Ganz gleich, ob Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder schlichte Geschäftsbriefe: orgaMAX stellt Ihnen für alle wichtigen Vorgangsarten professionell gestaltete und rechtlich einwandfreie Dokumentvorlagen zur Verfügung.
Auf diese Weise sind Sie immer auf der sicheren Seite und können sich auf die eigentliche Geschäftsanbahnung sowie die Abwicklung und Abrechnung von Aufträgen konzentrieren.
Inhalt, Optik und mehr: vielseitige Gestaltungsmöglichkeiten
Falls Sie im Einzelfall doch einmal Einfluss auf die inhaltliche und optische Gestaltung ausgehender Dokumente nehmen möchten, haben Sie viele Möglichkeiten:
- Im „Briefpapiergestalter“ wählen Sie eines von sechs Layouts aus, laden Ihr Logo hoch und passen die Inhalte Ihrer Geschäftsschreiben auf Ihre betrieblichen Anforderungen an. Sie finden die Funktion im Arbeitsbereich „Stammdaten > Briefpapier gestalten“.
- Mit dem „Vorlagen Designer“ nehmen Sie das manuelle Feintuning vor.
- Falls Ihnen die Zeit und / oder das Know-how fehlt, solche Anpassungen selbst vorzunehmen, wenden Sie sich einfach an den orgaMAX-Anpassungsservice.
So weit, so bekannt. Was viele orgaMAX-Anwender jedoch nicht wissen: Im kostenlosen orgaMAX-Portal „Vorlagen Online“ stehen zahlreiche nützliche und optisch ansprechende Templates zum Download bereit!
Vorlagen4free: Wie cool ist das denn!?
Auf welchem Weg Sie Zugriff auf die Online-Vorlagen haben, hängt davon ab, ob der „Vorlagen-Designer“ installiert ist oder nicht (ab dem Paket PLUS enthalten):
- Standardmäßig öffnen Sie einen beliebigen Vorgang, wechseln in die Druckansicht und klicken am oberen Seitenrand auf den Link „Vorlagen Online…“.
- Falls der „Vorlagen-Designer“ installiert ist, finden Sie im Auswahlmenü „Vorlagengestaltung“ den Menüpunkt „Weitere Vorlagen online suchen“:
- Im Vorlagen-Designer gibt es zudem am unteren linken Seitenrand den separaten Button „Weitere Vorlagen online suchen“:
Wie auch immer Sie die orgaMAX-Vorlagenverwaltung starten: Es öffnet sich das separate Dialogfenster „Vorlagen Online“.
orgaMAX-Onlinevorlagen: Zusätzliche Funktionen & Designs:
Dort greifen Sie über die Auswahlliste „Kategorie“ auf Rechnungs- und Gutschrift-Vorlagen mit verschiedenen Zusatzfunktionen und / oder besonderen Gestaltungselementen zu:
| Praxistipp: Am unteren rechten Seitenrand des Dialogfensters „Vorlagen Online“ finden Sie zu jeder Vorlage ein „PDF-Beispiel“ sowie eine „PDF-Anleitung“. Falls sich Ihnen der Zweck einer bestimmten Vorlage nicht auf Anhieb erschließt, klicken Sie auf die Erläuterungen zum jeweiligen Dokument. Anhand der exemplarischen Darstellungen wird der Unterschied zur betreffenden Standardvorlage dann auf Anhieb klar. |
1. Funktionale Vorlagen-Erweiterungen
In der Kategorie „Funktion“ finden Sie Vorlagen, die sich mehr oder weniger stark von den vorinstallierten Standardvorlagen unterscheiden: Eine „Rechnung ...
- „... mit Listenpreis“ gibt bei Rabattgeschäften zusätzlich zum tatsächlichen Positionspreis den Listenpreis aus (diese Erweiterung gibt es auch als Gutschrift-Vorlage),
- „... mit Lieferadressenblock“ enthält neben der Rechnungsanschrift auch die Lieferadresse als vollständigen Adressblock am unteren Seitenrand.
- „... mit Versandkosten“ weist die Versandkosten abgesetzt von den Positionspreisen am Ende der Rechnung aus,
- „... gruppiert nach Lieferscheinnummer“ erleichtert die übersichtliche Abrechnung verschiedener Lieferungen in einem Vorgang,
- „... mit Referenznummer“ ermöglicht zusätzlich zur Kundennummer die Angabe einer separaten Referenznummer – vorausgesetzt, die betreffende Zusatzinformation liegt vor,
- „... ohne Preise in Positionen“ ermöglicht die Abrechnung umfangreicher Lieferungen und Leistungen in einem pauschalen Gesamtpreis,
- „... mit weiterer Spalte“ erweitert die standardmäßigen Rechnungs-Spalten um eine Spalte, die Sie mit Informationen Ihrer Wahl füllen können (diese Erweiterung gibt es auch als Gutschrift-Vorlage):
Neben den Rechnungs-Erweiterungen bietet die Kategorie „Funktion“ drei spezielle Vorlagen für die finanzamtskonforme Rückabwicklung von Ausgangsrechnungen mithilfe von ...
