Kennen Sie den Film „Und täglich grüßt das Murmeltier“? In dieser US-amerikanischen Komödie gerät Hauptdarsteller Bill Murray unfreiwillig in eine Zeitschleife und erlebt denselben Tag wieder und wieder – bis er es schafft, einen Weg aus dieser Misere zu finden. Zahlreichen Büro-Angestellten geht es wohl ähnlich wie dem Protagonisten dieses Film-Klassikers. Tag für Tag begegnen ihnen die immer gleichen Aufgaben, die es schließlich zeitraubend abzuarbeiten gilt.
Und ein Ausweg aus diesem Hamsterrad scheint nicht in Sicht. Dabei ist es kein Geheimnis, dass es in Zeiten von Automatisierungs-Tools und Softwarelösungen für nahezu alle Bereiche des Lebens mehr als demotivierend ist, täglich wiederkehrende Aufgaben manuell erledigen zu müssen. Doch damit nicht genug. Denn die Zeit, die für solche Aufgaben aufgewendet werden muss, könnte sinnvoller in die Bereiche Investiert werden, die das Unternehmen dauerhaft voranbringen.
Großes Optimierungspotenzial vorhanden
Vielerorts werden etwa Angebote oder Umsatz-Reportings – also Aufgaben, die jeden Tag aufs Neue anfallen – beispielsweise noch mit Word oder Excel erstellt. Eine Umfrage des deutschen Marktforschungsinstituts GfK (Growth from Knowledge) in Zusammenarbeit mit der Made in Office GmbH ergab etwa, dass rund 35 % der Zeit, die die Befragten mit Office-Produkten arbeiten, mit wiederkehrenden Tätigkeiten gefüllt ist. Genau hier liegt also ein großes Optimierungspotenzial. Werden diese Aufgaben automatisiert oder zumindest teil-automatisiert erledigt, lässt sich die gewonnene Zeit in andere Bereiche des Unternehmens stecken.
Das wirkt sich das nicht nur positiv auf die zeitlichen Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter aus. Auch deren Motivation kann so erheblich gesteigert werden. Schließlich ist nicht nur jeder zweite Büromitarbeiter verärgert darüber, sich immer wieder mit denselben Tätigkeiten beschäftigen zu müssen, ein Drittel findet sogar, dass das eigene Potenzial im Büro nicht ausreichend ausgeschöpft wird. Das fanden die RPA-Experten von Another Monday in einer gemeinsamen Studie mit den Meinungsforschern von YouGov heraus.
Übrigens: Zu den unbeliebtesten Tätigkeiten in europäischen Unternehmen gehören die Prüfung langer Dokumente, Dateineingaben und Reportings. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie des Unternehmens ABBYY, an der rund 5.000 europäische Arbeitnehmer teilgenommen haben.
Wer sein Unternehmen auf effizientere Beine stellen möchte, muss sich dabei gar nicht zwingend mit dem Thema künstliche Intelligenz auseinandersetzen. Denn es geht auch deutlich einfacher – und somit auch preisgünstiger – als vielleicht vermutet. Schließlich ist ein Unternehmen in vielen Fällen schon damit gut beraten, auf eine Bürosoftware zu setzen.
Eine gute Bürosoftware greift Ihnen und Ihren Mitarbeitern in vielen wichtigen – aber oftmals eben auch lästigen Bereichen – der täglichen Arbeit unterstützend unter die Arme. Sie vereinfacht wiederkehrende Aufgaben und macht manche manuellen Arbeiten mitunter sogar völlig überflüssig.
Zwingende Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Software auch zum jeweiligen Unternehmen passt. Schließlich müssen die Arbeitsabläufe wie Zahnräder ineinandergreifen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Prüfen Sie also im Vorfeld genau, ob Ihr Bürosoftware-Favorit auch wirklich Ihren Ansprüchen genügt. Viele wichtige Hinweise zum Auswahlverfahren finden Sie übrigens in unserem Blogbeitrag „Zehn kritische Fragen, die Sie einem Anbieter einer Bürosoftware stellen sollten“.
