zweigniederlassungen problemlos mit orgaMAX online organisieren und auswerten:

Mit einem zusätzlichen orgaMAX Online-„Mandanten“ verwalten Sie zusätzlich zu Ihrem bestehenden Unternehmen ganz einfach einen oder mehrere zusätzliche Betriebe. Und das zum Taschengeld-Tarif ab 5 Euro pro Monat. Ausführlichere Informationen finden Sie auf der orgaMAX-Preisübersicht.

 

Beispielhafte Vorteile der Mandantenfähigkeit

Mit einem separaten „Mandanten“ …

  • trennen Freiberufler ihre freiberuflichen Tätigkeiten sauber von gewerblichen Betriebsteilen,
  • verwalten Händler Filialen an verschiedenen Standorten,
  • unterscheiden Handwerker bei Bedarf zwischen zulassungspflichtigen, zulassungsfreien sowie handwerksähnlichen Gewerken,
  • rechnen Partner und Arbeitsgemeinschaften gemeinsame Projekte getrennt von ihren eigenen Geschäften ab,
  • verwalten Buchführungshelfer und Unternehmensberater die betriebswirtschaftlichen Daten mehrerer Klienten parallel nebeneinander,
  • erledigen Sie bei Bedarf die Buchführung für das Feierabend-Gewerbe eines Kollegen oder Familienangehörigen...

Und das Beste: Diese und viele andere Szenarien lassen sich mit orgaMAX online problemlos unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche abbilden.

 

Firmen-Umschaltung per Knopfdruck

Dafür brauchen Sie sich noch nicht einmal neu einzuloggen: Sie wechseln in Ihrer gewohnten orgaMAX Online-Arbeitsumgebung einfach zum passenden Mandanten – und arbeiten dort nahtlos weiter...

Bitte beachten Sie: Mit den orgaMAX Online-Mandanten erledigen Sie ganz bequem die betrieblichen Aufgaben zusätzlicher Geschäftsfelder. Die steuer-, handels- und gewerberechtlichen Details besprechen Sie zuvor jedoch am besten mit einem Steuer- oder Unternehmensberater. Sie können aber auch bei ...

  • der für Sie zuständigen IHK oder Handwerkskammer,
  • Ihrem Berufs- oder Branchenverband und / oder
  • direkt beim Finanzamt nachfragen.

 

Zurück zum Software-Handling. So legen Sie mehrere Mandanten an:

 

1. Zusätzlichen Mandanten anfragen und freischalten lassen

Wenn Sie mehr als einen Mandanten nutzen möchten...

  • rufen Sie uns an (Mo. bis Fr. 8 Uhr bis 12 Uhr und 13 bis 18 Uhr unter
    05231-7090-0) oder
  • schicken Sie uns einfach eine E-Mail über unsere Kontaktseite:
    kontakt-illu


Unsere Kollegen melden sich zeitnah bei Ihnen und schalten daraufhin einen zusätzlichen Mandanten frei.

 

2. Zusätzlichen Mandanten aktivieren und einrichten

mandant-1

Damit Sie mit dem neuen Mandanten arbeiten können, aktivieren Sie ihn im zweiten Schritt.
Dazu ...

  • loggen Sie sich in Ihren orgaMAX Online-Account ein,
  • öffnen die orgaMAX Online-Mandantenverwaltung per Mausklick auf den blau-weißen Button am linken unteren Seitenrand (oberhalb der „Einstellungen“).

 

Dort finden Sie standardmäßig ...

  • im Abschnitt „Aktiver Mandant“ Ihre eigene Arbeitsumgebung (= Mandant 1) und
  • unter „Weitere Mandanten“ den orgaMAX Online „Demo Mandanten“ (= Mandant 0, mit dem Sie neue oder Ihnen unbekannte Funktionen gefahrlos ausprobieren können, ohne versehentlich Ihre Datenbestände durcheinanderzubringen).

 

 

 

 

Per Mausklick auf „Mandant hinzufügen“ sorgen Sie dafür, dass der bereits freigeschaltete Mandant aktiviert wird. Das ist eine Sache von ein paar Sekunden. Anschließend erscheint ein Hinweis-Fenster ...

mandant-2


... und Sie landen im Einrichtungs-Assistenten. Mit dessen Hilfe erledigen Sie in fünf kurzen Schritten die wichtigsten Voreinstellungen.

Bitte beachten Sie:

  • Sorgen vor Nachteilen wegen fehlerhaften Eingaben bei der Ersteinrichtung brauchen Sie sich nicht zu machen. Falls erforderlich, können Sie sämtliche Angaben später im orgaMAX Online-Arbeitsbereich „Einstellungen“ korrigieren oder anpassen.
  • Abgesehen von den Angaben bei der Ersteinrichtung enthält Ihr neuer Mandant keinerlei Daten oder Einstellungen aus Ihrer bisherigen Geschäftstätigkeiten. Sie können von Grund auf neu anfangen.