- „Stornorechnungen“,
- „Rechnungskorrekturen“ sowie
- „(Waren)Rückgabe-Gutschriften“
Diese Vorlagen ermöglichen gegenüber den orgaMAX-Standardgutschriften abweichende Dokumenten-Überschriften und Darstellungsformen.
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Lektüretipps:
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2. Optische Vorlagenvielfalt: Attraktive Gestaltungs-Alternativen
Neben den funktionalen Erweiterungen bietet „Vorlagen Online“ gestalterische Rechnungs- und Gutschrift-Alternativen zu den orgaMAX-Standards:
- „Design“ bietet Rechnungs- und Gutschrift-Vorlagen mit deutlich größerem Rand sowie Schlussrechnungen mit abgesetzt dargestellten Abschlagsrechnungen,
- „BizDesign“ erleichtert das Gruppieren von Positionen durch farblich hervorgehobene Zwischenüberschriften und Zwischensummen,
- „Mellodesign“ setzt auf grafisch besonders klar hervorgehobene Info-, Konditionen- und Betrags-Boxen:
| Bitte beachten Sie: In der Kategorie „Standardvorlage“ finden Sie zudem sämtliche Vorlagen, die orgaMAX normalerweise verwendet. Falls eine der installierten Standardvorlagen bei der Bearbeitung im Vorlagen-Designer versehentlich geändert oder überschrieben wird, können Sie das Original-Template über „Vorlagen online“ wiederherstellen. |
Online-Vorlagen in orgaMAX einbinden
Um eine der zusätzlichen Vorlagen in orgaMAX einzubinden, wechseln Sie zum Dialogfenster „Vorlagen Online“ ...
- öffnen die passende (1) „Kategorie“ (hier: „Mellodesign“)
- wählen die gewünschte (2) Vorlage (hier: „Rechnung (Mellodesign)“) und
- klicken auf den (3) „Download“-Button:
orgaMAX informiert Sie daraufhin postwendend über den erfolgreichen Download:
Falls Sie das „Mellodesign“ auch in anderen Vorgangsarten nutzen möchten, wiederholen Sie den Download der betreffenden Vorlagen. Die neue(n) Vorlage(n) stehen Ihnen anschließend ohne weiteren Installationsaufwand zur Verfügung.
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Bitte beachten Sie: Nach dem Herunterladen lassen sich sämtliche Vorlagen wahlweise ...
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Vorlagen-Auswahl auf Vorgangsebene
Falls Sie eine neue Vorlage nur einmalig oder nur gelegentlich verwenden möchten...
- öffnen Sie den betreffenden Vorgang (in unserem Beispiel die Rechnung),
- wechseln zur „Druckansicht“,
- öffnen die Auswahlliste „Vorlage“ und
- klicken auf die passende Vorlage (im Beispiel „Rechnung (Mellodesign)“:
Das war’s auch schon: orgaMAX übernimmt die neue Vorlage und die Rechnung erscheint sofort im neuen Design-Gewand. Bei Nichtgefallen können Sie die Änderung auf demselben Weg wieder rückgängig machen.
Vorlagen-Auswahl als Voreinstellung
Falls eine neue Vorlage auf Dauer standardmäßig verwendet werden soll (was vor allem bei einem geänderten Design ja empfehlenswert ist), legen Sie das unter „Stammdaten > Meine Firma“ als Voreinstellung fest. Dort ...
- wechseln Sie in den Bereich „Ausgabeoptionen“,
- öffnen den Abschnitt „Standard-Druckvorlagen“,
- leben bei der jeweiligen Vorgangsart (hier: „Rechnungen“) die neue Standardvorlage fest (hier: „Rechnung (Mellodesign)“) und
- speichern die Voreinstellung per Mausklick auf den Button „OK F11“:
Sonderfall: Fremdsprachige Vorlagen
Neben den funktionalen und gestalterischen Vorlagen-Alternativen finden Sie in der Kategorie „Fremdsprachen“ auch englischsprachige Rechnungs- und Gutschrift-Vorlagen:
Dabei handelt es sich um 1:1-Übersetzungen der orgaMAX-Standardvorlagen, in denen ...
- die (1) Infoblock-Bezeichnungen (am rechten oberen Seitenrand) sowie
- die (2) Vorlagen-Überschrift,
- die (3) Spaltenüberschriften sowie
- der (4) Summenbereich in englischer Sprache angezeigt wird.
Lektüretipp: Wie Sie weitere wichtige Rechnungs-Bestandteile in übersetzter Form in Ihre Vorgänge einbinden, erfahren Sie im orgaMAX-Blogbeitrag „Grenzenlose Geschäfte: So nutzen Sie mehrsprachige Briefpapiere, Textbausteine & Artikelbeschreibungen“.