Wie eine Bürosoftware Sie auf dem Weg zu effizienteren Arbeitsabläufen, (teil-) automatisierten Vorgängen und zufriedeneren Mitarbeitern unterstützen kann, möchten wir Ihnen im Folgenden anhand einiger Beispiele unserer Bürosoftware orgaMAX zeigen.
Stammdatenpflege leichtgemacht
Ohne Kunden kann kein Unternehmen auf Dauer existieren. Umso wichtiger ist es, die Daten seiner Kunden immer griffbereit und auf dem aktuellsten Stand zu haben. Doch die Pflege solcher Daten kann mitunter sehr zeitraubend sein. Nicht aber, wenn alle relevanten Daten in einer übersichtlichen Datenbank gesammelt und gepflegt werden. Über die zentrale Suche oder mittels Filtermöglichkeiten rufen Sie jeden Kunden blitzschnell auf, die aufgeräumte Kundenmaske macht die Bearbeitung der einzelnen Daten außerdem zum Kinderspiel.
Sie haben Ihre Daten zuvor in Excel gepflegt und haben nun Bauchschmerzen ob des Aufwands, diese in ein neues System einzupflegen? Diese Sorgen können wir Ihnen nehmen! Durch eine praktische Import-Funktion können Sie Ihre bisherigen Stammdaten ganz einfach in orgaMAX hineinladen und sie anschließend direkt im System bearbeiten.
Angebote und Rechnungen – so schnell erstellt wie noch nie
Zu den täglich wiederkehrenden Arbeiten gehört sicherlich in den meisten Unternehmen das Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Das kann eine sehr zeitraubende – und mitunter eben auch recht dröge – Aufgabe sein. Eine Bürosoftware wie orgaMAX kann Ihnen diese Arbeit zwar nicht gänzlich abnehmen, aber dafür sorgen, dass die dafür benötigte Zeit deutlich reduziert wird. Sind Ihre Stammdaten – z. B. Artikel-, Zahlungs- und Preiskonditionen oder auch Kunden im System gepflegt, stehen Ihnen diese im Vorgang direkt zur Verfügung und können mittels Mausklick ganz einfach übernommen werden.
Auch an die Formatierung der einzelnen Dokumente müssen Sie keinerlei Gedanken mehr verschwenden. In orgaMAX arbeiten Sie direkt in einer Druckansicht, sodass Sie immer direkt sehen, wie das Dokument aussieht, das an Ihren Kunden gehen soll. Und auch rechtlich sind Sie immer auf der sicheren Seite. Denn selbstverständlich sind alle rechtlich relevanten Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden. Mehr noch: orgaMAX selbst füllt automatisch das tagesaktuelle Datum sowie die fortlaufende Rechnung. Effizienter und schneller können formfehlerfreie Rechnungen kaum geschrieben werden! Darüber hinaus können Sie bestehende Angebote direkt in Rechnungen umwandeln. Das geschieht einfach per Mausklick – und ist so im Bruchteil der Zeit erledigt, die Sie sonst für die manuelle Umstellung benötigt hätten.
Apropos: Leider gehört es auch zum täglichen Geschäft, dass nicht alle Rechnungen vom Kunden fristgerecht bezahlt werden. Auch hier verbessert und erleichtert orgaMAX den Arbeitsablauf. Sobald Sie das Mahnwesen mit seinen verschiedenen Mahnstufen aktiviert und definiert haben, erinnert das System Sie automatisch an alle säumigen Kunden und erstellt automatisch rechtssichere Mahnungen, sobald die festgelegten Fristen überschritten sind. Im Anschluss können Sie die erstellten Mahnungen ganz einfach mittels weniger Klicks verschicken. Das spart Zeit und Nerven.