 

Komfortabler Einrichtungs-Assistent

Per Mausklick auf „Weiter“ rufen Sie den jeweils nächsten Schritt des Assistenten auf. Über „Zurück“ können Sie bei Bedarf auch die vorhergehenden Eingabedialoge wieder aufrufen. Wahrscheinlich kennen Sie die Einrichtungs-Prozedur ohnehin noch von Ihrem ursprünglichen Mandanten:

  • In Schritt 1 tragen Sie Firma, Vor- und Nachname sowie Ihre Telefonnummer ein:

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  • In Schritt 2 wählen Sie die Branche aus, damit orgaMAX Online möglichst genau auf die betrieblichen Anforderungen Ihres zweiten geschäftlichen Standbeins angepasst werden kann. Dazu legen Sie per Mausklick auf einen der Buttons zunächst den übergeordneten Wirtschaftszweig fest (z.B. „Online-Handel“) und wählen anschließend über den Abwärtspfeil des Feldes „Branche suchen“ das passende Geschäftsfeld (z. B. „Kosmetikhandel“):

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  • In Schritt 3 geben Sie an, wie viele Mitarbeiter künftig (voraussichtlich) mit orgaMAX Online arbeiten werden:

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  • In Schritt 4 machen Sie Angaben über Ihre Umsatzsteuerpflicht.
    Bitte beachten Sie: Falls Sie ausschließlich umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen erbringen oder sich für die Kleinunternehmer-Regelung entschieden haben, wählen Sie hier die Antwort „Nein“. Im Zweifelsfall sprechen Sie zuvor mit Ihrem Steuerberater.

     

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  • In Schritt 5 schließlich legen Sie dann noch fest, ob Sie gleich mit Ihrem neuen Mandanten loslegen oder lieber erst noch einmal mit den Demo-Daten experimentieren möchten. Da Sie das orgaMAX Online-Handling ja bereits kennen, können Sie den Einrichtungs-Assistenten per Mausklick auf „Nein“ und „Fertig“ beenden:

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Zum Abschluss des Assistenten informiert ein „Hinweis“-Fenster darüber, dass Sie loslegen können:

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Alle weiteren Tätigkeiten kennen Sie ja bereits aus der Arbeit mit Ihrem ersten produktiven Mandanten. Bleibt nur noch die Frage nach dem Mandanten-Wechsel:

 

3. Mandanten wechseln

mandant-5Standardmäßig läuft Ihre neue Arbeitsumgebung unter der Bezeichnung „Neuer Mandant“. Der blau-weiße Button am unteren linken Seitenrand trägt daher die Initialen „NM“.

Per Mausklick auf diesen Button und dann auf das „Stift“-Symbol im folgenden Kontextmenü können Sie Ihrem Mandanten einen aussagekräftigeren Namen geben (z. B. „Filiale Buxtehude“ = „FB“).

 

Praxistipp: Falls Sie mit Ihrem ursprünglichen Mandanten weiterarbeiten möchten, klicken Sie im Kontextmenü-Abschnitt „Weitere Mandanten“ auf den entsprechenden Eintrag. An den Initialen im blau-weißen Button am unteren linken Seitenrand erkennen Sie jederzeit, welcher Mandant gerade aktiv ist.

 

Abgeschottete Datenbestände

Wichtig: Alle Stamm- und Vorgangsdaten sowie sämtliche Einstellungen der verschiedenen Mandanten sind vollständig unabhängig voneinander. Sie arbeiten zwar unter einem Software-Dach – aber mit getrennten Datenbeständen.

Jede einzelne Datenbank enthält unter anderem ...

  • eigene Artikel-, Kunden- und Lieferanten-Daten,
  • gesonderte Nummernkreise für Angebote, Aufträge und Rechnungen,
  • separate Zugänge zum Online-Banking,
  • unabhängige Zugangs- und Rechteverwaltung,
  • eigene Unternehmens- und Steuer-Einstellungen und natürlich auch
  • spezielle Finanz- und Steuerauswertungen.

Die Abschottung sorgt für klare Verhältnisse und Sicherheit.

 

Bitte beachten Sie:

  • Mandantenübergreifende Änderungen sind grundsätzlich nicht möglich. Änderungen, die verschiedene Mandanten gleichzeitig betreffen, müssen Sie daher in jedem einzelnen Mandanten neu vornehmen!
  • Falls ein Mandant überflüssig wird, können Sie ihn auch wieder deaktivieren lassen.

 

Weitere Fragen zu technischen und organisatorischen Aspekten der neuen orgaMAX Online-Mandantenverwaltung beantwortet unsere Kaufberatung unter der Rufnummer 05231-7090-0 (Mo. bis Fr. 8 Uhr bis 12 Uhr und 13 bis 18 Uhr).

 

Weiterführende Lektüre

Mehr Tipps & Tricks rund um den orgaMAX-Einsatz im betrieblichen Alltag gibt es im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv:

 

orgaMAX online:

 

orgaMAX-Desktop:

 

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Fragen oder Anregungen?

Melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder unter
+49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

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