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Buchhaltung automatisieren: Wer macht schon gerne Buchhaltung?

4. Jun. 2021
9 MIN

Buchhaltung_automatisieren

Sicher: Alle Freiberufler und viele kleine Unternehmen müssen keine „Bücher führen“. Doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzen, Jahresabschlüsse und andere kaufmännische Pflichten des Handelsgesetzbuches können sie sich sparen. Das ist in § 242 bis § 262 HGB und in § 141 Abgabenordnung nachzulesen. Was es damit im Einzelnen auf sich hat, erfahren Sie im orgaMAX-Blogbeitrag „Jahresabschluss erstellen mit einer Bürosoftware“.

Und doch: An der gefürchteten „Buchhaltung“ kommen auch Soloselbstständige und Kleingewerbetreibende nicht vorbei. Den allermeisten Betroffenen graut es vor langweiligen Verwaltungsaufgaben und kleinkarierter Erbsenzählerei. Genau hier setzt das Versprechen der automatisierten Buchhaltung an.

Automatisierte Buchhaltung: Machbar oder Mythos?

Buchhaltung automatisieren? Mehr Zeit für die wirklich wichtigen, produktiven Seiten des Geschäftslebens? Und mehr Zeit für die angenehmen Seiten des Lebens: Wie cool wäre das denn!? Geht nicht? Von wegen:

Mit einer modernen Bürosoftware lassen sich die laufenden Verwaltungs-, Buchführungs- und Steuerpflichten tatsächlich radikal reduzieren! Mit wenigen Mausklicks ...

  • erstellen Sie erfolgreiche Angebote, rechtssichere Rechnungen und wirksame Mahnungen,
  • speichern Sie sämtliche Dokumente und Aufzeichnungen in GoBD-konformer Form,
  • erledigen Sie Ihre Überweisungen, Lastschriften, Kreditkarten-, PayPal- und alle anderen Zahlungsvorgänge per Mausklick,
  • holen Sie elektronische Kontoauszüge vom Bankserver ab und ordnen die Zahlungen den passenden Steuerkategorien zu,
  • behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Umsätze und betrieblichen Ausgaben,
  • überwachen Sie Ihre Kontostände, Verbindlichkeiten, offenen Posten und die aktuelle Liquidität,
  • erstellen Sie auf Knopfdruck aussagekräftige Auswertungen und Analysen,
  • halten Sie Ihre Kunden-, Interessenten-, Lieferanten- und Artikel-Stammdaten widerspruchsfrei auf dem aktuellen Stand,
  • erstellen Sie Steuererklärungen und Voranmeldungen und übertragen sie direkt via Elster-Schnittstelle ans Finanzamt oder aber Sie
  • übermitteln alle wichtigen Belege, Unterlagen und Daten an Ihren Steuerberater, der sich dann um den Rest kümmert.

Mit anderen Worten: Mit einer modernen Bürosoftware lassen sich betriebliche Prozesse weitgehend automatisieren. Und das weitgehend intuitiv – mit einer steilen Lernkurve!

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Am Beispiel der Bürosoftware orgaMAX zeigen wir, wie einfach und komfortabel sich Buchführung und Steuerangelegenheiten im 21. Jahrhundert vorbereiten oder gleich komplett erledigen lassen:

 

Vorgänge automatisieren: Angebote, Rechnungen, Mahnungen & mehr

Mit einer modernen Bürosoftware gehört unvollständige oder gar fehlerhafte Geschäftskorrespondenz der Vergangenheit an. orgaMAX stellt Ihnen für alle betrieblichen Zwecke professionelle Vorlagen zur Verfügung. Sie ergänzen die Vordrucke bloß einmalig um ...

  • Ihr Logo,
  • Ihre Adress- und Kontaktdaten sowie
  • Zahlungskonditionen und
  • Ihre Bankverbindung(en).

Das war’s auch schon. Die Personalisierung ist selbstverständlich nur einmalig erforderlich. Alle übrigen Inhalte übernehmen Sie ganz einfach per Mausklick aus Ihren Kunden- und Artikel-Stammdaten in Angebote und Rechnungen:

rechnung1

Über die Ausgabe-Symbole am rechten Fensterrand bringen Sie Ihre Geschäftspost im Handumdrehen auf den Weg zum Geschäftspartner. Sei es gedruckt per Post, via E-Mail oder auch als PDF-Download von Ihrer Website.

 

GoBD? Don’t panic!

Und das Beste: Die Software sorgt im Hintergrund automatisch dafür, dass Ihre Geschäftsbriefe zuverlässig gespeichert und dauerhaft aufbewahrt werden – und leicht wiederzufinden sind.

