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    Alle Bargeldgeschäfte im Griff mit der Kassenbuch Software

    17. Mär. 2022
    4 MIN

    Kassenbuch

    Bargeldtransaktionen gehören in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft. Umso wichtiger, ist es, diese ordnungsgemäß zu dokumentieren. Mit einer Geldbörse, Zettel und Stift ist es dabei in der Regel nicht getan. Denn in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist nur derjenige korrekt unterwegs, der alle Bargeldgeschäfte korrekt und unveränderbar protokolliert.

    Noch immer gelten Bargeldgeschäfte als eine Quelle von Unterschlagungen. Dadurch gehen mitunter hohe Steuerbeträge am Fiskus vorbei. Deshalb gilt erst einmal die Devise: Ohne Kassenbuch keine Bargeldgeschäfte. Als Teil der ordnungsgemäßen Buchführung nach GoBD werden hier alle Einnahmen und Ausgaben, die bar getätigt wurden, transparent festgehalten. Es ist also ein Teilbereich der Buchhaltung des Unternehmens und als solches sowohl für den Steuerberater als auch für das Finanzamt relevant.

    Kein Wunder also, dass hier bei einer etwaigen Prüfung durch das Finanzamt auch einmal genauer hingeschaut wird. Wohl dem, der alle Anforderungen erfüllt und sämtliche Geschäfte immer ordnungsgemäß aufgezeichnet hat.

     

    Wer muss ein Kassenbuch führen?

    Grundsätzlich gilt: Ein Kassenbuch muss dann geführt werden, wenn das Unternehmen buchführungspflichtig ist. Das betrifft vor allem Unternehmen, die

    • zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet sind
    • im Handelsregister eingetragen sind
    • nach Art und Umfang verpflichtet sind einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb zu führen. Hier sind z. B. die Höhe des Umsatzes oder auch die Anzahl der Mitarbeiter ausschlaggebend.

    Von der Führung eines Kassenbuchs befreit sind hingegen:

    • Freiberufler
    • Kleinunternehmer
    • Einzelkaufleute mit weniger als 60.000 Euro Jahresgewinn
    • Gewerbetreibende mit weniger als 600.00 Euro Jahresumsatz
    • Unternehmen, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen

    Von dieser Pflicht befreit zu sein heißt übrigens nicht, dass kein Kassenbuch geführt werden darf. Ganz im Gegenteil. In vielen Bereichen und Branchen ist es auch ohne Pflicht sinnvoll, über eine ordentliche Aufzeichnung zu verfügen. Denn: Nicht zuletzt macht ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch bei einer Betriebsprüfung einen deutlich besseren Eindruck als ein Ordner voller Belege.

     

    Rechtliche Grundlage

    Für das Führen eines Kassenbuchs gibt es zwei rechtliche Bestimmungen. § 146 der Abgabenordnung (AO) befasst sich mit den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen. In § 22 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) hingegen ist die Aufzeichnungspflicht von Unternehmen geregelt.

     

    Was muss im Kassenbuch dokumentiert werden?

    Kurz gesagt: Alle Bargeldgeschäfte. Sprich: Jede Einnahme und jede Ausgabe. Selbst dann, wenn es sich bei der Ausgabe lediglich um einzelne Briefmarken handelt. Außerdem müssen folgende Angaben zwingend enthalten sein:

    • Anfangs- und Endbestand der Kasse
    • Datum des Vorgangs
    • Einnahme oder Ausgabe
    • Fortlaufende eindeutige Nummer/Belegnummer
    • Buchungstext/Erklärende Bezeichnung
    • Betrag und Währung
    • Steuersatz
    • Absoluter Betrag des Steuersatzes
    • Aktueller Kassenbestand

    Übrigens: Natürlich muss dem Kassenbuch auch eine reale Kasse zugrunde liegen, in der die Bargeldgeschäfte getätigt werden.

     

    Kassenbuch: Manuell oder elektronisch?

    Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, ein Kassenbuch zu führen: handschriftlich, via Excel-Tabelle oder mit einer Kassenbuch Software. Während die manuelle Arbeit nicht nur wenig zeitgemäß und ungemein aufwendig ist, ist die Excel-Tabelle im Hinblick auf die GoBD-Anforderungen schwierig. Diese besagen eindeutig, dass nachträgliche Änderungen – ohne, dass diese Änderung dokumentiert wird – nicht zulässig sind. Genau dies ist via Excel jedoch möglich.

    Wer also auf der sicheren Seite sein möchte, ist gut beraten, auf eine professionelle Kassenbuch Software zu setzen, damit die Aufzeichnungen vom Finanzamt anerkannt werden. Doch das ist nicht der einzige Vorteil, den eine entsprechende Software bietet.

     

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    Die Vorteile in der Übersicht:

    • Volle Nachvollziehbarkeit und Transparenz
      Alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens werden übersichtlich und lückenlos aufgezeichnet
    • Immer aktuell: Ihr Finanzstatus
      Dank des Live-Saldos Ihrer Buchungen wissen Sie jederzeit, wie es um Ihren Finanzstatus bestellt ist
    • Eingabefehler vermeiden
      Durch die digitale Kassenbuchführung sparen Sie Zeit und minimieren Fehler, die durch manuelle Bearbeitung entstehen
    • Komplette Übersicht
      Die Statistikansicht mit übersichtlichen Diagrammen und Tabellen bietet Ihnen den perfekten tagesaktuellen Überblick
    • FiBu-Export
      Sie möchten Ihre Daten per Mausklick exportieren? Kein Problem! Sie definieren genau, auf welchem Weg dies geschieht.
    • Komfortable Kasse

      Auf Wunsch können Sie mittels einer virtuellen Registrierkasse alle Bargeldumsätze automatisch aufzeichnen. Diese lässt sich wahlweise per Tastatur, Maus oder Touchscreen bedienen. Auch einen Bondrucker können Sie ganz einfach anschließen.


    Darüber hinaus kann orgaMAX als All-in-One-Software noch viel mehr. Angefangen beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen, über Warenwirtschaft inklusive Lagerverwaltung, Finanzmanagement samt Online-Banking, Marketing, E-Commerce, Vertragsverwaltung, Steuerauswertungen bis hin zu Auswertungen und Statistiken: orgaMAX ist auf Wunsch die Schaltzentrale Ihres Unternehmens.

     

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