Lieferschein schreiben – so geht’s ganz leicht

Lieferscheine haben in der Unternehmenswelt eine große Bedeutung. Sie sind ein wichtiges Dokument, das – wie der Name schon sagt – in der Regel nach einer Bestellung von Geschäfts- oder Privatkunden der Lieferung von Waren, Produkten und Artikeln beiliegt. Man spricht häufig auch vom „Warenbegleitschein“. In der Regel werden so Einheit und Menge der versendeten Waren aufgelistet, zusätzlich enthält er das Lieferdatum und oft auch eine Beschreibung des Sendungs-Inhalts.

Mithilfe des ausgestellten Lieferscheins kann der Empfänger ganz einfach nachprüfen, ob die Sendung vollständig ist. Waren nicht alle Produkte lieferbar, muss dies auf dem Lieferschein ersichtlich sein.

Ist die Erstellung eines Lieferscheins Pflicht?

Kurz gesagt: Nein. Denn während Sie als versendendes Unternehmen verpflichtet sind, eine Rechnung zu erstellen, gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zur Erstellung eines Lieferscheins. Dennoch gibt es natürlich auch ganz praktische Gründe, die für den Lieferschein sprechen.

So muss zum Beispiel das Lieferdatum auf Rechnungen vermerkt werden. Da dieses jedoch zum Zeitpunkt des Rechnungsversands oft noch nicht gar nicht bekannt ist, ist der einfachste Weg der Verweis auf einen Lieferschein. Zudem kann Ihr Kunde direkt abgleichen, ob die Bestellung auch mit der tatsächlich gelieferten Ware übereinstimmt.

Übrigens: Das Dokument muss der Lieferung nicht zwangsläufig ausgedruckt beigelegt werden. In der heutigen Zeit ist auch ein elektronischer Lieferschein zulässig. Diesen können Sie – sofern der Kunde damit einverstanden ist – direkt nach dem Versand elektronisch versenden.

Kann der Lieferschein die Rechnung ersetzen?

Auch hier lautet die kurze Antwort: Nein. Rechnung und Lieferschein sind zwei für sich stehende Dokumente, die nicht miteinander kombinierbar sind. Zudem muss eine Rechnung per Gesetz bestimmte Pflichtangaben beinhalten, die auf einem Lieferschein nicht enthalten sind. Dazu gehören etwa Angaben zur Umsatzsteuer.

Umgekehrt gilt deshalb: Wenn ein Lieferschein alle verpflichtenden Angaben einer Rechnung beinhaltet und auch als Rechnung verwendet werden soll, zählt er nicht mehr als Lieferschein und muss eben auch als solche gekennzeichnet werden.

Welche Angaben sind erforderlich?

Wie bereits gesagt, ist ein Lieferschein ein optionales Dokument. Wird er aber erstellt, sollte er natürlich auch alle relevanten Informationen enthalten. Bewährt haben sich:

• Kennzeichnung als Lieferschein in der Überschrift
• Adresse des Lieferanten
• Lieferadresse des Empfängers
• Liefer- und Bestelldatum
• Anzahl der gelieferten Artikel und Artikelbezeichnung
• Einheiten, Gewicht und Stückpreis
  
  

Folgende weitere Angaben können darüber hinaus sinnvoll sein:

• fortlaufende Lieferscheinnummer des Lieferanten (oder zugehörige Rechnungsnummer)
• Telefon- und Faxnummer des Absenders
• Ansprechpartner im Unternehmen des Absenders
• Kundennummer des Empfängers
• Name des Transportunternehmens
• Angaben zu Teillieferungen (wenn noch eine Lieferung aussteht)
• Eigentumsvorbehalt (um rechtliche Missverständnisse zu vermeiden, besagt der Eigentumshinweis, dass die Ware bis zur vollständigen Bezahlung dem Lieferanten gehört)

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Lieferscheine?

Seit Januar 2017 gilt: Die Aufbewahrungspflicht des Lieferscheins endet mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung. Geregelt wird dies im Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II). Dort heißt es: „Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.“

Doch Achtung, denn nicht jeder Lieferschein darf automatisch mit Erhalt der Rechnung vernichtet werden. Wenn etwa auf der Rechnung ein Verweis auf den Lieferschein vorhanden ist, wird dieser automatisch Bestandteil der Rechnung. Damit greift wiederum automatisch die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 Jahren, da es sich dann um einen Buchungsbeleg handelt. Die Aufbewahrungspflicht kann sowohl in Papierform, z. B. mit Rechnungsordnern, als auch elektronisch erfüllt werden.

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