Mehr noch: Sämtliche steuerlich bedeutsamen Vorgänge sind sicher gegen undokumentierte nachträgliche Änderungen geschützt. Bei einer möglichen Steuerprüfung können Sie das über zwei spezielle GoBD-Funktionen nachweisen:

  • „GoBD Ausgabedateien erzeugen“ und
  • „Änderungsprotokoll-Export“:

finanzen-gobd

 

Praxistipp: Noch einfacher und schneller als das Anlegen einzelner neuer Verkaufsvorgänge funktioniert die Vorgangsverwaltung bei ...

  • wiederkehrenden Angeboten und Rechnungen, die sich aus bereits vorhandenen Vorgängen per „Kopieren und Bearbeiten“ klonen lassen,
  • Abrechnungen von Zeit-Aufwänden, die auf Knopfdruck in Ausgangsrechnungen einfließen,
  • laufenden Wartungs-, Service-, Abo- und anderen Daueraufträgen, die auf Grundlage von Verträgen abgerechnet werden,
  • Mahnungen unterschiedlicher Mahnstufen, die von orgaMAX auf Basis Ihrer Zahlungskonditionen automatisch erzeugt werden.

 

Wichtig: Kunden und Interessenten schätzen Verständlichkeit und Transparenz erfahrungsgemäß sehr. Deshalb ist dafür gesorgt, dass die weitgehende Automatisierung nicht zu kryptischen Angebots-, Rechnungs- oder Mahnschreiben führt. Vielmehr ermöglichen aussagekräftige Textbausteine mit variablen Platzhaltern und flexiblen Bedingungen einen ganz persönlichen Kommunikations-Stil.

 

Einkaufs-Automat im Hintergrund

Auch Ihre Lieferanten profitieren von den praktischen Kommunikations- und Abrechnungs-Tools: Denn im Beschaffungswesen stellt Ihnen orgaMAX ebenfalls eine Menge komfortabler Funktionen zur Verfügung. Dazu zählen ...

  • komfortable Preisanfragen,
  • automatisch erzeugte Bestellvorschläge,
  • rechtssichere Bestellungen,
  • mehrere Verfahren der Lager-Bewirtschaftung (mit automatisiertem Bestellwesen),
  • komfortable Liefer- und Inventurlisten oder auch
  • Eingangsrechnungen mit eingebauter Fälligkeits-Überwachung:eingangsrechnung

 

Zahlungen automatisieren: Online-Banking, Lastschriften & mehr

Besonders weitreichend ist die Automatisierung im Zahlungsverkehr per Online-Banking. Mit ein paar Mausklicks binden Sie Ihre Giro-, Spar-, Festgeld-, Termingeld-, PayPal- und Kreditkarten-Konten in orgaMAX ein. Anschließend holt das Programm Ihre elektronischen Kontoauszüge auf Knopfdruck vom jeweiligen Geldinstitut ab.

Die Transaktions-Daten (z. B. Empfänger, Auftraggeber, Datum, Betrag und Verwendungszweck) lassen sich mithilfe eines smarten Zuordnungsassistenten im Handumdrehen in die Buchführung übernehmen. Dabei denkt der Assistent mit: Das Programm vergleicht Auftraggeber, Empfänger, Verwendungszweck und Zahlbetrag mit bereits vorhandenen Buchungen – und macht von sich aus passende Buchungsvorschläge!

Durch die enge Verzahnung mit den anderen Programmbereichen lassen sich aber auch ganz neue Vorgänge blitzschnell zuordnen – etwa auf Grundlage ...

  • unbezahlter Aus- und Eingangsrechnungen,
  • nicht ausgeglichener Kundenkonten oder auch
  • offener Positionen auf Kreditkarten-Konten.

Dafür reichen ein paar einfache Mausklicks:

zuordnung1


Wichtig: Selbst Skontoabzüge, Teilzahlungen und eventuelle Bankgebühren erkennt orgaMAX dabei automatisch – und macht auch hier gleich passende Buchungsvorschläge. Sogar den rechnerischen Skonto-Prozentsatz zeigt die Software bei Rechnungskürzungen automatisch an. Auf diese Weise können Sie sich langes Suchen und umständliche Nebenrechnungen meistens sparen:

zuordnung2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bitte beachten Sie: Sobald Sie eine Zahlung mithilfe des Assistenten zum Beispiel einer passenden Ein- und Ausgangsrechnung zugeordnet haben, wird der betreffende Vorgang im Hintergrund automatisch als erledigt markiert. Eventuelle Zahlungserinnerungen haben sich damit erledigt. Gleichzeitig fließen der Umsatz oder der Aufwand in die dazugehörigen Auswertungen ein.


Tipp: Lust- statt Lastschrift

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Falls Sie Ihr Forderungsmanagement durch Termin-Überweisungen und elektronische Lastschriften vereinfachen möchten, stellt Ihnen orgaMAX alle dafür erforderlichen Inkasso-Werkzeuge zur Verfügung. Sie ...

