Mehr Netto vom Brutto: Geld- oder Sachleistungen für Mitarbeiter?

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Ein beträchtlicher Teil der Personalausgaben fließt als Lohnsteuer ans Finanzamt. Ein anderer Teil landet in den Kassen der Sozialversicherungsträger. Kein Wunder, dass steuer- und sozialversicherungsfreie Leistungen bei Chefs und Mitarbeitern beliebt sind.

Als Gehaltsaufstockung bewährt haben sich vor allem ...

Sachlohn,
Gutscheine und
Guthabenkarten.

Weit verbreitet sind zum Beispiel Benzin- oder Essensgutscheine, wahlweise in gedruckter oder elektronischer Form. Weitere Sachlohn-Varianten reichen ...

vom kostenfreien Einkaufsguthaben
über Prepaid-Karten
bis zum Arbeitgeberzuschuss für eine Zahnzusatzversicherung.

Wichtig: Damit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge entfallen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Wie so oft steckt hier der (Fehler-) Teufel im Detail. Immerhin hat das Bundesfinanzministerium kürzlich zahlreiche Praxisfragen zum steuerfreien Sachlohn sowie zu steuerfreien Gutscheinen oder Geldkarten vom Arbeitgeber beantwortet:

Steuerfreie Alternative zum Barlohn: Sachlohn

Sachlohn sowie Gutscheine und Geldkarten vom Arbeitgeber sind demnach unter folgenden Bedingungen steuerfrei:

Der Wert darf derzeit 44 Euro pro Monat nicht übersteigen. Sonst wird nicht nur der darüber liegende Teil steuerpflichtig, sondern der gesamte Sachlohn! Bitte beachten Sie: Ab dem 1. Januar 2022 erhöht sich diese Wertgrenze auf 50 Euro monatlich!
Gutscheine und Wertkarten sind nur „zusätzlich zum vereinbarten Entgelt“ steuerfrei. Salopp gesagt: Sie müssen auf den regulären Lohnanspruch obendrauf kommen. Eine Abmachung wie „Ab sofort zahlen wir Ihnen einen Teil Ihres Gehalts als Gutschein aus, dann sparen Sie Steuern“ geht genauso wenig wie „Sie verzichten auf 44 Euro Lohn im Monat, dafür gibt‘s zukünftig eine steuerfreie Prepaid-Karte im gleichen Wert.“ Außerdem gilt: Wenn der Mitarbeiter statt des Gutscheins die Auszahlung der entsprechenden Summe in bar verlangen könnte, ist sie steuerpflichtig. Und zwar selbst dann, wenn der Arbeitnehmer den Gutschein annimmt!
Sobald Geld fließt, handelt es sich grundsätzlich um eine lohnsteuerpflichtige Geldleistung. Das gilt auch für den Fall, dass das Geld zweckgebunden für eine bestimmte Sache ausbezahlt wird (etwa zum Tanken des Privatwagens oder bei nachträglicher Erstattung der Benzinkosten durch den Arbeitgeber).

Wichtig: Steuerfreie Gutscheine vom Arbeitgeber sind nicht nur auf Papier und als Plastikkarte, sondern auch in digitaler Form zulässig (beispielsweise als Code oder als App).

Gutscheine und Geldkarten

Wichtig ist, dass die Leistungen zweckgebunden sind. Guthaben dürfen nicht allzu frei verwendbar sein. Sie können ...

entweder für das Sortiment des Arbeitgebers selbst gelten,
für das Sortiment eines ganz bestimmten Anbieters oder
nur für ausgewählte Waren und Dienstleistungen.

Mit anderen Worten: Ein Guthaben, das man überall einsetzen kann und für das man alles Mögliche bekommt, gilt nicht als Sachlohn. Das betrifft zum Beispiel Prepaid-Kreditkarten. Ab Januar 2022 gilt für diesen Punkt die gesetzliche Definition des Zahlungsdienste-Aufsichtsgesetzes (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG).

