Unternehmer-News-Blog

Keine Angst vorm Softwarewechsel – So gelingt der reibungslose Umstieg

30. Apr. 2020
4 MIN

Softwarewechsel

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das gilt nicht nur im privaten, sondern auch im beruflichen Umfeld. Und es verwundert kaum, schließlich gibt Routine auch immer Sicherheit. Doch wenn es um die Weiterentwicklung und die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens geht, sollte man regelmäßig überprüfen, ob alles beim Alten bleiben oder ob das Verlassen der Komfortzone nicht einen ordentlichen Sprung nach vorne bedeuten kann.

Denn eins ist klar: Ausschließlich alter Routinen wegen alles im Ist-Zustand zu belassen, bringt kein Unternehmen maßgeblich voran. Diesen Zustand zu reflektieren – und gegebenenfalls zu ändern – hingegen schon. Und das gilt nicht nur für innerbetriebliche Abläufe, sondern auch im Hinblick auf die im Unternehmen genutzte Bürosoftware.

Ein Softwarewechsel kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll, manchmal sogar notwendig sein. Sei es, dass die Software nur rudimentär weiterentwickelt wird, Updates auf sich warten lassen, die Support-Hotline schlecht erreichbar oder das Programm für seinen Umfang einfach zu teuer ist. Spätestens aber, wenn die Bürosoftware die aktuellen oder zukünftigen Anforderungen des Unternehmens nur noch über Umwege oder gar nicht mehr abdecken kann, sollte ein Umstieg ins Auge gefasst werden.

Vereinfachen statt kompliziert machen

Die richtige Bürosoftware vereinfacht die Büroarbeit maßgeblich und spart nachweislich Zeit. Einer gemeinsamen Studie der GfK (Gesellschaft für Konsumforschung) und Made in Office GmbH zufolge, lässt sich durch das richtige Programm im Büro pro Mitarbeiter und Jahr bis zu 25 % Zeit einsparen. Zeit, die schließlich in andere Unternehmensbereiche gesteckt werden kann. Wichtig dabei ist jedoch, auch wirklich die richtige Software für seine Bedürfnisse zu finden und diese auch bestmöglich zu nutzen.

Und so ist eben nicht immer die Software, für die Sie sich vielleicht zu Beginn entschieden haben, auch aktuell oder für die Zukunft die richtige. Deshalb sollten Sie sich, wenn Sie einen Wechsel in Betracht ziehen, fragen: Was benötige ich aktuell? Wo will ich mit meinem Unternehmen hin und was benötige ich dafür? Wo kann ich die Arbeit mit einem geeigneteren Programm noch weiter vereinfachen?

Vorab informieren und testen

Natürlich sollte man vor einem Wechsel seiner Bürosoftware bedenken, dass der Umstieg nicht ohne ein gewisses Maß an Zeit und Arbeit funktionieren kann. Dennoch sollte man sich nicht allein deswegen davor sträuben, denn ein Wechsel kann richtungsweisend für das gesamte Unternehmen sein.

Damit der eigentliche Umstieg nachher auch möglichst reibungslos funktioniert, heißt es deshalb im Vorfeld: Informieren und testen, um den für sich und sein Unternehmen passenden Hersteller und das bestmögliche Softwarepaket zu finden. Benötigen Sie eher eine fest auf dem PC installierte Version oder eine Cloud-Lösung? Arbeiten Sie allein oder sollen auch Ihre Mitarbeiter die Software zeitgleich nutzen können?

Haben sich ein oder zwei Favoriten hervorgetan, sollten Sie diese möglichst auf Herz und Nieren prüfen und sich ausführlich vom jeweiligen Anbieter beraten lassen. Welche zehn Fragen Sie dabei unbedingt stellen sollten, haben wir für Sie in diesem Blogbeitrag festgehalten. 

Der richtige Zeitpunkt

Haben Sie sich für eine neue Bürosoftware entschieden, stellt sich die Frage: Wann erfolgt die Umstellung? Theoretisch ist der Wechsel von Ihrem bisherigen auf das neue Programm jederzeit möglich. Praktisch macht es jedoch am meisten Sinn, den Jahres- oder zumindest einen Quartalswechsel zu nutzen. Auf diesem Wege müssen Sie nicht in einer Buchungsperiode zwei Programme nutzen, diese auf Stand halten oder bringen und haben so deutlich weniger Stress im allgemeinen Geschäftsbetrieb.

Umstieg leicht gemacht

Damit der Umstieg von Ihrer alten auf die neue Software reibungslos läuft, sollten Sie sich vorbereiten. Dazu gehört:

  • Die Buchhaltung im alten Programm sauber abzuschließen.
  • Festzuhalten, welche Daten Sie in das neue Programm überführen müssen und wollen.
  • Einen Export dieser Daten – sofern möglich – vorzunehmen. Ist ein solcher Export nicht möglich, müssen Sie mehr Zeit dafür einplanen, diese Daten manuell in das neue System einzupflegen.