  • erstellen und dokumentieren DSGVO-konforme Lastschriftmandate,
  • unterscheiden zwischen Basis- und Firmenmandaten sowie Express-Lastschriften und
  • informieren Kunden über Ihre Gläubiger-ID sowie bevorstehende Kontobelastungen.

orgaMAX erzeugt dann auf Basis fälliger Rechnungen mit „Einzugsermächtigungen“ automatisch elektronische Lastschriften – inklusive aussagekräftiger Angaben zum Verwendungszweck.

Bei der nächsten Kontoaktualisierung übermittelt die Software Ihre Lastschriften an Ihre Bank. Die kümmert sich um den Einzug und sorgt für die Gutschrift auf Ihrem Konto. Als bezahlt gilt ein Lastschrift-Vorgang erst, wenn das Geld auf Ihrem Konto ist. Falls ein Kundenkonto einmal keine Deckung aufweist, kümmert sich die Software automatisch um die Rücklastschrift.

Bitte beachten Sie: Ganz gleich, ob auf Papier oder in elektronischer Form: Bevor Sie per SEPA-Lastschrift Abbuchungen von Kundenkonten vornehmen dürfen, muss Ihr Konto dafür freigeschaltet sein. Dafür wiederum brauchen Sie eine schriftliche Lastschrift-Vereinbarung mit Ihrer Bank oder Sparkasse.

 

Lektüretipp: Eine ausführlichere Beschreibung der einzelnen Lastschrift-Schritte finden Sie im orgaMAX-Praxistipp „Lust auf Lastschrift!

 

Buchungen automatisieren: Steuersätze und Konten zuweisen

Zurück zum Zuordnungsassistenten: Auch die Verknüpfung von Zahlungsvorgängen mit passenden (Umsatz-) Steuersätzen und (Einkommen-) Steuerkategorien ergibt sich ebenfalls oft bereits durch die Buchungsvorschläge des Zahlungsassistenten. Der Gesamtbetrag wird dabei buchhalterisch korrekt zerlegt – und zwar in ...

  • einen Einnahmen- bzw. Ausgaben-Anteil (zur Ermittlung des einkommensteuerpflichtigen Gewinns) und
  • einen Umsatzsteuer-Anteil (zur Ermittlung der Umsatzsteuer-Zahllast = vereinnahmte Umsatzsteuer minus selbst gezahlte Vorsteuer):

zuordnung3

In vielen Fällen ergeben sich die richtigen Kategorien und Steuersätze direkt aus den Vorschlägen des Zuordnungsassistenten. In der Regel genügt ein kurzer Blick, ob das Buchungskonto und der Steuersatz mit den Angaben auf dem Zahlungsbeleg übereinstimmen.

Die steuerlichen Zuordnungen übernimmt die Software anschließend selbstständig in Ihre laufenden Steuer-Auswertungen. Dazu zählen:

  • die monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuer-Voranmeldungen,
  • die Gewinnermittlung für die jährliche Einkommensteuererklärung (Einnahmenüberschussrechnung mithilfe der amtlichen „Anlage EÜR“) und
  • die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Wichtig: Die automatischen Steuerbuchungen lassen sich durch interaktive orgaMAX-Formulare ganz einfach nachvollziehen und überprüfen. Dazu ...

  • öffnen Sie die jeweilige Steuer-Auswertung,
  • aktivieren per Mausklick das Feld, dessen Zusammensetzung Sie kontrollieren möchten,
  • klicken daneben auf den „Details“-Button und
  • bekommen im Fenster „Buchungen“ postwendend angezeigt, wie der Endbetrag zustande gekommen ist:

interaktive-details


Auf diese Weise können Sie bei Bedarf jederzeit kontrollieren, ob die automatisierte Buchhaltung auch korrekt arbeitet.

 

Flexible Export-Schnittstellen

Bitte beachten Sie: Falls Sie Ihre Steuerpflichten an einen Dienstleister delegiert haben, lassen sich die dafür erforderlichen Daten auch mithilfe elektronischer Schnittstellen an Ihren Steuerberater oder Buchführungshelfer delegieren. Dabei haben Sie die Wahl zwischen ...

  • dem „Elektronischen Pendelordner“ im Excel-Format und
  • der von vielen Steuerberatern bevorzugten „DATEV-Schnittstelle“.

fibu-export+pendelordner


Ganz gleich, ob eigenhändige Steuererklärungen oder mit Unterstützung eines Beraters: Durch die weitgehend automatisierten Buchungen und Auswertungen sind die laufenden Buchhaltungs-Aufgaben mit orgaMAX im Handumdrehen erledigt. Und bei den Abschlussarbeiten am Monats- und Jahresende brauchen Sie die vorbereiteten Unterlagen oft nur noch auf Vollständigkeit und Plausibilität zu überprüfen.

Lektüretipps

Weiterführende Informationen zu Rechts- und Steuerthemen finden Sie im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv:

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Fragen oder Anregungen?

Melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder unter
+49 (0) 52 31 - 70 90 - 0

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