Ebenfalls nicht steuerfrei sind Karten und Gutscheine, wenn das Guthaben auch in bar ausgezahlt wird. Nur bei Restguthaben bis maximal ein Euro drückt das Finanzamt ein Auge zu.
Steuerpflichtig sind schließlich alle Karten, deren Guthaben man in andere Währungen tauschen oder an andere überweisen kann. Debit-Karten mit eigener IBAN bemängelt das Finanzamt ebenfalls.

Gut zu wissen: Wenn bei Prepaid- oder für zweckgebundene Debit-Karten Auflade- und Setup-Gebühren anfallen, dann zählen diese Kosten nicht mit zur 44-Euro-Grenze.

Beispiele für steuerfreie Wertkarten vom Arbeitgeber

Die folgenden Beispiele sollen ein Gespür für die Abgrenzung von Geld- und Sachleistung geben. Im Einzelfall hängt die Antwort immer vom konkreten Einzelfall ab:

Eine Guthabenkarte für einen Onlinehändler wie Amazon ist nur steuerfrei, wenn sie sich auf dessen eigenes Sortiment beschränkt und Marketplace-Anbieter ausschließt.
Eine Tankkarte, die man an Tankstellen ganz verschiedener Marken in ganz Deutschland für alle Waren im Shop verwenden kann, wäre hingegen kaum steuerfrei. Kann man dafür ausschließlich tanken, handelt es sich wiederum um Sachlohn.
Das Finanzamt erkennt neben Essensgutscheinen auf Papier auch digitale Essensmarken (z. B. über Lunch-Apps) an, bei denen der Mitarbeiter nur die Restaurant-Quittung einscannt und hochlädt.
Auch eine Karte, die die Teilnahme am Yoga-Kurs als betriebliche Gesundheitsmaßnahme ermöglicht, ist steuerfrei.

Arbeitgeberbeiträge zu Zusatzversicherungen

Sachlohn kann auch in Arbeitgeber-Beiträgen zu einer privaten Krankenzusatz-, Krankentagegeld- oder Pflegeversicherung bestehen. Dann muss der Arbeitgeber jedoch die Versicherung für den Arbeitnehmer abgeschlossen haben, nicht dieser selbst.

Arbeitgeberbeiträge für eine freiwillige Unfallversicherung, die beispielsweise private Unfälle abdeckt, sind nur dann Sachlohn, wenn der Arbeitnehmer den Anspruch auf Versicherungsleistungen hat.

Außerdem dürfen die Voraussetzungen für eine Pauschalbesteuerung nicht vorliegen: Es darf sich um keine Gruppenunfallversicherung mit maximal 100 Euro an Beiträgen pro Kopf und Jahr handeln.

Steuerfreier Sachlohn: Vorher genau hinschauen

Aufs Jahr gesehen kann der steuerfreie Sachlohn bis zu 528 Euro pro Arbeitnehmer betragen. Ein paar Hundert Euro Steuer- und Beitragsersparnis sind also drin. So gesehen lohnt sich die Sache.

Es gibt aber auch zwei grundsätzliche Gegenargumente:

Zum einen werden steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendungen weder beim Arbeitslosengeld noch bei den Rentenansprüchen berücksichtigt. Über die Jahre gesehen können auch 44 Euro im Monat durchaus einen spürbaren Unterschied machen. Unterm Strich bleibt nicht nur dem Finanzamt weniger, sondern auch den Mitarbeitern.
Zum anderen ist die Zahl möglicher Fehler groß. Das weiß auch das Finanzamt: Bei Steuerprüfungen stehen Sachlohnleistungen besonders im Fokus.

Allein deshalb besprechen Sie steuerfreie Leistungen vorher am besten mit Ihrem Steuerberater. Oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach. Fehler gehen zu Lasten des Arbeitgebers und können bei größeren Belegschaften richtig ins Geld gehen!