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­orgaMAX-Tipp: Gute Bürosoftware-Anbieter, bieten nicht nur Import-Funktionen in das eigene Programm, sondern auch Export-Funktionen der wichtigsten Daten aus dem Programm heraus, an.

Ist in Ihrer alten Bürosoftware alles abgeschlossen, wird es Zeit, das neue Programm in Betrieb zu nehmen. Je nach Umfang Ihrer Vorbereitungen und den Möglichkeiten, die Ihnen Ihr altes Programm in Sachen Daten-Export bietet, sollten Sie genügend Zeit einplanen, um die Einrichtung durchzuführen.



So starten Sie mit Ihrer neuen Bürosoftware:

  • Importieren Sie Ihre Stammdaten: Konnten Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel etc.) aus Ihrem alten Programm exportieren, importieren Sie diese in das neue System. Alternativ müssen Sie diese Arbeit manuell erledigen. Arbeiten Sie dabei sorgfältig, damit es nicht zu Fehlern kommt.
  • Hinterlegen Sie alle wichtigen Firmeninformationen: Wie auch bei den Stammdaten Ihrer Kunden ist es wichtig, dass Ihre eigenen Firmendaten korrekt sind. Diese spielen in den meisten Vorgängen eine Rolle, weshalb sie richtig und vollständig aufgenommen werden sollten.
  • Passen Sie Ihr Briefpapier an: Ein modernes Briefpapier mit Logo und allen wichtigen Informationen, ist ein Aushängeschild Ihres Unternehmens!
  • Nehmen Sie sich Zeit, um sich einzuarbeiten: Auch, wenn Sie Ihre neue Bürosoftware bereits im Vorfeld ausgiebig getestet haben – sie im regulären Betrieb zu nutzen ist immer noch einmal etwas anderes. Lassen Sie sich also beim Erstellen der ersten Vorgänge Zeit. Im Idealfall bietet Ihnen Ihr Software-Hersteller auch über den Kauf hinaus seine Unterstützung in Form von Einrichtungshilfen und/oder Schulungsangeboten an.


orgaMAX-Tipp: Bei einem Wechsel auf die Bürosoftware orgaMAX bieten wir Ihnen weitreichende Unterstützung an und sorgen so dafür, dass der Softwarewechsel nur wenig Zeit in Anspruch nimmt.

Dazu gehören unter anderem:

  • Einfacher Datenimport der Stammdaten mittels praktischer CSV-Vorlage
  • Individuell anpassbare Nummernkreise, sodass Sie nahtlos an die Vorgangsnummern Ihrer alten Software anknüpfen können und keinen „Bruch“ zu verzeichnen haben.
  • Besondere Nutzerfreundlichkeit durch viele praktische Vorteile. So können Sie etwa Ihre Angebote und Rechnungen in der Druckansicht schreiben. Dadurch sehen Sie direkt, wie der jeweilige Vorgang bei Ihrem Kunden ankommt.
  • Einrichtungshilfe – Wir helfen Ihnen bei der Ersteinrichtung Ihrer Software, zum Beispiel beim Daten-Import und der Briefpapier-Einrichtung.
  • Weitreichende Schulungsangebote. Unsere IT-Trainer bringen Ihnen in unseren kostenfreien Webinaren verschiedene Themenbereiche der Software näher. Weitergehende Fragen können in individuellen Schulungen behandelt werden.

 

Auch wenn ein Wechsel natürlich nicht ohne die Aufwendung von Zeit und Arbeit abläuft, sollten Sie ihn nicht allein deswegen scheuen. Denn: Er kann Ihr Unternehmen maßgeblich voranbringen – und muss dabei durch eine gute Vorbereitung und Unterstützung seitens des Herstellers gar nicht zum Zeitfresser mutieren. Eine moderne, ideal auf die eigenen Anforderungen ausgerichtete Bürosoftware beeinflusst die Arbeitsprozesse im Unternehmen positiv und sorgt für mehr Effizienz und Zeitersparnisse. Dadurch sparen Sie auf Dauer nicht nur Geld, sondern schaffen auch Freiraum für neue Projekte.

unknown-1594719540955-1

Fragen oder Anregungen?

Melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder unter
+49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

Top-Themen | Unternehmer-News

Blog-Abo per E-Mail

  • Aktuelle Artikel und Tipps
  • Regelmäßige Infos
  • Kostenlos und jederzeit kündbar

Mehr aus unseren orgaMAX Blogs:

Unternehmer-News  Effizienter arbeiten, Umsätze steigern und Ihr Unternehmen in die Erfolgsspur  führen.
orgaMAX Tipps  Wertvolle Tipps, Tricks & Termine für den Büroalltag mit orgaMAX.

Top-Themen | orgaMAX Tipps