Verknüpfen und automatisieren Sie Ihr Online-Banking
Nicht nur säumige oder zahlungsfaule Kunden machen Arbeit. Selbst Kunden, die ihre Rechnungen fristgerecht bezahlen und somit gut fürs Unternehmen sind, kosten Zeit. Schließlich müssen eingehende Zahlungen für eine korrekte Buchhaltung den betreffenden Rechnungen zugeordnet werden. Wenn Sie auf eine Bürosoftware wie orgaMAX setzen, die in der Lage ist, Ihre Bankkonten anzubinden und mit dem System zu verknüpfen, wird Ihnen und Ihren Mitarbeitern diese Aufgabe deutlich vereinfacht. Schließlich können Sie Ihre Umsätze so direkt in der Software abrufen und zuordnen.
Dabei unterstützt Sie der intelligente Zuordnungs-Assistent. Dieser gleicht in Sekundenschnelle die jeweiligen Zahlungen mit den Informationen der gestellten Rechnungen ab und macht Ihnen so blitzschnell Vorschläge für mögliche Zuordnungen. Mit nur einem Mausklick können Sie diese annehmen und so deutlich schneller abarbeiten als es manuell je ginge.
Reportings und Statistiken automatisch erstellt
Wie eingangs erwähnt gehört die manuelle Erstellung von Reportings für die meisten Arbeitnehmer zu den unbeliebtesten wiederkehrenden Tätigkeiten. Ihre Daseinsberechtigung im Unternehmensalltag ist unbestritten. Dennoch ist die aufwändige Erstellung dieser Statistiken ein zeitfressender und mühsamer Aufwand.
Umso besser, wenn Ihre Bürosoftware diese Aufgabe für Sie übernimmt – und das Tag für Tag! orgaMAX erstellt aus den im System hinterlegten Daten Statistiken und Auswertungen, sodass Sie Ihnen Ihre Geschäftszahlen zu jeder Zeit tagesaktuell vorliegen. Ob Geschäftsentwicklung, Umsatzanalyse, Rohgewinn-Auswertung, Ausgabenüberwachung oder Tabellen-Auswertungen der unterschiedlichsten Bereiche: In Zukunft müssen weder Sie noch Ihre Mitarbeiter stundenlang stumpf über den Zahlen brüten, um auswertbare Erkenntnisse zu Papier zu bringen.
Welche Aufgaben möchten Sie automatisieren?
Selbstverständlich kann Ihnen eine gute Bürosoftware noch an vielen weiteren Stellen durch (teil-)automatisierte Vorgänge die Arbeit maßgeblich erleichtern. Damit Ihre Arbeitsabläufe so effizient wie nie werden, sollten Sie im Vorfeld klären, welche Aufgaben und Vorgänge überhaupt wiederkehrend, besonders lästig oder zeitraubend sind und daher weitgehend automatisiert werden sollen.
Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie auch zukünftige Entwicklungsmöglichkeiten mit einbeziehen: In welchen Bereichen könnte Ihr Unternehmen künftig wachsen? Kann die von Ihnen gewählte Bürosoftware Sie auch in diesen Bereichen unterstützen? Ist es z. B. möglich, auch eine Lagerverwaltung über die Software zu führen – und inwiefern sollte auch diese automatisiert erfolgen? Oder brauchen Sie eventuell in Zukunft ein Vertragswesen, das so einfach wie möglich aufgebaut sein soll und dessen Verwaltung nicht wieder in viel händischer Arbeit endet?
Motivierter ans Werk
Eine Bürosoftware wie orgaMAX macht Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Unternehmensalltag deutlich einfacher. Schließlich gilt: Wer wiederkehrende Aufgaben weitgehend automatisiert erledigen kann, hat mehr Zeit für andere, wichtigere Dinge. Wer sich nicht mehr täglich im Hamsterrad gefangen sieht, ist außerdem motivierter, kreativer und kann sein individuelles Potenzial besser in den Betrieb einbringen und nutzen. Das ist nicht nur gut für die Arbeitsatmosphäre, sondern auch für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.
